Формирование сводной информации в Excel 2007

Excel 2007 содержит средства формирования сводной информации для проведения анализа данных.

Основой для получения сводной информации могут быть:

1) данные нескольких таблиц, полученных в результате консолидации данных;

2) данных сводной таблицы;

3) данные, находящихся во внешнем источнике данных Microsoft Access, FoxPro, dBase и т.д.

Для создания сводной таблицы необходимо выделить источник данных и запустить программу Мастер сводных таблиц. Чтобы создать сводную таблицу, на вкладке Вставка в группе Таблицы надо выбрать раздел Сводная таблица, а затем пункт Сводная таблица.

Мастер сводных таблиц выполняет свою работу в диалоговом режиме в четыре шага. На первом шаге выбирается источник данных. На втором шаге в зависимости от выбранного источника данных следует указать диапазон ячеек списка, по которому создается сводная таблица. На третьем шаге определяется структура сводной таблицы: новый лист или существующий лист, то необходимо указать адрес ячейки левого верхнего угла диапазона, начиная с которого будет вставлена сводная таблица.

После создания отчета сводной таблицы или сводной диаграммы добавить к нему поля можно при помощи списка полей сводной таблицы. Для того, что бы изменить отчет сводной таблицы или диаграммы надо использовать список полей для изменения порядка и их удаления. По умолчанию список полей сводной таблицы имеет две секции:

1) секцию полей в верхней части - для добавления и удаления полей;

2) секцию макета в нижней части - для изменения порядка полей и их положения.

Важно понимать, как работает список полей таблицы и как можно настроить различные типы полей так, чтобы добиться нужного результата при выводе отчета сводной таблицы или сводной диаграммы.

1. Объединением данных промежуточных итогов.

2. Методом консолидации.

3. Формированием сводных таблиц.

При помощи команды Промежуточные итоги в группе Структура на вкладке Данные можно автоматически подсчитать промежуточные и общие итоги для столбца. Промежуточные итоги подсчитываются с помощью итоговой функции. Общие итоги вычисляются на основе подробных данных. Если для книги выбран режим автоматического вычисления по формулам, то с помощью команды Промежуточные итоги можно автоматически пересчитывать значения промежуточных и общих итогов при каждом изменении подробных данных, используя команду Промежуточные.

После выполнения команды Итоги создается структура, в которой данные (таблица) структурированы, т.е. разбиты на несколько уровней. С помощью уровней структуры можно управлять выводом данных соответствующего уровня из таблицы на экран, указывая, выводить данные или скрывать.

Консолидация - это объединение данных из одной или нескольких областей данных и вывод их в виде таблицы в итоговом листе. В Excel 2007 предусмотрено несколько способов консолидации данных:

1. Консолидация данных с помощью трехмерных ссылок.

2. Консолидация данных по расположению.

3. Консолидация данных по категориям.

Первый способ наиболее простой. Он позволяет объединить данные консолидируемых областей формулами.

Консолидация данных по расположению используется, если консолидируемые данные находятся в одном и том же месте разных листов и размещены в одном и том же порядке.

Консолидация данных по категориям используется, если данные исходных областей не упорядочены, но имеют один и тот же заголовки.

Сводная таблица - это таблица, предназначенная для более наглядного представления и анализа данных из существующих списков и таблиц.

Сводная таблица может быть создана на основе данных любой таблицы или области таблицы рабочего листа. Для этого надо переместить поле в область значений в списке полей, одновременно с этим в область значений будет перемещено поле в отчете сводной таблицы.

По умолчанию Excel 2007 генерирует общие итоги для всех внешних полей сводной таблицы и промежуточные итоги для всех внутренних полей за исключением самого внутреннего поля. Пользователь может как удалить создаваемые по умолчанию итоги, так и сгенерировать промежуточные итоги для самых внутренних полей.

К числовым полям, помещенным в область данных сводной таблицы, Excel 2007 по умолчанию применяет функцию Сумма, а к любым нечисловым полям - Количество значений. Но можно применять и другие формы вычислений. Кроме того, в сводных таблицах можно использовать вычисляемые поля и элементы. Дополнительные формы вычислений задаются в диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы

Вычисляемое поле - это новое поле, полученное с помощью операций над существующими полями сводной таблицы. Вычисляемый элемент - это новый элемент в существующем поле, полученный с помощью операций над другими элементами этого поля. После создания вычисляемых полей и элементов их можно использовать так, как будто они являются частью исходных данных. При создании вычисляемых полей и элементов можно использовать арифметические операции с любыми данными сводной таблицы (включая данные, генерируемые другими вычисляемыми полями и элементами), но нельзя ссылаться на данные рабочего листа, находящиеся вне таблицы.