Ключевое поле должно быть обязательным и индексированным.

1.4. Установление связей между таблицами

После разбиения сведений на таблицы и определения ключевых полей необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять связанные сведения. Для этого следует определить связи между таблицами базы данных Microsoft Access.

Для установления связей между таблицами необходимо выполнить следующие действия:

1) из системного меню БД выполнить команду Сервис ® Схема данных или щелкнуть на кнопке , расположенной на панели инструментов;

2) в результате появится окно Схема данных;

3) выбрать из системного меню команду Связи ® Добавить таблицу;

4) на экране появится диалоговое окно Добавление таблицы и список таблиц текущей БД;

5) добавить таблицы, которые планируется связать;

6) закрыть диалоговое окно Добавление таблицы;

7) выбрать, какие две таблицы нужно связать сначала. В окне каждой из таблиц прокрутить список полей до тех пор, пока на экране не появятся оба связующих поля;

8) в Access, прежде чем установить связь, нужно увидеть на экране два связующих поля;

9) поместить курсор мыши на то поле, с которого хотите начать связь и перемещать указатель от одного связующего поля к другому (зажав правую кнопку мыши);

10) указатель примет вид прямоугольника. Когда он окажется напротив связующего поля, отпустить кнопку мыши;

11) в результате появится диалоговое окно Изменение связей, детально описывающее устанавливаемую связь (ссылочная целостность, каскадное удаление и обновление);

12) убедитесь в том, что вы правильно выбрали таблицу и имя поля. Если вы уверены в этом, щелкните на кнопке Создать, иначе – выберите Отмена, и связь создана не будет;

13) проделайте пункты 2–7 нужное количество раз, для того чтобы связать все необходимые таблицы между собой;

14) закройте окно Схема данных.

Между таблицами существуют следующие виды связей:

- Один к одному – одна запись основной таблицы связана только с одной записью второй таблицы;

- Один ко многим – одной записи основной таблицы соответствует несколько записей подчиненной таблицы;

- Многие к одному – нескольким записям основной таблицы соответствует одна запись подчиненной таблицы;

- Многие ко многим – нескольким записям основной таблицы соответствует несколько записей подчиненной таблицы;

- Не определено – СУБД не в состоянии определить вид связи между таблицами.

После того, как определены все поля, в том числе и ключевые, установлены необходимые связи между таблицами, можно наполнять БД информацией – вводить данные в таблицы.

Для этого необходимо перейти в режим таблицы (Вид ® Таблица).

В данном режиме имеется возможность:

- добавления записей;

- копирования или дублирования записей;

- удаления ненужных записей;

- редактирования записей;

- вставки новых строк;

- поиска информации;

- автоматической замены данных и другие возможности.

Практическая часть

Порядок выполнения работы

1. Загрузить СУБД Microsoft Access. Изучить элементы интерфейса пользователя.

2. Создать пустую БД согласно варианту.

3. Создать таблицы в режиме конструктора. Указать атрибуты таблиц и для каждого определить собственные свойства.

4. Определить для каждой таблицы первичный ключ.

5. Установить необходимые связи между таблицами, детально описать установленные связи (ссылочная целостность, каскадное удаление и обновление).

6. Заполнить таблицы (не менее 10 записей в каждую таблицу).

7. Сохранить созданную БД на дискете для дальнейшего использования.

Контрольные вопросы

1. Основные возможности СУБД Microsoft Access.

2. Что такое ссылочная целостность?

3. Типы данных СУБД Microsoft Access.

4. Способы создания объектов БД в СУБД Microsoft Access.

Лабораторная работа 3

Разработка и редактирование

Простых запросов

Цель работы: формирование знаний о запросах и их видах; формирование знаний, умений разработки запросов на выборку; изучение способов задания условий отбора записей в таблицах; приобретение навыков организации многотабличных запросов и запросов на группировку.