Построение макета сводной таблицы.
После нажатия кнопки ОК будет сформирована сводная таблица со стандартным именемСводнаяТаблица1 и список её полей (рис. 11.3). Если список полей не вывелся, нужно щелкнуть правой мышью по имени СводнаяТаблица1и выбрать команду Показать список полей.
Структура сводной таблицы состоит из следующих полей и областей, определяемых в макете (рис.11.3):
Поля для добавления в отчёт – для размещения полей, значения которых обеспечивают отбор записей в сводную таблицу. На странице может быть размещено несколько полей, между которыми устанавливается иерархия связи - сверху вниз, определять страницу необязательно. Значок списка в правом верхнем углу позволяет задать расположение полей и областей в столбик (как на рис. 11.3), рядом, только поля, только области и др.
Рисунок 11.3Макетотчёта сводной таблицы
ОбластьФильтр отчёта –здесь размещаются поля, по которым подводятся итоги, согласно выбранной функции, в нашем случае - Оценки.Область нужно определять обязательно.
ОбластьНазвания столбцов— поля размещаются сверху вниз, обеспечивая группировку данных сводной таблицы по иерархии полей. Для примера 1 в область перетаскивается поле Код преп. Если существует область страницы или строки, то определять столбец необязательно.
ОбластьНазвания строк- поля размещаются сверху вниз, обеспечивая
группировку данных таблицы по иерархии полей. Сюда помещаем поля № группы, Фамилия И.О. и № зач. кн.Если существует область страницы или столбца, то определять строку необязательно.
Область ∑ Значенияпо умолчанию появляется вариант Сумма по полю Оценка. При необходимости использования другой функции в качестве подведения итогов свода нужно щелкнуть мышью по строке Сумма по полю Оценка и в раскрывающемся меню выбрать опцию Параметры полей значений. В результате появится окно (рис. 11.4 ), во вкладке Операция можно выбрать одну из 12 функций (количество, среднее, максимум, произведение, …, дисперсия), во вкладке Дополнительные вычисления – задать доли, нарастающий итог и пр. – см. табл. 1. При использовании функции сравнения (Отличие, Доля, Приведенное отличие) выбирается Поле и Элемент, с которым будет производиться сравнение. Список Поле содержит поля сводной таблицы, с которым связаны базовые данные для пользовательского вычисления. Список Элементсодержит значения поля, участвующего в пользовательском вычислении.
Таблица 1Виды дополнительных функций в полях области данных
| Функция | Результат |
| Отличие | Значения ячеек области данных отображаются в виде разности с заданным элементом, указанным в списках, поле и элемент |
| Доля | Значения ячеек области данных отображаются в процентах к заданному элементу, указанному в списках поле и элементам. |
| Приведенное отличие | Значения ячеек области данных отображаются в виде разности с заданным элементом, указанным в стеках поле и элемент, нормированной к значению этого элемента |
| С нарастающим итогом в поле | Значения ячеек области данных отображаются в виде нарастающего итога для последовательных элементов. Следует выбрать поле, элементы которого будут отображаться в нарастающем итоге |
| Доля от суммы по строке | Значения ячеек области данных отображаются в Процентах от итога строки |
| Доля от суммы по столбцу | Значения ячеек области данных отображаются в Процентах от итога столбца |
| Доля от общей суммы | Значения ячеек области данных отображаются в процентах от общего итога сводной таблицы |
| Индекс | При определении значений ячеек области данных используется следующий алгоритм: ((Значение в ячейке) * (Общий итог))/((Итог строки) *(Итог столбца) |
В окне можно также задать числовой формат – общий, денежный, процентный и др.
Рисунок 11.4 Окно Параметры полей значений
Для выполнения задания примера 1 в окне списка полей для добавления в отчёт нужно поставить галочки во всех полях, затем перетащить мышью поля № группы, Фамилия И.О. и № зач. кн. в раздел Названия строк, поле Код преп – в раздел Названия столбцов, а поле Оценки – в Фильтр отчёта.В области ∑ Значенияпо умолчанию стоит вариант Сумма по полю Оценка, поэтому нужно щелкнуть мышью по этой строке и в появившемся окне во вкладке Операции заменить Сумма на Среднее (рис. 11.4).
Как видно из рис. 11.5, сводная таблица содержит три раздела, название каждого раздела (№ группы), средний бал по каждому преподавателю и общий итог по разделу приводятся в его первой строке.
В последней строке таблицы приводится общий итог по всем разделам свода.
Данныевсводной таблице сгруппированыпо строкам (группировкав производится автоматически), при этом данные могут быть свёрнуты - развернуты как по строкам, так и по разделам.
В областях строка или столбец каждое поле размещается только один раз. Поля, помещённые в область для столбцов, остаются столбцами, а поля, помещённые в область для строк, разворачиваются в строку. На их пересечении формируются группы и получаются итоговые (сводные) значения в области для данных—группировочные поля. В области Фильтр отчёта могут находиться поля произвольных типов, одно и то же поле может многократно размещаться в области данных. Для каждого такого поля в области ∑ Значениязадается вид функции и выполняется необходимая настройка.
Для изменения структуры сводной таблицы выполняется перемещение полей из одной области в другую (добавление новых, удаление существующих полей, изменение местонахождения поля). Для сводных таблиц существен порядок следования полей (слева направо, сверху вниз), изменяется порядок следования полей также путем их перемещения.
Рисунок 11.5 Исходная таблица, сводная таблица и список её полей.
После завершения построения сводной таблицы могут измениться исходные данные. Для обновления данных сводкой таблицы в этом случае следует выполнить командуДанные\ Обновить все.
Для изменения структуры уже построенной сводной таблицы курсор устанавливается в область сводной таблицы, повторно выполняется команда Вставка\ Сводная таблица.
Контрольные вопросы
1 Что называется сводной таблицей, сводом?
2 Для чего предназначены сводные таблицы?
3 Что помещается в областях для строк, столбцов, данных макета?
4 Как задать в сводной таблице вид вычислительного итога Сумма, Максимум, Произведение?
5 Как обновить данные в сводной таблице?
6 Как изменить структуру сводной таблицы (добавить или изменить поля строк, столбцов, данных?
Задание
Для таблицы своего варианта из лабораторной работы№9 "Списки в MS Excel. Сортировка и фильтрация данных" построить две сводные таблицы. Поля, помещаемые в области строк, столбцов и данных выбрать самостоятельно.
Результаты (два свода) сохранить на своём носителе (флэшке).
Содержание отчёта
1 Название работы
2 Цель работы
3 Содержание работы
4 Задание и своды (на носителе) – две таблицы.
5 Письменные ответы на контрольные вопросы
6 Выводы по работе
Лабораторная работа №12
Консолидация данных
Цель работы: научиться создавать консолидацию данных в таблицах
Содержание работы:
1 Консолидация данных по расположению
2 Консолидация данных по категориям
Общие сведения
Консолидация – это агрегирование (объединение) данных, представленных в исходных областях-источниках – таблицах, списках, блоках ячеек и др. Консолидированная таблица может иметь такой же вид, что и исходные таблицы, но данные в ней представляются в виде суммы, среднего значения либо другой функции консолидации.
Консолидация данных (рис. 12.1) выполняется в соответствии с выбранной функцией обработки. Результаты консолидации находятся в области- назначения. Таблица консолидации создается путем применения функции обработки к исходным значениям. Области-источники могут находиться на различных листах или рабочих книгах, их может быть до 28 = 255.
| Книга1, Лист 1 |
| Таблица 1 |
| Книга1, Лист 10 |
| Книга2, Лист 5 |
| Файл |
| Таблица 8 |
| Таблица 3 |
| Таблица 5 |
Области-источники
Рисунок 12.1 - Представление о консолидации данных
В MSExcel возможны следующие варианты консолидации данных:
· с помощью формул, в которых используются ссылки;
· по расположению данных для одинаково организованных областей-источников (фиксированное расположение);
· по категориям для различных по структуре областиданных;
· с помощью сводной таблицы (лабораторная работа №11);
· консолидация внешних данных.
При консолидации данных с помощью формул используемые в них ссылки могут иметь разное представление в зависимости от взаимного расположения области -источника и области-назначения:
· все области на одном листе - в ссылках указывается адрес блока ячеек (например, D1:C8);
· области на разных листах - в ссылках указывается название листа и диапазон (например, лист1 !D1:лист2!С8, т.е.с ячейкиD1 листа 1по ячейку С8 листа 2);
· области в разных книгах, на разных листах — в ссылках указывается название книги, название листа, диапазон, например [кни га1]лист1! D1:[книга2]лист2!С8.