Лекция 3. Информационная база системы управления
Понятие об инфраструктуре менеджмента
Основным содержанием менеджмента является реализация процесса принятия и организации выполнения управленческих решений. Но для того, чтобы этот процесс состоялся, необходимо предварительно решить вопрос об обеспечении его необходимыми компонентами. К ним относятся предмет труда и средства труда, а также организация их взаимодействия и использования в интересах достижения целей управления. Весь этот набор инструментария менеджмента и приемов манипулирования им в совокупности представляет инфраструктуру менеджмента, или его технологическое обеспечение.
С технологической точки зрения система управления относится к категории информационных систем, так как предметом труда в них является информация. Соответственно информационный вид имеет и результат труда. Поэтому технологический аспект рассмотрения процессов управления сводится к применению в системах управления основных положений теории информации, информатики и соответствующих им технических дисциплин.
Информация
Информационной базой системы управления является совокупность данных, используемых при реализации процессов управления. Понятие «данные» обозначает совокупность наиболее распространенных видов информации. В то время как под информацией вообще понимаются сведения, устраняющие неопределенность в той области, к которой они относятся, данные – это такие виды информации, которые приспособлены для обработки человеком или специальной машиной.
В свете изложенного при рассмотрении технологической инфраструктуры менеджмента обычно используется понятие «система обработки данных».
Обработка данных в системах управления осуществляется дискретно, т.е. порционно. При этом обработке подвергаются «сообщения», представляющие собой некую совокупность данных, имеющую определенную целостность и ценность с точки зрения реализации процесса управления.
Понятие «ценность информационного сообщения» в зависимости от подхода к его использованию вариативно. В практике анализа и проектирования систем обработки данных применяются три основных подхода к определению ценности информационного сообщения: прагматический, семантический, синтактический.
Прагматическая ценность сообщения – это взгляд на него с позиции получателя информации. В этом случае ценной будет считаться только та информация, которая отвечает критериям новизны, своевременности и доступности. Поэтому не может иметь прагматической ценности информация, которую получатель уже знает из других источников, или информация типа программы телепередач на вчерашний день, а также информация на языке, не доступном для понимания получателем. Опыт свидетельствует, что в реальных системах управления не менее 25% информации, которую получают руководители, по тем или иным причинам прагматической ценностью не обладает, а следовательно, является балластом. Прагматическая ценность – это категория, зависящая от времени. В этой связи время, по истечении которого теряется прагматическая полезность данных, называется циклом жизни данных.
Семантическая ценность сообщения – это взгляд на него с позиции составителя и отправителя. В данном случае критерием ценности является наличие смыслового содержания и возможности правильного истолкования сообщения. Главная проблема в данном случае – это профилактика искажения смысла сообщения при его передаче, защита от шумов и помех, в том числе от опечаток в случае, если сообщение имеет вид печатного текста.
Синтактическая ценность сообщения – это категория, используемая для характеристики объемных и иных технологических аспектов обработки данных, никаким образом не связанных с их содержанием. Обычно синтактический подход к оценке сообщения осуществляется в натуральных единицах измерения: количество символов, условно печатных листов, время передачи информации и т.п. Весьма часто данный подход используется для установления тарифов и расценок. Примерами могут служить: стоимость одной минуты телефонного разговора, гонорар за авторский лист, стоимость переплета одной книги и т.п.
Для практических целей анализа и проектирования обработки данных используются различные подходы к их классификации. Основные – классификации по признакам, характеризующим назначение и содержание информации, а также по технологическим признакам обработки данных.
С позиции назначения информация подразделяется на следующие виды:
а) по роли в процессе принятия и реализации решений: плановая, нормативная, распорядительная, учетная;
б) по отношению к внешней среде: внутренняя; внешняя – входящая и исходящая;
в) по цикличности использования: переменная, условно – постоянная;
г) по стадиям образования: первичная; вторичная – промежуточная, результативная.
По технологическим признакам обработки данных выделяются следующие виды информации:
а) по форме выражения: нефиксированная; фиксированная – алфавитная, цифровая, графическая (непрерывные графики, сетевые графики, блок-схемы, чертежи), образная (рисунок, фото);
б) по цикличности обработки: однократного использования (оперативная, не подлежащая хранению), многократного использования (хранящаяся в «памяти системы»: информационно-справочном фонде, архиве и т.п.);
в) по роли в технологических операциях обработки данных: основная, вспомогательная (коды – набор знаков; шифры – условные обозначения кодами конкретных наименований ; контрольные суммы).
Документы
Информация, зафиксированная на материальном носителе, может передаваться как в пространстве, так и во времени. Носителями информации выступают объекты, посредством которых передается информация. В качестве носителей могут выступать:
а) объекты с нестирающейся записью: предназначенные для ручной обработки (бумага, пленки, карты); предназначенные для машинной обработки (перфокарты, перфоленты, перфоярлыки); допускающие одновременно оба вида обработки (карты с графической отметкой, перфокарты с ленточной перфорацией, человекомашиночитаемые);
б) объекты со стирающейся записью — это магнитные ленты, барабаны, диски, карты.
Материальный носитель записи с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве, называется документом.
Существует несколько вариантов различных подходов к группировке документов на типы и виды. Важнейшим из них является деление документов на первичные, т.е. содержащие исходную информацию, и производные, т.е. создаваемые в результате переработки информации, содержащейся в первичных документах.
Первичные документы могут быть единичными и накопительными. В свою очередь производные документы могут быть промежуточными или итоговыми. Оба этих вида могут быть результатом аналитической обработки или выступать в качестве сводных.
По характеру содержания и назначению в системе управления выделяются такие виды документов: персональные (заявление, объяснительная записка, докладная записка и др.); коллегиальные (акт, протокол и т.д.); административные (приказ, постановление, распоряжение и др.); финансовые (счет, платежная ведомость и др.); планово-отчетные (план, отчет и т.п.), а также иные виды документов.
С точки зрения оформления документы могут быть произвольной или унифицированной формы. Последняя является наиболее распространенной.
Унификация документов – это установление их единообразия для аналогичных управленческих операций. Унификация достигается за счет разработки единых форм документов, правил их составления и создания трафаретных текстов.
Обязательный элемент документа называется его реквизитом. Примерами реквизитов могут служить: эмблема организации, наименование организации, дата, подпись и т.п.
Установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, называется формой документа.
Носитель информации с нанесенными на него постоянными реквизитами называется бланком документа. Если же при изготовлении бланка документа на нем кроме реквизитов печатается часть текста, то такой текст называется трафаретным.
Унификация и стандартизация документов охватывает не только внешнюю форму их составления, но и используемые термины и выражения. Весьма важно, чтобы используемые в документах понятия трактовались однозначно. Использование различного рода художественно-литературных приемов при составлении документов является крайне нежелательным. Особенно важно однозначное трактование понятий в тех случаях, когда обработка текстов осуществляется с использованием электронных вычислительных машин. В этих случаях для обеспечения однозначности трактовки терминов составляются специальные словари, которые получили название «тезаурусы».
Унификация документов существенно облегчает их изготовление, но при этом возникает опасность их подделки. Поэтому для доказательства достоверности и законности документа используется процедура его удостоверения. Основные варианты удостоверения подлинности документа — это личная подпись и проставление оттиска печати. Наряду с этими формами применяются также отпечатки пальцев и другая биометрическая информация.
Процесс прохождения документов с момента их получения или составления до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. При этом график, отражающий движение документов в системе документооборота организации, называется маршрутом движения документов.
Совокупность документов, двигающихся по заданным направлениям внутри организации или между организациями, называют потоком документов. Количественная характеристика потока, выраженная числом документов или количеством содержащихся в них данных, называется объемом документопотока.