Использование подстановок при определении структуры таблиц и вводе данных в них

Мастер подстановок позволяет формировать для нужного поля список значений, который может содержать данные другой таблицы или запроса, либо состоять из фиксированного набора значений. В обоих случаях Мастер подстановок облегчает ввод данных и обеспечивает их достоверность.

Если первичными ключами являются поля типа “счетчик”, то использование подстановок является единственным разумным способом организации ввода данных в связанные таблицы. В этом случае вообще отпадает необходимость видеть первичные и внешние ключи таблиц и оперировать с ними.

Так, например, чтобы не вводить в поле КодФакультета таблицы Группы ни о чем не говорящие целые числа (значения первичных ключей из таблицы Факультеты), следует определить для этого поля подстановку наименования факультета с выбором его из комбинированного списка. Тогда при вводе данных в таблицу Группы пользователю будет достаточно выбрать из списка нужное название факультета, а его код будет подставлен в таблицу автоматически.

Для вызова Мастера подстановок нужно открыть соответствующую таблицу (в нашем примере - Группы) в режиме конструктора, выбрать поле подстановки (в нашем примере - КодФакультета), перейти в колонку Тип данныхи из списка доступных типов полей выбрать элемент Мастер подстановок. Если между таблицами уже установлена связь, то Access предложит разорвать ее.

Первое диалоговое окно Мастера подстановок предлагает выбрать источник формирования списка: на основе данных таблицы/запроса или фиксированный набор значений. В данном случае нужно выбрать первый вариант.

В следующем окне из приведенного списка таблиц следует выбрать таблицу, являющуюся источником данных для списка. В нашем примере такой таблицей является таблица Факультеты.

В третьем окне Мастера подстановок из списка доступных полей нужно выбрать поля, значения которых будут фигурировать в списке подстановки. В нашем примере надо выбрать поля Код и НаименованиеФак.

В следующих окнах можно задать порядок сортировки элементов списка (например, по наименованию факультета), установить ширину столбцов и скрыть ключевой столбец, задать подпись для поля подстановки и включить проверку целостности данных.

После этого следует нажать кнопку Готово для завершения процесса создания комбинированного списка подстановки. При этом между таблицами автоматически создается соответствующая связь. На вкладке Подстановка в окне свойств поля подстановки можно увидеть результаты работы Мастера. Следует заметить, что создать комбинированный список в поле подстановки можно и без использования Мастера, путем непосредственного выбора и ввода свойств поля на вкладке Подстановка.

Другая возможность использования Мастера подстановок - это создание списков с фиксированными значениями. Этой возможностью следует пользоваться в тех случаях, когда подставляемые значения берутся не из таблицы, а представляют собой конечный набор значений некоторого атрибута. Пусть, например, стипендия студента может принимать только 3 возможных значения: 0 – отсутствует, 1000 руб. – обычная и 1500 руб. – повышенная. Тогда вместо ввода этих значений в соответствующее поле можно создать в этом поле список подстановки с тремя фиксированными значениями.

Изменение структуры таблиц

В режиме конструктора таблицы можно изменять имена, типы и свойства полей, порядок их следования, удалять и добавлять поля.

Для изменения имени поля нужно перейти в строку с этим полем в окне конструктора таблицы и внести изменения в столбце Имя поля.

Для вставки нового поля нужно установить курсор на поле, перед которым оно будет вставлено, и выполнить команду Вставить строки из контекстного меню, всплывающего по щелчку правой кнопкой мыши.

Для удаления поля нужно установить курсор на строку с его именем и выполнить команду Удалить строки из контекстного меню или выделить строку с полем и нажать клавишу Delete.

Для изменения типа поля или его свойств нужно выделить это поле, перейти в столбец Тип данных, раскрыть список типов данных и выбрать нужное значение, а затем изменить при необходимости свойства поля в нижней части окна.

По умолчанию порядок столбцов в режиме таблицы совпадает с последовательностью расположения полей в структуре таблицы. При просмотре таблицы этот порядок легко изменить, сделав более удобным.

Для этого в режиме таблицы следует полностью выделить нужный столбец, щелкнув на его заголовке, и перенести область выделения в новое место.

Для сохранения всех изменений достаточно просто закрыть окно конструктора.