Работа с таблицей в режиме конструктора
Таблицу можно просматривать в режиме конструктора или в режиме таблицы. В режиме таблицы можно вводить данные и или изменять их. Режим конструктора предназначен для добавления, удаления и изменения полей.
Работа с панелью инструментов конструктора таблицы
В режиме конструктора панель инструментов содержит кнопки, перечисленные в таблице 2.
Имя поля
Определяет имя поля в таблице. Как и для большинства других объектов базы данных Access, имена полей могут содержать не более 64 символов (букв, цифр и пробелов) за исключением точки, восклицательного знака, надстрочного символа и квадратных скобок. Имена полей в каждой таблице не должны повторяться, но в различных таблицах можно использовать одинаковые имена полей. Хорошим тоном считается отказ от включения в имя поля пробелов и замена их на знаки подчеркивания «_».
Тип данных
Тип данных определяет вид информации, сохраняемой в поле. Например, если описать поле как Дата, Access не позволит ввести в это поле текст. Когда вы указываете тип данных поля, Access знает не только данные, которые могут сохраняться в этом поле, но и сколько места для них надо зарезервировать. Переменной типа Дата требуется 8 байт памяти, текст требует 1 байт памяти для каждого символа. На основании типа данных Access также определяет типы расчетов или других операций, возможных для данного поля.
Таблица 2 - Кнопки панели инструментов оформления таблицы
| Название кнопки | Описание |
| Вид | Режим конструктора - отображает таблицу в режиме конструктора. Режим таблицы - отображает таблицу в режиме таблицы |
| Сохранить | Записывает (сохраняет) оформление таблицы |
| Ключевое поле | Позволяет пользователю выбрать один или несколько столбцов в качестве основного ключа |
| Индексы | Отображает список индексов для выбранного (текущего) объекта |
| Добавить строки | Вставляет строку над текущей строкой |
| Удалить строки | Удаляет выделенную строку (строки) |
| Свойства | Открывает или закрывает список свойств для текущего (активного) объекта |
| Построить | Отображает соответствующий мастер или построитель. В случае поля, например, на экране, появляется типовая таблица мастера таблиц, и диалоговое окно для выбора одного из типовых полей |
| Окно базы данных | Отображает окно базы данных |
| Новый объект | Создает новый объект (запрос, отчет, форму и т.п.) на основе этой таблицы |
В Access предусмотрено восемь основных типов данных:
• Текстовый. Символы, до 255 байт (1 байт на 1 символ)
• МЕМО. Символы, до 64 Кбайт. Длина поля может достигать 64000 символов.
• Числовой. Любой тип чисел; размеры и диапазоны разрешенных значений приведены в таблице 3.
• Дата / время. Даты и время (до 8 байт).
• Денежный. Числа, содержащие до 15 знаков слева от десятичной точки и 4 десятичных знака
• Счетчик. Уникальная последовательная или псевдослучайная нумерация, автоматически увеличиваемая Access для каждой добавляемой пользователем записи. Максимальное число записей в таблице с полем счетчика не должно превышать 2 биллиона.
• Логический. Логические переменные (Да/Нет, Истина/Ложь или Включить/Выключить).
• Поле объекта OLE. Объекты OLE, графические, звукозапись или другие данные. Поле объекта OLE не может быть ключевым и его нельзя индексировать.
По умолчанию Access присваивает текстовый тип данных каждому новому полю. Для того чтобы присвоить полю другой тип данных, щелкните на кнопке с направленной вниз стрелкой и выберите подходящий тип из раскрывающегося списка «Тип данных».
Для чисел, содержащих знаки пунктуации (такие как дефисы, в номерах телефоном), следует использовать текстовый тип данных, так как в числовом типе данных знаки пунктуации не допускаются.
Описание полей
Для более подробного описания полей можно воспользоваться столбцом описания полей «Описание». Описание полей необязательно, но удобно, так как оно появляется в строке состояния, когда точка ввода находится в данном поле.
Установка ключевого поля
Хотя это и необязательно, но для эффективной работы в Access для каждой таблицы следует определить основной ключ. Основной ключ, являясь единственным, идентифицирует каждую запись. В базе данных учета кадров, например, каждый сотрудник имеет уникальный номер карточки социального страхования НомерКарточки. Числовое поле НомерКарточки будет основным ключом. (В Access принято писать Имя поля без пробелов)
Таблица 3. - Размеры данных числового типа
| Размер поля | Объем занимаемой памяти | Диапазон |
| Байт | 1 байт | от 0 до 255; без дробной части |
| Целые | 2 байт | -32768 до 32767; без дробной части |
| Длинные целые | 4 байт | от-2.147.483.648 до 2.147.483.647; без дробной части |
| С плавающей точкой (Single) | 4 байт | Числа с точностью до 7 знаков от –3.402823 Е38 до 3.40283Е-38. |
| С плавающей точкой (Double) | 8 байт | Числа с точностью до 15 знаков от -1,79769313486232 Е308 до 1,79769313486232 Е308. |
Преимущества использования основного ключа:
• Скорость. Используя основной ключ. Access создаст индексы, позволяющие ускорить работу запросов и ряда других функций.
• Упорядочение. Access автоматически сортирует и отображает записи базы данных в порядке возрастания или убывания основного ключа таблицы.
• Отсутствие совпадений.. Access не позволяет пользователю вводить данные с таким же основным ключом, как и у существующей записи.
• Связи. Access организует связи между таблицами, используя общий основной ключ. Иногда уникальность записи заключается в комбинации данных, хранимых в нескольких полях. В таблице накладных, например, основной ключ должен содержать номер накладной и номер клиента, так как один клиент может иметь несколько накладных. Access позволяет установить основной ключ для одного или нескольких полей таблицы.
Чтобы установить основной ключ, выполните такую последовательность шагов.
1. Щелкните на столбце выбора полей (первый столбец), чтобы выделить поле, которое хотите использовать в качестве основного ключа, Для того чтобы задать основной ключ, состоящий из нескольких полей, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, щелкайте на этом столбце, чтобы выделить остальные.
2. Выберите команду «Ключевое поле». В столбце выбора полей каждого поля основного ключа появится пиктограмма с нарисованным на ней ключом.
Установка свойств поля
Поля характеризуются свойствами, определяющими способ хранения и отображения данных. Свойства полей, установленные для таблицы, автоматически переносятся на другие объекты базы данных, использующие эту таблицу - формы, отчеты и запросы.
В списке «Свойства поля» окна таблицы перечислены следующие свойства.
• Размер поля. Ограничивает размер текстовых полей определенным количеством символов; ограничивает числовые поля определенным интервалом значений. Должно быть, целое число в диапазоне от 0 до 255. Не задается для полей с типами данных: «Дата/Время», «Логический», «Денежный», «Поле МЕМО», «Поле объекта OLE».
• Формат поля. Позволяет указать форматы вывода текста, чисел, дат на экран (например, таких как 2/21/94 или Понедельник, Февраль 21, 1994). Можно оставить формат, выбранный автоматически (по умолчанию), выбрать формат в раскрывающемся списке или ввести пользовательский формат.
• Число десятичных знаков. Устанавливает число знаков после точки (занятой), отображаемых в полях типа «Числовой» и «Денежный», например 2.99.
• Маска ввода (только для полей типа «Текстовый» и «Мемо»). Устанавливает символы форматирования, такие как дефисы в полях номеров телефонов, для их автоматического заполнения во время ввода данных.
• Подпись поля. Надпись, используемая в формах и отчетах вместо имени поля.
• Значение по умолчанию. Задает первоначальное значение, автоматически вносимое в новую запись, например, область или город, в которых расположены фирмы видеопроката.
• Условие на значение. Ограничивает ввод данных значениями, удовлетворяющими заранее заданным условиям, например, дата возврата видеокассеты должна быть позже текущей (сегодняшней) даты.
• Обязательное поле. Устанавливается для данных, которые должны быть введены в поле обязательно, например, порядковый номер - НомерКлиента.
• Пустые строки. Позволяют полям типа Текстовый и Мемо содержать строку нулевой длины, т.е. (“”). По умолчанию Access не сохраняет значения строк, содержащих пробелы или не содержащих символов.
• Индексированное поле. Устанавливает дополнительный индекс, основанный на указанном поле.
Для того чтобы установить свойства полей, необходимо выполнить следующую последовательность действий.
1 Выберите поле, свойства которого хотите установить. В нижней части экрана будут отображены все возможные свойства выбранного поля.
2 Щелкните на выбранном свойстве или нажмите клавишу <F6> для перемещения в область свойств поля.
3 Введите значение свойства или выберите его из раскрывающегося списка (если это возможно).
4 Продолжите установку других свойств для текущего поля или выберите другое поле, для которого хотите установить свойства.
5 Закончив установку свойств полей, сохраните таблицу.
Если размер поля свойства слишком мал для ввода значения, нажмите комбинацию клавиш <Shift+F2> или щелкните правой кнопкой мыши и из контекстного меню выберите команду «Масштаб» для отображения диалогового окна. Диалоговое окно «Область ввода» можно вызвать таким способом из любого места.
Установка свойств таблицы
Так же как и поля, таблицы имеют свойства. Свойства таблиц относятся ко всей таблице и для всех ее записей. Можно установить для таблицы следующие свойства.
• Описание. Введите описание таблицы и ее назначение (для того чтобы увеличить область ввода, воспользуйтесь диалоговым окном ввода, нажав комбинацию клавиш <Shift+F2>).
• Условие на значение. Проверяет соответствие вводимых данных некоторому единому для всей таблицы условию, например, проверяет, введены ли значения в поля категорий и процентных ставок во все новые записи, наличие которых обязательно.
• Сообщение об ошибке (текст, выводимый на экран в случае, если вводимое значение не удовлетворяет условию проверки). Отображает сообщение, когда нарушено условие проверки для записи, например, объясняя, почему необходим ввод категории и процентных ставок.
Для того чтобы установить свойства таблицы, выполните следующие действия.
1 Выберите команду «Свойства». На экране появится диалоговое окно «Свойства таблицы».
2 Установите необходимые свойства таблицы.
3 Закройте диалоговое окно «Свойства таблицы».
Индексированное поле
Индексы помогают Access находить нужные значения. Access автоматически создает и поддерживает индекс для полей основного ключа. Можно создать дополнительные индексы, установив для поля свойство индексирования.
Если часто проводится поиск или сортируется информация по определенным полям, можно значительно увеличить скорость поиска, присвоив индексы этим полям. Индексы можно установить для полей всех типов, кроме присоединенных и внедренных объектов OLE, Мемо и логического типа.
Можно установить следующие свойства индексирования:
• Да (Совпадения допускаются). Создает индекс, учитывающий возможность повторения значений в полях.
• Да (Совпадения не допускаются). Создает индекс в предположении, что значения поля не повторяются.
• Нет. Индекса не существует.
Чтобы установить свойства индексирования, необходимо выполнить следующую последовательность действий.
1 В таблице полей выберите поле, которое необходимо проиндексировать.
2 В таблице свойств поля выберите свойство индексирования – «Индексированное поле».
3 Щелкните на кнопке с направленной вниз стрелкой, чтобы отобразить раскрывающийся список значений свойств индексирования.
4 Выберите тип индекса.