Программа введения в должность

Любой нормальный человек хочет знать, где он находится, зачем он здесь находится и как ему себя вести. Поэтому про­грамма введения в должность включает, по крайней мере, три составляющие:

1. Информация об организации (где я?).

2. Информация о выполняемой работе (зачем я здесь?).

3. Информация об отделе / команде / коллективе (как мне себя вести?).

Задача введения в должность носит не только мотивационную, но и экономическую направленность — чем быстрее новичок станет работать так, как требуется в данной должно­сти, тем быстрее он начнет приносить прибыль компании.

Информация об организации (должным образом донесен­ная) будет содействовать развитию лояльности — ведь каж­дый человек предпочитает работать в той организации, кото­рой можно гордиться. Эта информация может включать как «идеологические материалы» — описание деятельности орга­низации, историю создания, описание организационной струк­туры, информацию о ключевых фигурах, ключевые положения, политики и правила организации, образцы внутрифирмен­ных газет, так и «технические материалы» — план территории или офиса (для крупных организаций), телефонные номера, описание компьютерной системы и т. п. Идеологические ма­териалы дают новому сотруднику позитивную информацию о компании, технические помогают не заблудиться. В органи­зациях, где существует так называемая «Книга для сотрудников»,как правило, большинство из этих материалов включение книгу.

Хочу сразу сказать, что данный перечень не является ни необходимым, ни достаточным. Все определяется размером организации, состоянием дел в организации, количеством и уровнем нанимаемых сотрудников и наличием готовых ма­териалов. Данный перечень, скорее, направление, в котором надо двигаться, не превращая создание материалов в само­цель. В ряде крупных организаций при большом наборе пер­сонала практикуются ежемесячные собрания для новичков, где их знакомят с организацией и ключевыми фигурами. Та­кие собрания могут иметь форму семинара или неформаль­ного вечернего чаепития — опять же в зависимости от конк­ретной ситуации.

Информация о выполняемой работе включает в себя долж­ностную инструкцию, описание задач на испытательный пе­риод, описание стандартов выполнения работы и критериев, по которым работа будет оцениваться, информацию о том, как часто новый сотрудник будет встречаться с руководителем (руководителями) для обсуждения успехов и трудностей. Едва ли реально представить всю эту информацию в письменном виде, но, хотя бы в устной форме, большую ее часть надо доне­сти до сотрудника.

Информация об отделе / команде / коллективе содержит описание основных функций подразделения, его роль в орга­низации и взаимодействие с другими подразделениями, орга­низационную структуру подразделения, знакомство с колле­гами, в первую очередь с теми, с кем новичок будет работать непосредственно.

Безусловно, для лучшего усвоения информации хорошо, чтобы она была изложена в письменном виде и поддержива­лась живыми объяснениями наставника или руководителя. Ведь даже простое запоминание полутора десятков имен и отчеств в течение первого утра работы способно выбить чело­века из колеи.

Впрочем, это не означает, что на стол нового сотрудника надо выложить несколько ящиков бумаг для изучения. Пись­менная информация эффективна, только когда она грамотно подготовлена.

Для того чтобы понять, сколь важна программа введения в должность, любому человеку достаточно вспомнить свои ощу­щения первых дней на новом рабочем месте.

Есть работы, которые связаны с длительным процессом ознакомления и адаптации. Например, работа инженера или менеджера по продажам, связанная со сложным техническим оборудованием. Вне зависимости от образования и опыта, полученного ранее, приходится знакомиться со спецификой оборудования фирм-производителей. К видам деятельности, которые предполагают длительный процесс адаптации, от­носятся и преподавательская, и консультационная. Иногда организация может ожидать, что сотрудник по объективным причинам начнет эффективно работать только через полгода. В этом случае очень важно поддержать новичка, не дать раз­виться у него ощущению, что ничего не получается и не полу­чится.

Адаптационный период

Адаптационный период — это испытательный срок, как для кандидата, так и для компании. Компания присматривается к новому сотруднику, проверяет, правильный ли был сделан выбор. Кандидат присматривается к компании и «примеряет» ее на себя. Стоит помнить, что сотрудник, которого мы нашли на рынке труда, по всей видимости, рассылал свое ре­зюме в несколько компаний, и в период испытательного сро­ка к нему могут продолжать поступать предложения от дру­гих работодателей.

В первый день сотрудника надо познакомить с коллегами, показать ему офис, разъяснить программу введения в долж­ность, задачи, которые ставятся перед ним, спросить, не по­явились ли у него вопросы. Идеально было бы назначить на­ставника — опытного, доброжелательного и лояльного по отношению к компании сотрудника. Руководитель может быть занят, он не всегда в состоянии уделять много внимания новичку. Наставник же будет всегда рядом. Конечно, назна­чение наставника во многом зависит от должности, возраста, опыта, как нового сотрудника, так и тех, кто его окружает. Для финансового директора единственным подходящим настав­ником будет генеральный директор.

Важно сообщить новому сотруднику, как и по каким кри­териям будет оцениваться его деятельность, как часто руко­водитель будет с ним обсуждать процесс и результаты рабо­ты и вносить необходимые коррективы.