Создание запроса с помощью Мастера запросов
Откройте вкладку Создание и выберите кнопку Мастер.
1. Укажите Простой запрос и нажмите Ок.
2. Из списка доступных полей таблиц выберите нужные.
3. Выберите кнопку Далее, введите имя запроса и выберите кнопку Готово.
Отчеты
Инструментальные средства Microsoft Office Access обеспечивают создание отчетов практически любой степени сложности.
Отчеты предназначены для вывода информации на печать. В отличие от распечаток таблиц или запросов отчет дает более широкие возможности сортировки и группировки данных, он предоставляет возможность добавлять итоговые значения, а также поясняющие надписи, колонтитулы, номера страниц, стили и различные графические элементы.
Можно создать отчет с помощью команды Отчет, которая находится в группе Отчеты на вкладке Создание. При этом происходит незамедлительное формирование отчета без запроса дополнительной информации. Причем в этот отчет включаются все записи базовой таблицы или запроса.
Воспользуемся Мастером отчетов, который в интерактивном режиме обеспечивает «конструирование» отчета, для этого:
1. В окне базы данных выполните команду: вкладка ленты Создание ®Мастер отчетов (группа Отчеты).
2. Выберите из списка таблицу (или запрос), которая будет использована как источник данных.
3. В появившемся диалоговом окне Создание отчетов переместите все нужные поля в область «выбранные поля».
4. При необходимости измените последовательность полей и нажмите Далее.
5. При необходимости задайте требуемый порядок сортировки и нажмите Далее.
6. Выберите вид макета для отчета.
7. Выберите требуемый стиль и нажмите Далее.
8. Задайте имя отчета и нажмите Готово.
Практическая часть
Задание 1.
Откройте свою базу данных «Библиотека».
Создайте отчет с помощью Мастера отчетов.
Откройте вкладку Создание, меню Отчеты.
Выберите Мастер отчетов и таблицу «Книги».
Выберите нужные поля, которые будут участвовать в отчете, нажмите кнопку «Далее».
В новом окне выберите поля для группировки так, чтобы сначала было указано поле «Название», нажмите кнопку «Далее».
На этом шаге отсортируйте данные по алфавиту, нажмите кнопку «Далее».
Выберите вид макета Ступенчатый и щелкните по кнопке «Далее».
Выберите стиль отчета: Открытая и щелкните по кнопке «Далее».
Задайте имя отчета: «Отчет1» и щелкните по кнопке «Готово». Вы попадете в режим просмотра отчета.
Закройте отчет согласившись с сохранением.
Задание 2
Создайте Пустой отчет в столбец на базе таблицы «Библиотека» и сохраните его с именем «Библиотека им. В.И. Ленина».
С помощью Конструктора измените цвет букв заголовка, их размер и шрифт.
Задание 3.
Создайте почтовые наклейки.
Откройте вкладку Создание, меню Отчеты.
Выберите таблицу «Книги», команда Наклейки.
В следующем окне щелкните по кнопке «Далее».
В следующем окне выберите шрифт, размер шрифта, насыщенность и цвет, вновь щелкните по кнопке «Далее».
В следующем окне создайте прототип наклейки, напечатав слово «О книге» и выбрав соответствующие поля, щелкните по кнопке «Далее».
В следующем окне укажите поля для сортировки (Название, Год издания), щелкните по кнопке «Далее».
Введите имя отчета «Наклейки» и щелкните по кнопке «Готово».
Задание 4.
Откройте свою учебную базу данных.
Создайте запрос на выборку авторов книг, которые есть в наличии с помощью Мастера запросов.
На панели инструментов выберите команду <Мастер запросов>.
В появившемся диалоговом окне выберите <Простой запрос> и щелкните по кнопке <OK>.
В следующем окне выберите таблицу, по которой строится запрос (<Библиотека>), и те поля, которые участвуют в запросе. Перенесите их в правую часть окна с помощью кнопки, нажмите<Далее>. В следующем окне тоже нажмите <Далее>.
В другом окне дайте название запроса «Авторы» и нажмите <Готово>.
Появится таблица <Библиотека>, в которой отражены авторы и наличие книг.
Примечание: Галочки в каждом поле означают, что по вашему выбору можно включить или убрать любое поле на выборку.
Перейдите в режим таблицы, ответив <Да> на вопрос о сохранении запроса.
С помощью <Конструктора запросов> создайте запрос на выборку по таблице <Книги>.
Щелкните по таблице <Книги>, зайдите в меню <Создание>, выберите команду<Конструктор запросов>.
Добавьте нужную таблицу в поле запроса. Выделите её в списке и щелкните по кнопке<Добавить>. Закройте окно <Добавление таблицы>.
Выберите авторов, чьи фамилии начинаются на букву «В» и называние книги на букву «А». Для этого:
- добавьте в строку <Поле> два поля <Автор> и <Название>;
- в строке <Условия отбора> в первом столбце укажите значение
- Like “B * ”, а во втором столбце с названием <Название> - «А»;
- закройте запрос, сохранив его под названием “ВВВ” (у вас должны остаться в списке авторы на букву «В» и название книг на букву «А»).
Контрольные вопросы
1. Что такое Отчет.
2. Что такое Запрос.
3. Создание отчетов.
Содержание отчета
1. Тема, цель.
2. Решение практических заданий.
3. Вывод.
Лабораторная работа №28
Тема:Реляционные базы данныхMicrosoft Access.
Цели:Научиться применять реляционные базы данных.
Ход работы
1. Изучить теоретическую часть.
2. Ответить на контрольные вопросы.
3. Оформить отчет.
Теоретическая часть
Реляционные базы данных, состоят из таблиц. Каждая таблица состоит из столбцов (их называют полями или атрибутами) и строк (их называют записями или кортежами). Таблицы в реляционных базах данных обладают рядом свойств.
В таблице не может быть двух одинаковых строк. В математике таблицы, обладающие таким свойством, называют отношениями – по-английски relation, отсюда и название – реляционные.
Столбцы располагаются в определенном порядке, который создается при создании таблицы. В таблице может не быть ни одной строки, но обязательно должен быть хотя бы один столбец.
У каждого столбца есть уникальное имя (в пределах таблицы), и все значения в одном столбце имеют один тип (число, текст, дата...).
На пересечении каждого столбца и строки может находиться только атомарное значение (одно значение, не состоящее из группы значений). Таблицы, удовлетворяющие этому условию, называют нормализованными.
Все будет понятнее на примере. Предположим, мы захотели создать базу данных для форума. У форума есть зарегистрированные пользователи, которые создают темы и оставляют сообщения в этих темах. Эта информация и должна храниться в базе данных.
Теоретически (на бумаге) мы можем все это расположить в одной таблице, например, так:
Рисунок 1
Но это противоречит свойству атомарности (одно значение в одной ячейке), а в столбцах Темы и Сообщения у нас предполагается неограниченное количество значений. Значит, нашу таблицу надо разбить на три: Пользователи, Темы и Сообщения.
Рисунок 2
Наша таблица Пользователи удовлетворяет всем условиям. А вот таблицы Темы и Сообщения – нет. Ведь в таблице не может быть двух одинаковых строк, а где гарантия, что один пользователь не оставит два одинаковых сообщения, например:
Рисунок 3
Кроме того, мы знаем, что каждое сообщение обязательно относится к какой-либо теме. А как это можно узнать из наших таблиц? Никак. Для решения этих проблем, в реляционных базах данных существуют ключи.
Первичный ключ (сокращенно РК - primarykey) - столбец, значения которого во всех строках различны. Первичные ключи могут быть логическими (естественными) и суррогатными (искусственными). Так, для нашей таблицы Пользователи первичным ключом может стать столбец e-mail (ведь теоретически не может быть двух пользователей с одинаковым e-mail). На практике лучше использовать суррогатные ключи, т.к. их применение позволяет абстрагировать ключи от реальных данных.
Суррогатный ключ представляет собой дополнительное поле в базе данных. Как правило, это порядковый номер записи (хотя вы можете задавать их на свое усмотрение, контролируя, чтобы они были уникальны). Давайте внесем поля первичных ключей в наши таблицы:
Рисунок 4
Теперь каждая запись в наших таблицах уникальна. Нам осталось установить соответствие между темами и сообщениями в них. Делается это также при помощи первичных ключей. В таблицу сообщения мы добавим еще одно поле:
Рисунок 5
Теперь понятно, что сообщение с id=2 принадлежит теме "О рыбалке" (id темы = 4), созданной Васей, а остальные сообщения принадлежать теме "О рыбалке" (id темы = 1), созданной Кириллом. Такое поле называется внешний ключ (сокращенно FK – foreignkey). Каждое значение этого поля соответствует какому-либо первичному ключу из таблицы "Темы". Так устанавливается однозначное соответствие между сообщениями и темами, к которым они относятся.
Последний нюанс. Предположим, у нас добавился новый пользователь, и зовут его тоже Вася:
Рисунок 6
Как мы узнаем, какой именно Вася оставил сообщения? Для этого поля автор в таблицах "Темы" и "Сообщения" мы сделаем также внешними ключами:
Рисунок 7
Наша база данных готова. Схематично ее можно представить так:
Рисунок 8
В нашей маленькой базе данных всего три таблички, а если бы их было 10 или 100? Понятно, что сразу невозможно представить все таблицы, поля и связи, которые нам могут понадобиться. Именно поэтому проектирование базы данных начинается с ее концептуальной модели.
Концептуальная модель (англ. conceptual model) – это модель, представленная множеством понятий и связей между ними, определяющих смысловую структуру рассматриваемой предметной области или её конкретного объекта.
Концептуальная модель – модель предметной области, состоящей из перечня взаимосвязанных понятий, используемых для описания этой области, вместе со свойствами и характеристиками, классификацией этих понятий, по типам, ситуациям, признакам в данной области и законов протекания процессов в ней.
Концептуальная (содержательная) модель – это абстрактная модель, определяющая структуру моделируемой системы, свойства её элементов и причинно-следственные связи, присущие системе и существенные для достижения цели моделирования.
Контрольные вопросы
1. Из чего состоят реляционные базы данных.
2. Что такое отношения в реляционных базах данных.
3. Какие таблицы называют нормализованными.
4. Первичный ключ.
5. Суррогатный ключ.
6. Концептуальная (содержательная) модель.
Содержание отчета
1. Тема, цель.
2. Ответить на вопросы.
3. Вывод.
Лабораторная работа №29
Тема:Построение информационной модели для решения поставленной задачи. Создание простых математических моделей с помощью электронных таблиц.
Цели:Научиться применять математические модели c помощью MS Excel.
Ход работы
1. Изучить теоретическую часть.
2. Ответить на контрольные вопросы.
3. Оформить отчет.
Теоретическая часть
Теоретические основы информационного моделирования. Слово «модель» произошло от латинского слова «modulus», означает «мера», «образец».
Моделирование в научных исследованиях стало применяться еще в глубокой древности и постепенно захватывало все новые области научных знаний: техническое конструирование, строительство и архитектуру, астрономию, физику, химию, биологию и, наконец, общественные науки. Большие успехи и признание практически во всех отраслях современной науки принес методу моделирования XX век. Постепенно стала осознаваться роль моделирования как универсального метода научного познания.
Модель – это такой материальный или мысленно представляемый объект, который в процессе исследования замещает объект-оригинал так, что его непосредственное изучение дает новые знания об объекте-оригинале.
Под моделированием понимается процесс построения, изучения и применения моделей. Оно тесно связано с такими категориями, как абстракция, аналогия, гипотеза и др. Процесс моделирования обязательно включает и построение абстракций, и умозаключения по аналогии, и конструирование научных гипотез.
В самом общем случае при построении модели исследователь отбрасывает те характеристики, параметры объекта-оригинала, которые несущественны для изучения объекта. Выбор характеристик объекта-оригинала, которые при этом сохраняются и войдут в модель, определяется целями моделирования. Обычно такой процесс абстрагирования от несущественных параметров объекта называют формализацией. Более точно, формализация – это замена реального объекта или процесса его формальным описанием.
Практически во всех науках о природе, живой и неживой, об обществе, построение и использование моделей является мощным орудием познания. Реальные объекты и процессы бывают столь многогранны и сложны, что лучшим (а иногда и единственным) способом их изучения часто является построение и исследование модели, отображающей лишь какую-то грань реальности и потому многократно более простой, чем эта реальность.
Классификация моделей. Границы между моделями различных типов или классов, а также отнесение модели к какому-то типу или классу чаще всего условны. Рассмотрим наиболее распространенные признаки, по которым классифицируются модели.
1) Классификация моделей по области использования:
Учебные модели– используются при обучении.
Опытные– это уменьшенные или увеличенные копии проектируемого объекта. Используют для исследования и прогнозирования его будущих характеристик.
Научно-технические – создаются для исследования процессов и явлений.
Игровые– репетиция поведения объекта в различных условиях.
Имитационные– отражение реальности в той или иной степени (это метод проб и ошибок).
2) Классификация моделей по фактору времени:
Статические – модели, описывающие состояние системы в определенный момент времени (единовременный срез информации по данному объекту). Примеры моделей: классификация животных, строение молекул, список посаженных деревьев, отчет об обследовании состояния зубов в школе и т.д..
Динамические – модели, описывающие процессы изменения и развития системы (изменения объекта во времени). Примеры: описание движения тел, развития организмов, процесс химических реакций.
3) Классификация моделей по отрасли знаний - это классификация по отрасли деятельности человека:
Математические, биологические, химические, социальные, экономические, исторические и т.д.
4) Классификация моделей по форме представления:
Материальные– это предметные (физические) модели. Они всегда имеют реальное воплощение. Отражают внешнее свойство и внутреннее устройство исходных объектов, суть процессов и явлений объекта-оригинала. Это экспериментальный метод познания окружающей среды. Примеры: детские игрушки, скелет человека, чучело, макет солнечной системы, школьные пособия, физические и химические опыты
Абстрактные (нематериальные) – не имеют реального воплощения. Их основу составляет информация. Это теоретический метод познания окружающей среды. По признаку реализации они бывают: мысленные и вербальные, информационные.
Мысленные модели формируются в воображении человека в результате раздумий, умозаключений, иногда в виде некоторого образа. Это модель сопутствует сознательной деятельности человека.
Вербальные – мысленные модели, выраженные в разговорной форме. Используются для передачи мыслей.
Информационные модели – целенаправленно отобранная информация об объекте, которая отражает наиболее существенные для исследователя свойств этого объекта.
По степени формализации информационные модели бывают:
Образно - знаковые: геометрические (рисунок, пиктограмма, чертеж, карта, план, объемное изображение); структурные (таблица, граф, схема, диаграмма); словесные (описание естественными языками); алгоритмические (нумерованный список, пошаговое перечисление, блок-схема).
Знаковые модели: математические – представлены математическими формулами, отображающими связь параметров; специальные – представлены на спец. языках (ноты, химические формулы); алгоритмические – программы.
Математические модели. Широко распространенным видом моделирования является математическое моделирование. Математическая модель отражает существенные свойства объекта или процесса языком уравнений и других математических средств. Математическое моделирование стало чрезвычайно мощным средством познания в естественных, технических и социальных науках, экономике, многих видах практической деятельности, и заслуживает углубленного изучения.
Нужно отметить, что математическое моделирование, являющееся основой компьютерного моделирования, появилось задолго до создания компьютеров. Однако возможности компьютеров позволили ученым моделировать сложные динамические явления природы, а также сложные экономические и социальные процессы. Цель создания компьютерной математической модели – проведение численного эксперимента, позволяющего исследовать моделируемую систему, спрогнозировать ее поведение, подобрать оптимальные параметры и пр.
Характерные признаки компьютерной математической модели:
- наличие реального объекта моделирования;
- наличие количественных характеристик объекта: входных и выходных параметров;
- наличие математической связи между входными и выходными параметрами;
- реализация модели с помощью определенных компьютерных средств.
Основные этапы моделирования.
Моделирование – творческий процесс. Заключить его в формальные рамки очень трудно. В наиболее общем виде его можно представить поэтапно в следующем виде.
I этап. Постановка задачи.
II этап. Разработка модели.
III этап. Компьютерный эксперимент.
IV этап. Анализ результатов моделирования.
Каждый раз при решении конкретной задачи такая схема может подвергаться некоторым изменениям: какой-то блок может быть убран или усовершенствован. Все этапы определяются поставленной задачей и целями моделирования.
I этап. Постановка задачи
Под задачей в самом общем смысле понимается некая проблема, которую надо решить. Главное – определить объект моделирования и понять, что собой должен представлять результат.
По характеру постановки все задачи можно разделить на две основные группы. К первой группе можно отнести задачи, в которых требуется исследовать, как изменяется характеристика объекта при некотором воздействии на него. Такую постановку задачи принято называть “что будет, если...”. Вторая группа задач имеет такую обобщенную формулировку: какое надо произвести воздействие на объект, чтобы его параметры удовлетворяли некоторому заданному условию? Такая постановка задачи часто называется “как сделать, чтобы...”.
Цели моделирования определяются расчетными параметрами модели. Чаще всего это поиск ответа на вопрос, поставленный в формулировке задачи.
Далее переходят к описанию объекта или процесса.
Иногда задача может быть уже сформулирована в упрощенном виде, и в ней четко поставлены цели и определены параметры модели, которые надо учесть.
При анализе объекта необходимо ответить на следующий вопрос: можно ли исследуемый объект или процесс рассматривать как единое целое или же это система, состоящая из более простых объектов? Если это единое целое, то можно перейти к построению информационной модели. Если система – надо перейти к анализу объектов, ее составляющих, определить связи между ними.
II этап. Разработка модели
По результатам анализа объекта составляется информационная модель. В ней детально описываются все свойства объекта, их параметры, действия и взаимосвязи.
Далее информационная модель должна быть выражена в одной из знаковых форм. Учитывая, что мы будем работать в среде электронных таблиц, то информационную модель необходимо преобразовать в математическую. На основе информационной и математической моделей составляется компьютерная модель в форме таблиц, в которой выделяются три области данных: исходные данные, промежуточные расчеты, результаты. Исходные данные вводятся “вручную”. Расчеты, как промежуточные, так и окончательные, проводятся по формулам, записанным по правилам электронных таблиц.