Задачи кадровой работы на предприятии

Основные задачи кадровой работы на предприятии можно распределить по направлениям.

Учетно-контрольное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

- прием работников на предприятие;

- учет работников;

- увольнение работников;

- работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящимися в отпусках, отсутствующими по болезни, убывшими в командировки и т.п.).

Планово-регулятивное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

- подбор (поиск и отбор) работников для предприятия;

- расстановка работников предприятия;

- перемещение работников предприятия;

- становление в должности и адаптация работников.

Отчетно-аналитическое направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

- изучение работников;

- оценка работы работников;

- аналитическая работа;

- подготовка отчетов.

Координационно-информационное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

- профессиональная подготовка (обучение и переподготовка) работников;

- организация приема работников предприятия (по служебным и личным вопросам);

- работа с письменными обращениями работников предприятия;

- архивная и справочная работа.

Организационно-методическое направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

- документирование деятельности работников предприятия;

- кадровая работа в подразделениях предприятия;

- планирование кадровой работы;

- руководство кадровой работой.

Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы организации, при этом учитываются:

- размеры организации;

- направление бизнеса (производство, торговля, сфера оказания услуг населению);

- стратегические цели организации;

- стадия развития организации;

- численность персонала;

- приоритетные задачи работы с персоналом.

Обязанности и структура отдела кадров могут быть различны и в зависимости от вида деятельности организации.

Классический подход к управлению персоналом получил название «управление кадрами»». Все управление персоналом сосредоточивается в отделе кадров и направлено на то, чтобы обеспечить наличие нужных людей в нужное время в нужных местах и освобождение от ненужных. Руководство людьми представляет собой самостоятельную функцию, осуществляемую непосредственно линейными руководителями независимо от кадровых служб.

К главным задачам системы управления персоналом относят:

1. обеспечение организации квалифицированными кадрами;

2. создание необходимых условий для эффективного использования знаний, навыков и опыта работников;

3. совершенствование системы оплаты труда и мотивации;

4. повышение удовлетворенности трудом всех категорий персонала;

5. предоставление работникам возможностей для развития, повышения квалификации и профессионального роста; стимулирование их творческой активности;

6. формирование и сохранение благоприятного морально-психологического климата;

7. совершенствование методов оценки персонала; управление внутренними перемещениями и карьерой сотрудников;

8. участие в разработке организационной стратегии.

Принципами построения современной системы управления персоналом считаются:

• эффективность подбора и расстановки сотрудников;

• справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение не только за индивидуальные, но и за коллективные достижения;

• продвижение работников в соответствии с результатами труда, квалификацией, способностями, личными интересами, потребностями организации;

• быстрое и эффективное решение личных проблем.

Работа служб персонала имеет два направления: тактическое и стратегическое. В рамках первого осуществляется текущая кадровая работа: анализ состояния и планирование потребностей в кадрах, разработка штатных расписаний, осуществление набора, оценки и отбора персонала; тестирование; планирование ближайших кадровых перемещений и увольнений, текущий учет и контроль, подготовка, переподготовка и повышение квалификации, формирование резерва на выдвижение, пропаганда организационных ценностей и воспитание персонала в их духе.

Главным направлением деятельности кадровых служб считается формирование трудовых ресурсов: планирование потребности в них и организация практических мероприятий по набору кадров, разрешение конфликтов, проведение социальной политики.

Суть кадровой работы состоит в определении того, что конкретно, кем, как и с помощью чего должно делаться на практике в данный момент в сфере управления персоналом. Решение этих повседневных задач основывается на административных методах.

Стратегическое направление работы служб персонала ориентировано на формиро­ва­ние кадровой политики организации.

Кадровая политика

Под кадровой политикой обычно понимают систему теоретических взглядов, идей, требований, принципов, определяющих основные направления работы с персоналом, ее формы и методы. Она определяет генеральное направление и основы работы с кадрами, общие и специфические требования к ним, и разрабатывается собственниками организации, высшим руководством, кадровыми службами.

Основной целью кадровой политики является своевременное обеспечение организации персоналом требуемого качества и необходимой численности. Другими ее целями можно считать:

1) Обеспечение условий реализации предусмотренных трудовым законода­тель­ст­вом прав и обязанностей граждан.

2) Рациональное использование кадрового потенциала.

3) Формирование и поддержание эффективной работы трудовых коллективов.

Основными разновидностями кадровой политики считаются:

- политика подбора кадров,

- политика обучения,

- политика оплаты труда,

- политика формирования кадровых процедур,

- политика социальных отношений.

В крупных компаниях кадровая политика обычно официально декларируется и подробно фиксируется в общих корпоративных документах: меморандумах, инструкциях, регламентирующих важнейшие аспекты управления человеческими ресурсами. В небольших фирмах она, как правило, специально не разрабатывается, а существует как система неофициальных установок владельцев.

Считается, что письменное оформление кадровой политики позволяет четко и наглядно отразить взгляды администрации, убедить персонал в ее доброй воле; улучшить взаимодействие подразделений; внести единообразие и последовательность в процесс принятия кадровых решений; информировать персонал о правилах внутренних взаимоотношений; улучшить морально-психологический климат.

Кадровая политика должна опираться на такие принципы, как справедливость, последовательность, соблюдение трудового законодательства, равенство и отсутствие дискриминации. Иногда, правда, она имеет дискриминационный характер по возрастному, национальному, половому признакам, т.е. противоречит действующему трудовому законодательству. Ситуация в этом вопросе остается неблагоприятной.

Однако работодателям, ориентирующимся на сиюминутные выгоды, следует помнить, что в перспективе такая политика ущербна, поскольку ухудшает имидж организации, существенно снижает возможности выбора кадров, стимулирует их отток, может привести к ненужным судебным и иным разбирательствам. Не случайно западные фирмы стараются избегать нарушений в этой области.

В основе формирования кадровой политики лежат: анализ структуры персонала и эффективности использования рабочего времени, прогнозы развития производства и занятости. Иногда эта работа проводится с помощью специальных консалтинговых организаций, и хотя оплата их услуг весьма высока, отдача в двадцать раз перекрывает затраты.

Кадровая политика организации определяется рядом факторов, которые можно разделить на внутренние и внешние.

К внешним относятся национальное трудовое законодательство; взаимоотношения с профсоюзом; состояние экономической конъюнктуры; перспективы развития рынка труда.

Внутренними факторами являются структура и цели организации; террито­риа­ль­ное размещение; применяемые технологии; господствующая культура; сложившиеся отношения и морально-психологический климат в коллективе.

Кадровая политика основывается на кадровой концепции организации, являю­щейся, наряду с производственной, финансово-экономической, научно-технической, маркетинго­вой политикой, элементом общей концепции развития организации.

Главными направлениями кадровой политики являются:

1. определение основных требований к персоналу в свете прогноза внутренней и внешней ситуации, перспектив развития организации;

2. формирование новых кадровых структур и разработка процедур механизмов управления персоналом;

3. формулирование концепции оплаты труда, материального и морального стимулирования работников в свете намеченной стратегии бизнеса;

4. выбор путей привлечения, использования, сохранения и высвобождения кадров, помощи в трудоустройстве при массовых увольнениях;

5. развитие социальных отношений;

6. определение путей развития кадров, обучения, переобучения, повышения их квалификации или массовой переподготовки в связи с переходом к новым технологиям, продвижения, омоложения, стимулирования досрочного выхода на пенсию лиц, не соответствующих изменившимся требованиям и не способных освоить новые направления и методы работы;

7. улучшение морально-психологического климата в коллективе, привлече­ние рядовых работников к участию в управлении организацией.

Механизм реализации кадровой политики представляет собой систему планов, норм и нормативов, организационных, административных, социальных, экономических и иных мероприятий, нацеленных на решение кадровых проблем и удовлетворение потребностей организации в персонале.

2.4. Кадровое планирование и его принципы

Планирование можно рассматривать в двух аспектах. В широком смысле – это деятельность по выработке политики, стратегии организации и способов их реализации, в узком – деятельность по составлению официальных документов – планов.

В рамках кадрового планирования, являющегося элементом общей системы планирования организации, решаются задачи обеспечения ее рабочей силой необходимой численности и качества, ее эффективного использования, совершенствования социальных отношений.

Специфика кадрового планирования состоит в наличии двух подходов:

- самостоятельного для организаций, продуктом деятельности которых является персонал,

- подчиненного производственным, финансовым, коммерческим и иным планам – для остальных.

Таким образом, планирование персонала является в большинстве случаев вторичным, производным по отношению к общей системе внутрифирменного планирования, а планы по персоналу дополняют и конкретизируют иные виды планов и программ.

С помощью кадрового планирования можно определить, например:

• сколько работников, какой квалификации, когда и где будут необходимы;

• какие требования предъявляются к тем или иным категориям работников (профессионально-квалификационные модели должностей, профессиональные стандарты);

• каким образом привлечь нужный и сократить ненужный персонал;

• как использовать персонал в соответствии с его потенциалом;

• как обеспечить развитие этого потенциала, повысить квалификацию людей;

• как обеспечить справедливую оплату труда, мотивацию персонала и решить его социальные проблемы;

• каких затрат потребуют проводимые мероприятия.

Процесс планирования персонала, как и планирование вообще, базируется на ряде принципов, т.е. правил, которые необходимо учитывать в ходе его осуществления.

Основным из них считается участие максимального количества сотруд­ни­ков­ организации в работе над планом уже на самых ранних этапах его составления. При составлении социальных планов этот принцип является безусловным, в остальных случаях его применение желательно.

Вторым принципом планирования персонала считается его непрерыв­ность, обусловленная соответствующим характером хозяйственной деятельности организации и тем обстоятельством, что сам персонал находится в постоянном движении. В соответствии с этим принципом планирование рассматривается не как единичный акт, а как постоянно повторяющийся процесс. Принцип непрерывности требует, чтобы все планы разрабатывались с учетом перспектив, а также того, что они послужат основой составления планов в будущем, и очередные планы базировались бы на предшеству­ю­щих, учитывали результаты их выполнения, т.е. соблюдалась определенная преемственность.

Непрерывность планирования позволяет реализовать такой его принцип, как гибкость, подразумевающий возможность постоянного внесения коррективов в ранее принятые кадровые решения или их пересмотра в любой момент в соответствии с изменяющимися обстоятельствами. Для обеспечения гибкости в планы закладываются так называемые подушки, дающие при необходимости свободу маневра в определенных пределах.

Единство и взаимосвязь деятельности отдельных частей организации требует соблюдения в планировании такого принципа, как согласование планов по персоналу в форме координации и интеграции. Координация осуществляется «по горизонтали» – между подразделениями одного уровня, а интеграция – «по вертикали», между выше- и нижестоящими уровнями.

Важным принципом планирования является экономичность, суть которой состоит в том, чтобы затраты на составление плана были меньше эффекта, приносимого его выполнением.

Еще одним принципом планирования является создание необходимых условий для выполнения плана.

Перечисленные выше принципы являются универсальными, пригодными для различных уровней управления, в то же время на каждом уровне могут применяться и свои специфические принципы.

Например, при планировании в подразделении важную роль играет принцип узкого места, говорящий, что общую результативность будет определять работник, обладающий самой низкой производительностью. В то же время на уровне организации этот принцип обычно не применяется.

Планирование персонала должно обеспечивать максимальное раскрытие способностей работников и их мотивацию, учет экономических и социальных последствий решений, принимаемых в фирме. Поскольку персонал является решающим фактором деятельности любой организации, об эффективности его планирования свидетельствует степень достижения организационных целей.