Основные категории управления
Совокупность элементов, которые осуществляют и обеспечивают процессуправления, образуют – систему управления.Она включает субъект и объект управления, прямые и обратные связи.
Система управления может быть представлена схемой (рис. 1.1.):
Управляющее воздействие (прямая связь)
 | |||
 |
Обратная связь
Рис. 1.1. Система управления
Субъект управления – управляющая подсистема (орган управления силами РСЧС и ГО и его структурные подразделения) руководители, штабы и другие органы управления, наделенные властными полномочиями по принятию решений и осуществлению управленческих функций.
Объект управления – управляемая подсистема (силы РСЧС и ГО и процессы их жизнедеятельности), воспринимающая управляющее воздействие органа управления РСЧС и ГО.
Управляющее воздействие (прямая связь) есть воздействие субъекта (в нашем случае органа управления силами РСЧС и ГО) на объект управления (силы РСЧС и ГО), изменяющее (сохраняющее) его состояние, положение и характер действий для достижения определенной цели. Управляющее воздействие на объект управления осуществления с помощью функций управления.
Обратная связь – канал связи, позволяющий субъекту управления получать информацию о ходе решения поставленных задач, результатах достижения заданной цели, состоянии управляемой подсистемы и необходимости ее корректировки, то есть, это информация, поступающая от объекта управления к субъекту управления.
Как сказано выше, для решения любой задачи управления применяется управленческое воздействие путем осуществления функций управления.
Функции управления –этоотносительно обособленные виды управленческой деятельности, позволяющие в совокупности осуществлять необходимое управленческое воздействие.
Функции управления можно разделить на: основную функцию, общие и специфические (конкретные).
Основная функция управления – определение цели управления (целеполагание).
Общие функции управления: анализ, принятие решения, планирование, организация, координация, регулирование, мотивация и контроль.
Специфические (конкретные) функции управления – это функции, которые закреплены для исполнения за определенным органом управления или конкретным должностным лицом.
Следует помнить, что функции управления, как и методы их реализации, не являются раз и навсегда сформировавшимися. Они постоянно модифицируются, углубляются, меняется их содержание.
Можно сказать, что ход реализации функций системой управления представляет собой процесс управления.
В теории и практике управления осуществление процесса управления называют управленческой деятельностью.
Элементами управленческой деятельности являются управленческий труд, его предмет, продукт, средства и результаты.
Управленческий труд – целесообразная деятельность органов управления, требующая умственного и физического напряжения, соответствующих знаний, умений и навыков в сфере управления.
Его содержанием является совокупностьдействий, выполняемых оперативным составом органа управления самостоятельно, в составе структурных подразделений или в составе органа управления в целом.
Предметом управленческого труда является информация о существующей проблеме и способах ее решения.
Продуктом управленческого труда является решение. Исходная информация «сырая», а поэтому не может применяться на практике. В результате обработки она превращается в управленческое решение, которым можно руководствоваться для осуществления конкретных действий.
Средствами управленческого труда служит все то, что способствует осуществлению операций с информацией.
Основные этапы управленческой деятельности органов управления РСЧС и ГО:
· получение и анализ необходимой информации о силах РСЧС и ГО и системе управления как объектах управления и внешней среде;
· определение целей действия сил РСЧС и ГО и функционирования системы управления;
· выработка и принятия решения (определения задач и последовательности действий сил РСЧС и ГО, функционирования системы управления для достижения определенных целей);
· организации исполнения решения (воздействия на силы РСЧС и ГО и процессы их функционирования);
· сбор, обработка, анализ и оценка полученных результатов о ходе выполнения задач силами РСЧС и ГО;
· внесение корректив, в ход последующих действий сил РСЧС и ГО (непосредственное управление).
Не всегда возможно достигнуть определенной цели в результате разового осуществления комплекса действий составляющих содержание процесса управления, поэтому он носит, зачастую, цикличный (многократно повторяющийся) характер.
Цикл управления – это совокупность последовательных практических действий по принятию решения, организации его исполнения, оценке результатов исполнения, составляющих кругооборот в течение определенного промежутка времени.
Процесс управления (управленческая деятельность) осуществляется с применением соответствующих принципов и методов.
Принципы управления –это общие закономерности и устойчивые требования, при соблюдении которых обеспечивается эффективное развитие объекта управления.
Основной принцип управления – принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации в управлении. Он связан с распределением полномочий на принятие определенных решений на каждом уровне управленческой иерархии. Оптимальным считается вариант, когда централизованными являются решения, относящиеся к разработке целей и стратегии организации в целом, а децентрализованными – решения, относящиеся к оперативному управлению.
Принцип сочетания централизации и децентрализации в управлении предполагает необходимость умелого использования единоначалия и коллегиальности.
Единоначалие означает предоставление высшему руководителю организации или подразделения такой полноты власти, которая необходима для принятия решений и полноты ответственности за порученное дело.
Коллегиальность предполагает принятие решения руководителем с той или иной степенью участия других работников. Это повышает объективность принимаемых решений и способствует успешной их реализации. Разновидностью коллегиальных решений являются коллективные решения, которые принимаются большинством голосов, например, на собрании акционеров.
Принцип целостности. Объект управления должен быть целостным. Тогда можно осуществить эффективное управление.
Принцип иерархической упорядоченности. Управление всегда иерархично.
Принцип целевой направленности. Управление предполагает установление конкретной цели.
Принцип научной обоснованности и оптимальности. Желательно, чтобы управление основывалось на научных представлениях об объекте и на стремлении к оптимизации действий.
Принцип демократизации. Расширение демократических начал в управлении и сокращение автократии.
Методы управления –правила и процедуры решения различных задач управления. Это способы осуществления управленческой деятельности, с помощью которых выполняются функции управления.
Можно выделить три группы методов управления: организационно-административные, экономические, социально-психологические.
Первая группа методов – это организационные и распорядительные воздействия на управляющую и управляемую часть организации. Эти методы регламентируют порядок прямых директивных воздействий на объект управления.
Экономические методы управления предполагают средства и инструменты, целенаправленно воздействующие на экономический механизм функционирования и развития организации, то есть использование метода коммерческого расчета.
Социально-психологические методы управления включают социальные запросы и интересы коллектива, внешнюю среду и условия жизни работающих, условия формирования коллектива, его социальной структуры, уровня подготовки. Изучаются психологический климат в коллективе, индивидуальные особенности каждого работника и т.п.
1.2. Развитие науки и практики управления
Практика управления насчитывает многие тысячелетия. Построение египетских пирамид, функционирование государства шумеров со сложной системой налогообложения, организация военных походов во времена Александра Македонского в Древнем Риме были невозможны без соответствующих комплексных управленческих воздействий.
Становление теории управления проходило постепенно; отдельные фрагменты этой теории можно найти в Библии, Коране, трудах Конфуция, Сунь-Цзы, Платона, Макиавелли, а также теоретиков военной науки нового времени.
Для поддержания порядка в сообществе первой сформировалась потребность в политическом управлении. Совместный труд, защита от врагов и диких зверей стимулировали зарождение экономического и военного управления.
Обнаружены документы (одни из древнейших памятников письменности) шумерской цивилизации, существовавшей более пяти тысяч лет назад, из которых видно, что древние управленцы прекрасно понимали важность таких элементов административного управления, как инвентаризация, регистрация фактов, организационная отчетность и контроль. Грандиозные сооружения Древнего Мира вызывают и сейчас изумление не только масштабностью, размахом строительных работ, но и организационным талантом древних строителей руководить строительным коллективом в 100000 рабочих. Египтяне широко применяли планирование и контроль выполнения производственных программ.
Около 4000 лет назад был написан трактат о методах и стиле управления коллективом «Поучение Птаххотепа» (Древний Египет, 2000-1500 г.г. до н.э.). Великий знаток искусства управления Птаххотеп советует: «Если ты начальник, будь спокоен, когда слушаешь ты слова просителя: не отталкивай его прежде, чем он облегчит душу от того, что хотел сказать тебе. Человек, пораженный несчастьем, хочет излить свою душу даже больше, чем добиться благоприятного решения своего вопроса».
В 325 г. до н.э. Александр Македонский создал орган коллегиального планирования и управления войсками – штаб.
Сократ, анализируя деятельность управленцев в различных сферах, говорил о том общем, что составляет основу их труда: «главная задача – поставить нужного человека на нужное место и добиться выполнения своих указаний».
Существенный вклад в развитие управленческой мысли внес итальянский государственный деятель Макиавелли (1469-1527). Он говорил: «Об уме правителя первым делом судят по тому, каких людей он к себе приближает; если это люди преданные и способные, то можно всегда быть уверенным в его мудрости, ибо он сумел распознать их способности и удержать их преданность».
Ему принадлежит блестящая управленческая мысль: «Многие полагают, что кое-кто из государей, слывущих мудрыми, славой своей обязаны не себе самим, а добрым советам своих приближенных, но мнение это ошибочно. Ибо правило, не знающее исключения, гласит: государю, который сам не обладает мудростью, бесполезно давать благие советы».
Во все века люди прекрасно понимали практическую выгоду разумного хозяйствования. но странный факт – до ХХ века лишь немногие мыслители задумывались о методах и средствах управления.
Работа руководителя была скорее искусством основанной на интуиции. Развитие новых технологий, масштабы производства, размах военных действий, увеличение военных организаций поставили вопрос о формировании научных методов управления. Научные основы управления были заложены в 1911 году и связаны с именем Ф. Тэйлора.
Об управлении сегодня говорят – это древнейшее искусство и новейшая наука.
Крупные ученые и практики (Г. Кунц, С.О. Доннел и др.) утверждают, что управление в первую очередь является искусством: «Процесс управления есть искусство, суть которого состоит в применении науки (основ организованного знания в области управления) к реальностям любой ситуации».
О роли науки в управлении они говорят: «Хотя деятельность по управлению – искусство, лица, занимающиеся ею, достигнут лучших результатов, если будут понимать и использовать лежащую в основе этого искусства науку. Когда важность результативности и эффективности группового сотрудничества признается в любом обществе, можно смело утверждать, что управление – важнейшее из всех искусств».
Развитие управления как научной дисциплины не было серией последовательных шагов вперед. Скорее, это были подходы, часто совподающие по времени.
Первый подход осуществлялся с позиций выделения различных школ управления, которые можно представить как 4-5 самостоятельных подходов к управлению. К ним относятся школа «научного управления» (1885–1920), связанная с именами Тэйлора, Ф. и Л. Гилбертов, Ганта; административная или классическая школа (1920–1950), авторы которой А. Файоль, Д. Муни, А.К. Рейли, А. Слоун; школа человеческих отношений (1930–1950) и подход с точки зрения науки о поведении (1950 – наст. время), так называемая «неоклассическая школа», ее представители Мери Паркер, Фоллет и Элтон Мэйо; подход с точки зрения количественных методов (1950 – наст. время).
Вторым этапом развития управления как науки был «процессный подход», рассматривающий функции управления, сформулированные еще классической школой управления, во взаимосвязи.
Существенный вклад в развитие науки управления внесли системный и ситуационный подходы (1950 – наст. время). При системном подходе любая оргагизация рассматриваеься как открытая система, способная приспосабливаться к изменениям внешней среды, что обеспечивает продолжение ее функционирования.
Ситуационный подход внес большой вклад в теорию управления, используя возможности прямого приложения науки к конкретным ситуациям и условиям. Центральным моментом здесь является ситуация, то есть конкретный набор обстоятельств, сильно влияющих на организацию в данное время. Этот подход пытается увязать конкретные примеры и концепции с конкретными ситуациями для наиболее эффективного достижения целей организации.
1.3. Понятие «системы управления»
Система (от греч. systema – целое, составленное из частей; соединение) – это множество взаимодействующих элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, составляющих целостное образование (Толковый словарь по управлению. – М.: Аланс, 1994).
Данное определение является общим для систем всех типов (механических, биологических и социальных). Не всякая совокупность элементов может называться системой, а только та, в которой имеются три основных признака: множество элементов (не менее двух), взаимосвязанность их между собой и наличие свойств, характеризующих систему как некоторое новое качество, которым не обладали элементы до их объединения в систему.
Любая система имеет общие и специфические, присущие только ей свойства. Определяющими свойствами любой системы являются:
целостность– зависимость каждого элемента системы, его свойств и отношений в системе от его места, функций и т.д. внутри целого. Это означает, что воздействие на один или несколько элементов системы обязательно вызовет реакцию, изменение других элементов. Не элементы составляют целое, а наоборот, целое порождает при своем членении элементы системы. Первичность целого – основной постулат теории систем;
структура– совокупность элементов и связей, определяющих внутреннее строение и организацию объекта как целостной системы;
бесконечность – невозможность полного познания системы и всестороннего представления ее конечным множеством описаний, то есть конечным числом качественных и количественных характеристик.
иерархичность– каждый элемент в декомпозиции системы может рассматриваться как целостная система, элементы которой в свою очередь могут быть также представлены, как системы, а с другой стороны, любая система лишь компонент более широкой системы.
Под элементомпонимается наименьшее звено в структуре системы, внутреннее строение которого не рассматривается на выбранном уровне анализа.
В общем виде систему можно представить блок-схемой (рис. 1.2.):
|
Вход Выход
Рис. 1.2. Система в общей форме
У любой системы вход состоит из элементов, которые классифицируют по их роли в процессе системы. Первый элемент тот, над которым осуществляется некоторый процесс, или операция. Этот элемент есть или будет «нагрузкой системы». Вторым элементом входа системы является среда, воздействующая на операции системы. Третий элемент входа обеспечивает размещение и перемещение компонентов системы. Входы классифицируются также по содержанию: материальные энергетические, информационные или любая их комбинация.
Вторая часть системы – это операции, процессы или каналы, через которые должен проходить вход. Система должна быть устроена так, чтобы необходимые процессы воздействовали на каждый вход, в соответствующее время для достижения желаемого выхода.
Третья часть системы – выход, являющийся ее продуктом или результатом, а также два операциональных критерия выхода, которым должна удовлетворять система: стабильность и надежность. Стабильность характеризует непрерывность выхода, а надежность описывает согласованность компонентов в процессе действия системы или величину ошибки.
Организация является относительно обособленной системой, то есть имеющей необходимый для самостоятельного существования набор образующих элементов (подсистем, звеньев).
Большинство организаций являются открытыми системами, то есть зависящими от воздействия внешней среды. Они вынуждены приспосабливаться к изменениям внешней и внутренней среды, поэтому приспособляемость – одна из проблем любой организации. Иными словами, перед организацией стоит постоянная необходимость решения проблем. И решать эти проблемы призвана система управления организацией.
Управление может осуществляться только в том случае, когда существует реально действующая система, решающая задачи управления. Если данная система является органичной частью организации, ее действиями осуществляется управление организацией и она не решает задач, отличных от управленческих, то ее можно рассматривать как специализированную систему, то есть как систему управления. Система управления – это подсистема организации, составляющими которой являются группы взаимодействующих людей. В общем виде ее можно представить такой же простой схемой (рис. 1.3.):
|
организации организации
 | |||
 | |||
Рис. 1.3. Основная схема системы управления организацией.
Компонентами, осуществляющими процесс управления, обычно являются люди. Группа, которая может сосредоточиться на решении проблем и становится все более сведущей в этой области, называется руководством.
Управление можно определить как саморегулирующийся или гомеостатический механизм, предназначенный для поддержания значения некоторых переменных в желаемых пределах. Целью управления является поддержание выхода, что, в свою очередь, требует способности перераспределять ресурсы по мере изменения условий. Этим механизм управления регулирует работающие части системы. Данный процесс иллюстрирует рисунок 1.4.:
 |
3 2
|
|
Выход
Вход
1
Рис. 1.4. Механизм управления системой
Система управления состоит из четырех элементов: выхода основной системы 1, который нужно измерять, воспринимающего устройства 2, измеряющего этот выход и передающего информацию по каналу обратной связи 3 в блок управления Х, сравнивающего фактический и ожидаемый выход. Если отклонение велико, воздействующий механизм 4 изменит работающую систему. Свойство саморегулирования заключается в том, что система продолжает действовать до тех пор, пока стандартный и фактический выход не станут примерно равными.
Исходя из этой общей модели, систему управления организацией можно изобразить схемой (рис. 1.5.):
Проблемы Стандартный
|
|
 |  | ||||||
 | |||||||
 | |||||||
Решение проблем
организации
|
Входы среды Фактический выход
Рис. 1.5. Система управления организацией.
Организация, имеющая систему управления, будет в состоянии реагировать на изменения среды (входы) и осуществлять процесс, обеспечивая «выход». Элемент Х сравнивает ожидаемый и фактический выходы организации. Если они не равны, фиксируется наличие проблемы и приводится в действие процесс ее решения с помощью системы управления. Процесс управления формирует решение, которое как вход поступает в систему и становится частью набора ответных действий организации.
Подсистема управления придает организации способность к приспособлению и обучению, что позволяет ей создавать новые программы в ответ на новые входы среды. Эта подсистема придает организации черты саморегулирующейся гомеостатической системы. Проблемы организации поступают в систему управления до тех пор, пока не установится удовлетворительный уровень фактического выхода.
Быстрота реакции на внезапные изменения ситуации (условий функционирования) является основной характеристикой системы управления. Если ситуация меняется быстрее времени ответной реакции, то объект или процесс становится неуправляемым. Быстрота реакции системы (то есть ее адаптивные свойства) обеспечиваются, помимо прочего, иерархической структурой системы управления. Уровни управления характеризуются различным временем реакции. Чем выше уровень управления, тем сложнее решаемые им проблемы и тем больше времени уходит на сбор информации, ее обработку и принятие решения. Распределение управляющих функций по уровням иерархии позволяет решать возникающие трудности.
Формирование структуры системы управления – это процесс формирования коллектива людей и упорядочения всех многообразных видов их взаимоотношений в процессе управления.
Контрольные вопросы
1. Назовите основные понятия и категории управления.
2. Какова природа и состав функций управления?
3. Охарактеризуйте принципы и методы управления.
4. Как развивалась наука управления? Охарактеризуйте основные этапы развития.
5. Что собой представляет система управления?
6. Почему система управления является саморегулирующейся системой?
Глава II. Организация и управление
2.1. Сущность организации, ограничения и условия функционирования
В широком смысле термин «организация» (от греч. «organon») означает определенный порядок, а повышение степени организованности – упорядочение.
В русском языке слово «организация» употребляется в трех значениях:
– как система и, в частности, система управления как единый организм;
– как стадия процесса управления, предназначенная для создания новой системы, реорганизации или ликвидации действующей системы;
– как процесс реализации организационных методов управления.
В разделе 1.1 было дано определение формальной организации как группы людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей. Наряду с формальными различают и неформальные организации, существующие во всех формальных организациях, за исключением лишь самых маленьких.
Неформальные организации – это группы, которые возникают спонтанно, но где люди взаимодействуют друг с другом достаточно регулярно.
Управление чаще всего имеет дело со сложными организациями, ставящими перед собой несколько взаимосвязанных целей. Все сложные организации имеют общие характеристики: ресурсы, зависимость от внешней среды, горизонтальное разделение труда, подразделения, вертикальное разделение труда, необходимость управления.
Горизонтальное разделение труда в организации приводит к формированию функциональных областей (производство, сбыт, снабжение, охрана труда и техника безопасности, персонал, финансы и т.п.) и проявляется в создании соответствующих подразделений.
Вертикальное разделение труда в организации связано с необходимостью управления подразделениями. Возникает цепочка подчиненности объектов управления субъектам управления, появляется иерархия.
В крупных организациях имеет место разделение труда и в управлении. Горизонтальное разделение труда в управлении – это расстановка конкретных руководителей во главе подразделений, отделов и служб.
Вертикальное разделение труда в управлении необходимо для координации управленческой работы. Оно образует уровни управления.
Вне зависимости от числа уровней управления в организации, руководителей традиционно делят на три категории:
– управление высшего звена (институциональный уровень);
– управление среднего звена (управленческий уровень);
– управление низового звена (технический уровень).
Управленческая работа в организации по своей сути очень отличается от неуправленческой. Работа руководителя неоднородна, разнообразна, фрагментарна. В крупных организациях не только четко разграничена работа руководителей и не руководителей, но также разделен большой объем управленческой работы.
Успешно работающая организация – организация, достигающая своих целей. Основные составляющие успеха организации: выживание, результативность и эффективность, производительность и практическая реализация управленческих решений.
Каждая организация имеет ограничения и условия своего функционирования.
Ограничения – внешняя среда (окружение) организации. Условия – внутренняя среда (внутренние переменные) организации.
В науке управления представление о значении внешнего окружения организации и необходимости учитывать его по отношению к организации появилось в конце 1950-х годов. Это стало одним из важнейших вкладов системного подхода в науку управления.
Как уже отмечалось, организация, являясь открытой системой, зависит от внешней среды. Руководитель обязан уметь выявить существенные факторы в окружении организации и найти эффективные способы реагирования на внешние воздействия.
Внешнюю среду организации обычно делят на:
– среду прямого воздействия на организацию из вне;
– среду косвенного воздействия на организацию из вне.
Среда прямого воздействия включает факторы, непосредственно влияющие на операции организации и испытывающие на себе прямое же влияние операций организации (поставщики, потребители, конкуренты, трудовые ресурсы, государственные органы, источники бытовых ресурсов, релевантные по отношению к операциям организации).
Среда косвенного воздействияобъединяет факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на операции организации, но тем не менее сказываются на них (состояние экономики, научно-технический прогресс, социокультурные, политические, географические и др. факторы).
Внешняя среда имеет общие характеристики:
– взаимосвязанность факторов;
– сложность, то есть число и разнообразие внешних факторов, на которые организация вынуждена реагировать;
– подвижность (изменчивость) – скорость, с которой во внешней среде происходят изменения;
– неопределенность – это функция имеющегося по конкретному фактору количества информации и уверенности в ее достоверности.
Эти характеристики относятся как к факторам внешней среды прямого воздействия, так и к факторам внешней среды косвенного воздействия.
Внутренние переменные организацииявляются в основном результатом управленческих решений. Но это не означает, что они полностью контролируются руководителями.
К факторам внутренней среды организации относятся цели, структура организации и управления, задачи, технологии, люди, организационная культура, материально-технические ресурсы.
Перечисленные переменные в управленческой практике никогда не рассматриваются независимо друг от друга.
Организация управления – это создание новой организационной структуры управления или внесение необходимых изменений в уже существующую структуру и обеспечение эффективной работы системы управления.
Законы организации
Система является таковой (а не случайной совокупностью разрозненных элементов) лишь если она организована, то есть представляет собой такую совокупность, в которой установлены место, значение и связи каждого элемента.
Законы организации имеют всеобщее значение, в том числе и для процессов управления.
Основным законом организации является закон синергии:всякая сложная система не может рассматриваться как простая сумма составляющих ее элементов. Она является особым их соединением, обладающим новыми качествами, отсутствующими у каждого из этих элементов системы.
Закон «единства анализа – синтеза»состоит в том, что процессы разделения, специализации, дифференциации и т.п., с одной стороны, дополняются противоположными процессами соединения, универсализации, интеграции и т.п., с другой.
Закон пропорциональности означает необходимость определенного соотношения между частями целого.
Закон композициивыражает требование: цель деятельности подсистемы одновременно является одной из подцелей деятельности системы.
Согласно закону самосохранениякаждая реальная физическая (материальная) система стремится сохранить себя как целостное образование и, следовательно, экономнее расходовать свой ресурс.
Закон организованности–информированностиозначает, что в системе не может быть больше порядка, чем информации.
Закон онтогенеза предопределяет, что каждая организация проходит в своем развитии следующие фазы жизненного цикла: становление, расцвет, угасание.
Следует отметить, что законы организации действуют не изолированно, а во взаимосвязи.