Создание, редактирование и использование шаблонов

Цель Занятия

Занятие служит для получения практических навыков по созданию и использованию нового шаблона рабочей книги.

Основные сведения о шаблонах

Шаблон – это книга, создаваемая и используемая как начальный вариант всех новых книг. В Microsoft Office Excel 2013 файл шаблона (XLTX) может включать данные и элементы форматирования, а файл шаблона с поддержкой макросов (XLTM) – также макросы[2].

EXCEL поддерживает три типа шаблонов:

· Шаблон стандартной рабочей книги (Книга.xlt). Он служит основой для новых рабочих книг;

· Шаблон стандартного рабочего листа (Лист.xlt). Служит основой для новых рабочих листов, вставляемых в рабочую книгу;

· Новый шаблон рабочей книги. Обычно это готовая к использованию рабочая книга, содержащая формулы. К этому типу шаблонов относятся шаблоны, которые находятся в папке Шаблоны.

Примечание. Можно скопировать в папку «Шаблоны» любую книгу Excel, а затем использовать ее как шаблон, не сохраняя в формате файла шаблона (XLTX или XLTM).

В Microsoft Windows XP путь к папке «Шаблоны» обычно выглядит так: C:\Documents and Settings\1\Application Data\Micro-soft\Шаблоны.

Содержание Занятия

Занятие заключается в создании нового шаблона рабочей книги со встроенными элементами управления, в создании документа на основе шаблона и корректировке уже созданного шаблона.

Выполнение Занятия

1. Откройте новую рабочую книгу и удалите из нее все листы кроме первого. Для этого:

· выделите ярлыки листов, которые необходимо удалить;

· щелкните правой клавишей мыши по выделенной группе ярлыков листов и выберите в контекстном меню команду Удалить.

2. Используя имеющиеся в Excel средства форматирования, подготовьте рабочий лист в качестве шаблона для факса:

· перед вводом данных уменьшите ширину столбцов A, C, E, G.

· введите данные на основании факса, приведенного на рис.1. Для назначения шрифтов и линий используйте кнопки группы Шрифт на вкладке Главная;

· в ячейку H10 введите формулу для вывода текущей даты =ТДАТА()(см. рис. 1).

Рис 1. Шаблон для факса

3. Создайте новые стили и примените их при вводе данных.

Стиль ячейки – это определенный набор параметров форматирования, таких как шрифты и размеры шрифтов, форматы чисел, границы и заливка ячеек.

Создайте новый стиль и примените его для ввода данных «Кому» и «Фирма». Для этого:

· выполните команду Главная/Стили/Стили ячеек /Соз­дать стиль ячейки;

· в диалоговом окне Стиль в поле Имя стиля введите Мой стиль 1 и нажмите кнопку Формат;

· в окне Формат ячеек на вкладке Шрифт выберите Шрифт – Calibri (Основной текст), Начертание – курсив, Размер – 11, Цвет – светло-синий;

· два раза нажмите ОК;

· выделите строки 5, 7, 8;

· выполните команду Главная/Стили/Стили ячееки выберите пользовательский формат «Мой стиль 1».

4. Самостоятельно создайте еще один стиль (выберите новый шрифт, измените начертание и размер, выберите цвет, вид рамки и заливки) и примените его к ячейкам с 17 по 27 строку.

5. Сохраните подготовленный рабочий лист в качестве шаблона. Для этого:

· выполните команду Файл/Со­хранить как…;

· в диалоговом окне Сохранение документа выберите тип файла Шаблон Excel(*.xlsx);

· введите имя файла FAX;

· нажмите кнопку Сохранить;

· закройте программу MS Excel.

6. Создайте факс на основе созданного шаблона FAX.xltx:

· загрузите программу MS Excel 2013;

· выполните команду Файл/Создать;

· в диалоговом окне Создание документавыберите папку Мои шаблоны и имя шаблона FAX.xltx;

· нажмите OK.

7. Введите произвольную информацию в загруженный шаблон. Начиная с 17 строки, введите текст передаваемого по факсу сообщения. Проанализируйте изменение форматов вывода при вводе данных в строки 5, 7, 8, 17-27.

8. Сохраните созданный документ с именем «Факс» и закройте его, не закрывая программу MS Excel.

9. Откорректируйте шаблон с целью защиты от записи группы ячеек. Для этого:

· выполните команду File/Создать;

· в диалоговом окне Создание документавыберите папку Мои шаблоны и имя шаблона FAX.xltx;

· нажмите OK;

· выделите несмежные области, в которых не требуется защита от изменений (диапазон ячеек в строках 5, 7, 8, 11-14, 17-27, блок ячеек С10:D10). Выделять при нажатой клавише CTRL;

· выполните команду Главная/Ячейки/Формат/Формат яче-ек/Защита;

· на вкладке Защита снимите флажок Защищаемая ячейка;

· нажмитеOK;

· для защиты листа выполните команду Рецензирование/Изменения/Защитить лист;

· в диалоговом окне «Защита листа» введите пароль (запомните его!) и нажмите OK;

· подтвердите введенный ранее пароль и снова нажмите OK.

10. Сохраните откорректированный шаблон с именем FAX1.xlxt и закройте его.

11. Загрузите шаблон FAX1.xlxt для создания нового факса.

12. Выполните попытку редактирования названия фирмы «Рога и копыта», изменения даты и других защищенных ячеек. Закройте документ.

13. Снимите защиту с шаблона с целью добавления в него элементов управления. Для этого:

· откройте шаблон факса с именем FAX1.xltx;

· для снятия защиты выполнить команду Рецензиро­вание/Изменения/Снять защиту листа;

· в диалоговом окне «Снять защиту листа» введите пароль и нажмите OK;

14. Встройте в шаблон некоторые элементы управления, чтобы бланк можно было использовать не только для факса, но и для письма (см. рис 2.).

Рис. 2. Шаблон с элементами управления

Для этого:

· вставьте несколько (8) пустых строк в верхнюю часть ра­бочего листа;

· добавьте вкладку Разработчик на ленту. Для этого:

- откройте вкладку Файл;

- нажмите кнопку Параметры и выберите категорию Настройка ленты;

- в списке Основные вкладки установите флажок Разработчик и нажмите кнопку ОК;

· разместите на рабочем листе элемент управления (объект) Счетчик по команде Разработчик/Элементы управления/Вставить/Элементы управления формы/Счетчик (элемент управления формы);

· установите курсор (крестообразной формы) на место размещения этого объекта на рабочем листе, нажмите левую клавишу мыши и растяните рамку на необходимый размер, затем отпустите клавишу мыши (см. рис. 2);

· над объектом Счетчик разместите аналогичным образом элемент управления формы Подпись с текстом «Срочность»;

· рядом с внедренными объектами разместите два эле­мента управления формы Переключатель с названиями «Факсом» и «Почтой»;

· объедините кнопки объектов Переключатель с помощью элемента управления формы Группа в группу «Отправитель».

15. Определите действия для объекта Счетчик. Для этого:

· щелкните по нему правой клавишей мыши;

· в контекстном меню выберите команду Формат объекта;

· на вкладке Свойства уберите флажок Выводить объект на печать;

· на вкладке Элемент управления диалогового окна Формат элемента управлениявведите соответственно 1, 1, 3, 1 в окошки ввода Текущее значение, Минимальное значение, Максимальное значение и Шаг изменения, а в окно ввода Связь с ячейкой введите адрес той ячейки, в которую выбранные значения будут помещены (например, $L$6);

· нажмите ОК;

· введите в область рабочего листа, например, L2:M4 таблицу 1:

Таблица 1

· в ячейку, расположенную под названием бланка (например, J12) введите формулу вывода срочности, установленной объектом Счетчик:

=ВПР(L6; L2:M4;2);

· проверьте действие объекта Счетчик.

16. Определите действия для переключателя «Факсом». Для этого:

· щелкните по нему правой клавишей мыши;

· в контекстном меню выберите команду Формат объекта;

· на вкладке Свойства уберите флажок Выводить объект на печать;

· на вкладке Элемент управления диалогового окна Формат элемента управления выберите в поле Значение переклю­чатель «установлен», в окне Связь с ячейкой введите ссылку на любую свободную ячейку (например, $L$1);

· нажмите ОК.

17. Определите действия для переключателя «Почтой» аналогично п. 16, только в поле Значение выберите переключатель «снят».

18. В ячейку, расположенную под названием бланка (напри­мер, J11) введите формулу вывода поля для указания номера факса при выборе переключателя «Факсом»:

=ЕСЛИ(L1=1;”ATTN______________”;””)

19. Введите в область рабочего листа, например O1:Q6, табл.2:

Таблица 2

Во второй и третий столбец первой строки таблицы 2 введите пробелы.

20. Встройте в шаблон элемент управления Список для автоматического заполнения строки «Кому» на основании данных табл. 2 (см. рис.2). Для этого:

· разместите на рабочем листе элемент управления Список по команде Разработчик/Элементы управления/Вставить/Эле-менты управления формы/Список;

· установите курсор (крестообразной формы) на место размещения этого элемента на рабочем листе, нажмите левую клавишу мыши и растяните рамку на необходимый размер, затем отпустите клавишу мыши;

· над объектом Список разместите аналогичным образом объект Подпись с текстом «Список адресатов».

21. Определите действия для объекта Список и заполнения строки «Кому». Для этого:

· щелкните по нему правой клавишей мыши;

· в контекстном меню выберите команду Формат объекта;

· на вкладке Свойства уберите флажок «Выводить объект на печать»;

· на вкладке Элемент управления диалогового окна Формат элемента управления введите:

– в окно ввода Формировать список по диапазону блок ячеек табл. 2, содержащий фамилии адресатов (с первой строкой);

– в окно ввода Связь с ячейкой адрес той ячейки, в которую выбранное значение будет помещено (например, $L$7);

· нажмите кнопку OK;

· в ячейку строки «Кому» (например, В13) введите формулу вывода фамилии выбранного в списке адресата (используйте функцию ВПР);

· проверьте действие объекта Список.

22. Самостоятельно внедрите объект Поле со списком с названием «Список фирм» для создания раскрывающегося списка выбора названий фирм, определите действия для объекта Поле со списком и заполнения строки «Фирма».

21. Просмотрите шаблон факса перед печатью. Для этого выполните команду Файл/Печать и в появившемся окне предварительного просмотра убедитесь, что вставленные в шаблон элементы управления не будут выводиться напечать. Для внедрен­ных объектов управления, которые вывелись на печать, необходимо в диалоговом окне Формат элемента управления на вкладке Свойства уб­рать флажок Выводить объект на печать.

22. Выберите в объектах Список и Поле со списком элементы без текста. Сохраните шаблон и закройте его.

23. Создайте факс на основе шаблона, используя для заполнения управляющие элементы. Сохраните документ в личной папке с именем lab5.xlsxи закройте его.

ЗАНЯТИЕ № 6