Тема 7. Информационное обеспечение организационной деятельности (лекция 7)

Природа информации.

Информацияв современной управленческой деятельности имеет чрезвычайно большое значение. Во-первых, она является непосредственным ресурсом, обеспечивающим принятие управленческих решений руководителями. Во-вторых, она является не только исходным ресурсом для принятия решения, но и решение по своей сути - это тоже информация. В-третьих, обмен на всех уровнях управления осуществляется только информацией, т. е. именно она является предметом коммуникаций. В-четвертых, в социально-философском и экономическом измерении современные ученые относят информацию, как и время, к важнейшим факторам производства, роль которых выше традиционных факторов – земли, труда, капитала и предпринимательства. В-пятых, только на основе информации осуществляется взаимодействие субъекта и объекта управления.

Информация есть свойство биологических систем или живых организмов, в том числе и человека.

Информация(от лат. Informatio – разъяснение, изложение) –самые различные сведения об объектах живой и неживой природы, процессах, отношениях между ними, которые воспринимаются их получателями, как ранее неизвестные

Таким образом, информациюможно определить как совокупность сведений, снижающих неопределенность восприятия окружающего мира. Она позволяет человеку расширять знания, развивать интеллект и эффективно использовать имеющиеся у него ресурсы соответственно его целям.

Управленческая информация, в отличие от информации в широком ее понимании, имеет определенные особенности, связанные не только с ее прагматической направленностью, но и с масштабностью применения, широтой получаемых результатов в процессе ее использования, особыми требованиями к качеству.

Значение информации для управления организацией определяется тем, что она является важнейшим ресурсом руководителя. Руководитель преобразует и развивает имеющиеся в его распоряжении ресурсы для достижении поставленных целей. Информация, люди и время являются ресурсами каждого руководителя в системе управления организацией. И роль этих видов ресурсов в экономической деятельности организаций по сравнению с традиционными – природными и капиталом – в современных условиях постоянно возрастает.

Информация выступает как основа коммуникаций в системе управления. С помощью информации осуществляется коммуникации организации с внешней средой: потребителями, поставщиками, конкурентами, государственными органами, а также между структурными подразделениями организации, между субъектом и объектом управления.

Информацияявляется предметом управленческого труда. На основе исходной информации органы управления принимают управленческие решения, организуют и контролируют их исполнение. Управленческие решения также имеют информационную природу и с этой точки зрения представляют собой производную информацию.

Таким образом, информация является с одной стороны объектом преобразования – предметом управленческого труда, на основе которого принимаются управленческие решения и ресурсом руководителя; с другой – средством связи, коммуникацией. Информация, следовательно, является основой процесса управления. Посредством различных операций с информацией осуществляются циклически повторяющиеся стадии процесса управления.

Под управленческой информациейпринято понимать определенные новые сведения, совокупность некоторых знаний о фактах, событиях, процессах или состоянии управляемого объекта, которые используются в управлении или мотивируют руководителя к некоторым управленческим действиям

Свойства информации. Управленческая информация имеет следующие особенные свойства.

1. Она всегда адресна.

2. Всегда передается посредством сигнала через канал связи, которые должны соответствовать друг другу.

3. Должна иметь количественные и качественные параметры измерения и оценки.

4. Является продуктом и предметом труда управленца.

5. Не исчезает в процессе ее использования, она может использоваться многократно, что не уменьшает ее эффективности.

6. Управленческая информация, если это необходимо, способна накапливаться беспредельно.

7. Имеет ценность и полезность.

8. Для управленческой информации характерно понятие эффективности, определяемое ее своевременностью, потерями в коммуникационных сетях, степенью использования и результативностью.

Классификация. Управленческая информация может классифицироваться по разным признакам: по ее носителю (фиксированная и нефиксированная); по степени дополнительной обработки (исходная, промежуточная, конечная); по масштабам применения (универсальная, объектная, функциональная); по взаимосвязи с реальным временем (текущая, прогностическая или плановая); по областям применения (экономическая, политическая, научно-техническая и др.); по направленности коммуникаций (горизонтальная, вертикальная); по направленности применения (универсальная, специальная) и другим критериям.

Не всякие сведения, данные, знания, факты являются информацией, а лишь те, которые пройдут через три основных фильтра: физический, смысловой и полезностный.

Информационно-управленческие фильтры– интеллектуально- физиологические системы восприятия, которые позволяют определенным образом селекционировать некоторые сведения и данные для того, чтобы они приобрели статус информации.

На уровне физического восприятия сведения или данные воспринимаются как определенные сигналы, т. е. могут быть видимы, услышаны, ощущены.

Смысловой фильтр позволяет получателю данных определить их содержание, смысл, т. е. понимание в системе ценностей получателя сигнала, его профессионализма, общей культуры и опыта.

Полезностная оценка полученных данных определяет необходимость и возможность их использования получателем для достижения определенных управленческих целей в тех или иных ситуациях.

Таким образом, если данные – это различного рода сведения, сообщения, не оказывающие влияния на поведение их получателя, то информация – только новые знания, принятые, понятые и оцененные как полезные для решения актуальных управленческих задач, побуждающие органы управления и конкретных руководителей к принятию решений.

Информационные системы.

Обеспечение эффективного управления организацией осуществляется на основе современных информационных систем, которые должны обеспечить:

· полноту информации для каждого звена и уровня управления, которая определяется как отношение информации, полученной к запрошенной или необходимой для управления;

· полезность и ценность информации характеризуется ее важностью, т. е. значимостью для управленческой деятельности;

· точность и достоверность информации, которые прямым образом определяют качество управленческого решения;

· своевременность информации означает ее необходимость именно в тот момент, когда решается та или другая проблема;

· решение актуальных управленческих проблем, без которых дальнейшее развитие организации или невозможно, или проблемно;

· экономичность и эффективность информационных систем означает, во-первых, превышение результата над затратами и, во-вторых, минимизацию всех ресурсов для достижения поставленной цели.

Конкретными критериями эффективности информационных систем управления современной организации являются:

· производительность, которая определяется количеством информационных единиц, обрабатываемых и выдаваемых пользователю в единицу времени;

· пропускная способность системы, определяемая объемом данных, которые информационная система может выдать за определенный период времени в пригодной для принятия решений форме;

· мощность системы, рассчитываемая как количество операций, совершаемых за определенный промежуток времени;

· надежность, т. е. бесперебойная работа системы в течение определенного временного интервала;

· экономичность информационной системы – цена единицы информации.

Информационный процесс и коммуникации

Информационный процесс включает операции поиска, сбора, хранения, накопления, обработки, преобразования, воспроизведения и передачи информации. В основе информационного процесса лежит обмен информацией. Система управления предприятием постоянно осуществляет обмен информацией с внешней средой, с объектом управления и внутри субъекта управления.

Информационный обмен – важнейший процесс, устанавливаемый при проектировании информационной системы, организационной структуры управления предприятием и системы управления в целом. Обмен информацией в отличие от передачи данных получил в теории управления название коммуникации (от англ. communication – связь) или связующего процесса.

Коммуникационный процесс- это процесс обмена информацией. Элементами коммуникационного процесса являются: субъекты коммуникаций: отправитель и получатель, а также сообщение и канал связи. Коммуникационный процесс включает ряд последовательных этапов:

1) выработка информации отправителем;

2) кодирование информации и выбор канала связи;

3) передача сигнала получателю;

4) получение информации получателем.

Модель коммуникационного процесса: его элементы и этапы.Термин «коммуникация» является производным от латинского слова, означающего «общее» или «разделяемое всеми». Если человек не сумел достичь взаимопонимания с теми, с кем хотел наладить контакты, значит, коммуникация не состоялась. Когда преподавателю не удается донести до слушателей основную мысль своей лекции, коммуникацию тоже следует считать несостоявшейся.

Коммуникация– процесс информационного обмена между отправителем и получателем, предполагающий определенный управленческий эффект, ведущий к достижению взаимопонимания

Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т. е. сообщений.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.

1.Отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2.Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3.Канал – средство передачи информации.

4.Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов:

1. Зарождение идеи. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Лейтмотив этапа – «не начинайте говорить, не начав думать».

2. Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонацию и жесты. Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, используемым для кодирования. К общеизвестным каналам относятся речь и письменные материалы, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты, видеоконференции.

Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом.

3. Передача. Используя канал для доставки сообщения получателю, отправитель осуществляет физическую передачу сообщения.

4. Декодирование – перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, коммуникация состоялась.