Упражнение 5. Параметрические запросы

Запросы с параметром создаются в тех случаях, когда предполагается выполнять этот запрос многократно, изменяя лишь условия отбора.

В отличие от запроса на выборку, где для каждого условия отбора создается свой запрос и все эти запросы хранятся в БД, параметрический запрос позволяет создать и хранить один-единственный запрос и вводить условие отбора (значение параметра) при запуске этого запроса, каждый раз получая новый результат.

В параметрическом запросе конкретные текстовые и числовые данные вводятся в момент действия запроса. При запуске такого запроса на экран выводится диалоговое окно для ввода значения в качестве условия отбора. В качестве параметра может быть любой текст, смысл которого определяет значение данных, которые будут выведены в запросе. Значение параметра задается в специальном диалоговом окне.

В случае, когда значение выводимых данных должно быть больше или меньше указываемого значения параметра, в поле Условие отборабланка запроса перед параметром, заключенным в квадратные скобки, становится соответствующий знак. Можно также создать запрос с несколькими параметрами, которые связываются друг с другом логическими операциями «И» и «ИЛИ». В момент запуска запроса на выполнение MS Access отобразит на экране диалоговое окно для каждого из параметров.

Если нам нужно узнать, кто из сотрудников родился в мае, июне и т.д., то каждый раз придется создать новый запрос или изменить условие в существующем запросе Дни рождения.Данная процедура является неудобной и занимает много времени.

При создании запроса в режиме «Конструктор» в условиях отбора можно записать не только выражение с численными значениями, например, <20, но и с параметрами, например: [<имя параметра>]. В последнем случае численное значение параметра будет запрашиваться при открытии запроса.

Можно создать запрос, в результате которого выводится приглашение на ввод нескольких данных, например двух дат.

1. Для создания запроса с параметромпользователю необходимо ввести в квадратных скобках текстовое сообщения на ввод данных в строке Условие отбора бланка запроса, т.е. в качестве условия введите параметр, заключенный в квадратные скобки (например, [Введите название] или >[Выше какого роста?])

Рис. 19. Создание запроса с параметром

2. Запись Like [Введите дату]означает, что при открытии запроса появится диалоговое окно (рис. 10) с текстом «Введите дату» и полем для ввода условия отбора. Если ввести условие *.04.*, то в запросе появится список сотрудников, родившихся в апреле. Запустите запрос еще раз и введите значение *.05.*, посмотрите, как изменился запрос.

Рис. 20. Окно для ввода условий отбора

3. Измените запрос «Телефоны» так, чтобы при его запуске выводилось диалоговое окно с сообщением «Введите фамилию». Поскольку в запросе нужно вывести конкретную фамилию, в условии отбора слово Like писать не надо.

4. Измените запрос «Телефоны» так, чтобы при его запуске запрашивались не только фамилии, но и имя сотрудника.

5. Самостоятельно создавайте запрос «Выполненные заказы»,содержащий следующие сведения: фамилия и имя сотрудника, название компании, с которой он работает, отметка о выполнении и сумма заказа. Данные запроса возьмите из нескольких таблиц.

6. В условии отбора для логического поля Отметка о выполнении введите Да,чтобы в запросе отображались только выполненные заказы.

7. Сделайте так, чтобы столбец Отметка о выполнении не выводился на экран.

Контрольные вопросы

1. Для чего предназначены запросы?

2. Какие виды запросов вы знаете?

3. С помощью чего можно создавать запросы?

4. Можно ли создавать запросы на основе нескольких таблиц?

5. Как формируется условие отбора записей?

6. Как задать несколько условий отбора по одному полю?

7. С какой целью используется группировка в запросах?

8. Как можно сделать вычисления в запросах?

9. Для чего используют запрос с параметром?

Занятие 4. Создание отчетов

Отчет – это средство для отображения данных при выводе на печать. В Access 2010 отчет представляет собой форму специального типа, предназначенную для вывода на печать. Но в отличие от форм отчеты не предназначены для вывода в окне, а только для печати, т.е. создают не экранные, а печатные документы.

Данные в них располагаются в различной форме. В отличие от распечаток таблиц или запросов отчет дает более широкие возможности сортировки и группировки данных, он предоставляет возможность добавлять итоговые значения, а также поясняющие надписи, колонтитулы, номера страниц, стили и различные графические элементы.

Отчет формируется на основе созданных в базе данных таблиц и запросов

Создавать отчеты в базе данных Access можно несколькими способами:

· с помощью Мастер отчетов;

· в режиме Конструктора.