Информационное обеспечение управления

Любая управленческая деятельность основывается на информации, на её сборе, обработке, использовании для оптимального принятия решений и эффективной деятельности организации.

Информация (от лат. informatio - разъяснение, изложение) представляет собой передачу различного рода сведений между передающей и принимаемой системой устным, письменным или каким-либо другим способом.

Управленческая информация является совокупностью сведений, с помощью которых возможно воздействие на управляемую систему и уменьшающих неопределенность управления и принятия решений. Управление в организации предполагает воспроизводство, переработку и использование информации. В.Г. Афанасьев включает в работу с информацией следующие компоненты:[37]

· производство информации в виде научных исследований, изобретений, открытий; обобщения практического опыта в области производства, культуры, образования, социально-политической жизни и т.д.;

· сбор, отбор, оценка информации, необходимой для управления;

· аналитико-синтетическую переработку информации (библиографическое описание, классификацию, предметизацию, аннотирование, реферирование, перевод, кодирование);

· хранение и поиск информации;

· размножение и распространение информации, передача ее потребителю;

· использование информации;

· контроль над эффективностью использования информации.

Наличие большого потока информации нередко ставит в тупик управленцев, которые не умеют качественно с нею работать, что незамедлительно отражается на темпе и эффективности работы всей организации. Для успешного использования информации управленцем необходимо, прежде всего, наличие у него необходимых знаний, навыков, умений в плане её обработки, а сама информация должна обладать следующими особенностями:

· Информация должна быть точной, чёткой и ясной, для однозначного её восприятия. Такая информация должна содержать отчёты, справки, сведения, не допускающие двоякого истолкования, а также графики, таблицы, схемы для лучшего её восприятия.

· Оптимальность и полнота информации. Информация должна содержать необходимые сведения по выполняемой работе, которые являются исчерпывающимися для этого вида деятельности.

· Информация должна быть объективна. Все передающиеся сведения должны соответствовать реальному положению дел, без искажений.

· Информация должна быть своевременна и оперативна. Используемая вовремя информация способствует быстрому и эффективному достижению поставленных целей.

· Применение современных информационных технологий.

В настоящее время существует много сложных информационных технологий, которые применяются в управленческой деятельности. Информационная управленческая система представляет собой сложную многокомпонентную систему на базе компьютера, которая объединяет людей, процедуры обработки информации и оборудование. Информационная управленческая система работает как автоматизированная система управления (АСУ), предоставляя руководителю информацию для принятия напрограммированных решений (текучесть кадров, недоплата налогов и т.д.).

Также в управлении большое значение имеют системы управления базами данных (СУБД). Такие системы представляют собой пакет программ, обеспечивающих системный, интегрированный подход к организации данных и доступ к ним. Современные информационные технологии в управлении позволяют в короткий срок получить информацию, переработать её, перевести в новое качество. К таким информационным технологиям можно отнести автоматизацию офисных операций:

· текстовые редакторы в короткий срок позволяют подготовить тексты для дальнейшей работы: копирование, редактирование, сортировка по файлам, обеспечивает доступ всех сотрудников к тексту;

· электронная почта обеспечивает связь в удобное время;

· факсимильные аппараты позволяют передавать документы в оригинальном виде и за короткий срок;

· автоматизированные рабочие места сокращают рутинные операции, позволяя высвободить значительную часть времени специалиста для других операций;

· проведение телеконференций обеспечивает возможность личного общения на большом расстоянии, экономя т.о. большое количество ресурсов.

Кроме этого в управлении применяются системы поддержки принятия решений (СППР). Это компьютерная информационная система, позволяющая на базе предоставления информации, манипуляции множества данных, построения разнообразных управленческих моделей и сценариев принимать сложные управленческие решения.

Ещё один вид информационных технологий – это экспертные системы («интеллектуальные консультативные системы). Такие системы на основании вложенных базы знаний способны делать выводы, исходя из заданных фактов и правил. С их помощью, возможно, проводить анализ инвестиционных проектов, определять характер чрезвычайных действий в условиях экстремальных ситуациях.

Информационные управленческие технологии позволяют значительно улучшить управленческую деятельность и расширить её возможности. Но для использования таких технологий необходима компьютерная грамотность руководителей и возможность её постоянное повышение. Руководитель должен не только владеть компьютерной грамотой, но уметь применять в различных ситуациях ту или иную технологию для эффективного управления и оптимальной работы всей организации.

Контрольные вопросы

1. Что такое коммуникативный процесс?

2. Какие существуют виды коммуникации?

3. Что такое коммуникативные барьеры?

4. Какое значение несёт в себе невербальная коммуникация?

5. Какими особенностями должна обладать управленческая информация?

6. Какие информационные технологии могут быть использованы в компании?