Тематика и отчетность по результатам

Лабораторной работы № 1

Тема первой лабораторной работы по дисциплине "Проектирование автоматизированных систем обработки информации и управления" для всех студентов, проходящих обучение по кафедре "Интеллектуальные технологии и системы", формулируется как "Проведение предпроектной стадии создания автоматизированной системы управления организацией".

Результаты выполнения первой лабораторной работы должны быть представлены преподавателю-руководителю работы в виде общего отчета, включающего ряд разделов. Материалы отчета должны быть сброшюрованы и отпечатаны (по возможности).

Типовой структурой общего отчета по первой лабораторной работе следует считать:

1. Титульный лист (Приложение 1).

2. Введение.

3. Обследование организационной структуры организации.

4. Обследование функциональной структуры организации.

5. Информационное обследование.

6. Выбор первоочередных объектов автоматизации.

7. Выводы.

В разделе Введение приводится общая характеристика организации (фирмы, предприятия и др.), для которой будет разрабатываться автоматизированная система управления. При этом отражается сфера деятельности, масштаб и основная цель функционирования организации. Кратко представляются возможные пути повышения эффективности управления организацией. Обязательно должна быть сформулирована цель создания автоматизированной системы управления.

В разделе "Обследование организационной структуры организации" приводится краткий анализ общей структуры организации, отдельных ее подразделений и их взаимосвязей.

В качестве исходных данных для анализа организационной структуры организации могут использоваться перечень подразделений (отделов, служб и др.), штатные расписания, организационно-штатная структура организации и др. Результаты анализа представляются в виде схемы, на которой отмечаются подразделения организации с указанием административной подчиненности. Анализ организационной структуры организации должен позволить выработать обоснованные предложения по ее совершенствованию. Они могут касаться сокращения числа ступеней управления, объединения отдельных подразделений в более крупные, разбиения подразделений с соответствующим перераспределением функций, уточнения численного состава персонала подразделений и т.д. В выводах по разделу обязательно должны быть указаны выявленные недостатки существующей структуры и рекомендации по ее совершенствованию.

В разделе "Обследование функциональной структуры организации" приводится анализ функций управления, выполняемых в подразделениях организации.

В качестве исходных данных при функциональном обследовании могут использоваться перечни задач, выполняемых в организации в ходе реализации основных видов управляющей деятельности, распределение функций управления между структурными подразделениями и др. При анализе принятого порядка функционирования уточняется перечень, содержание и периодичность выполнения функций, выявляются наиболее трудоемкие процессы, подлежащие автоматизации, исследуется взаимосвязь задач, вырабатываются рекомендации по упорядочению последовательности их выполнения.

Результаты обследования оформляются в виде текстового материала. В описании указываются выявленные недостатки функционирования организации с соответствующими обоснованиями, а также предлагаемые пути их устранения.

В разделе "Информационное обследование" приводится краткий анализ состава и перемещения информации, необходимой для выполнения функций управления в организации.

В качестве исходных данных при проведении информационного обследования могут служить количество и состав разрабатываемых в подразделениях документов, основные потоки входящей и исходящей информации, порядок движения документов по подразделениям, состав нормативно-справочной информации и др. При анализе выявляются используемые в организации внешние и внутренние документы, определяются информационные потребности и источники информации, уточняются информационные связи между подразделениями и составляется схема информационных потоков. Эта схема может быть разработана на основе схемы, представленной в разделе "Обследование организационной структуры организации". Уровень детализации схемы информационных потоков должен позволять составить общую картину движения документов и информации в организации. Схема должна позволить определить требования к совершенствованию документооборота и информационных взаимосвязей в организации.

В разделе "Выбор первоочередных объектов автоматизации" приводится перечень структурных подразделений (отделов, служб и др.), которые целесообразно автоматизировать как можно раньше.

Выбор объектов автоматизации осуществляется на основе проведенного обследования, выбранного направления автоматизации и целесообразного объема автоматизируемых функций управления.

Выбор первоочередных объектов производится с учетом важности и приоритета задач, решаемых в различных подразделениях организации, необходимой оперативности и качества их решения, влияния решения отдельных задач на эффективность управления организацией и на улучшение деятельности организации в целом.

Выводы по разделу должны содержать обоснование выбора первоочередных объектов автоматизации, включающее перечисление задач, позволяющих улучшить деятельность организации и снизить трудоемкость управленческих работ. Обязательно должны быть указаны причины выбора задач, названных первоочередными.

В разделе Выводы указываются выявленные в ходе обследования основные недостатки организационной и функциональной структуры организации, порядка документооборота и др. Формулируются предложения по их устранению и общие рекомендации по совершенствованию деятельности организации. Приводятся предложения по повышению эффективности и качества управления (оперативности управления, качества разрабатываемых планов, принимаемых решений и др.).

В выводах обязательно должна быть обоснована целесообразность (нецелесообразность) создания автоматизированной системы управления рассматриваемой организации.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 2