Создание взаимосвязей между задачами

Одним из наиболее надежных способов планирования задач является установление взаимосвязей между ними, т. е. зависимостей задач. Зависимости задач отражают обусловленность последующих задач, или последователей, более ранними задачами, или предшественниками. Например, если задача «Покрасить стену» должна быть выполнена до задачи «Повесить часы», можно связать две задачи, чтобы задача «Покрасить стену» стала предшественником, а задача «Повесить часы» — последователем.

После того как задачи связаны, изменение дат предшественника влияет на изменение дат последователей. В Microsoft Project по умолчанию создается зависимость задач типа «Окончание-начало». Однако, поскольку зависимость «Окончание-начало» подходит не для каждого случая, для реального моделирования проекта связь задач можно изменить на «Начало-начало», «Окончание-окончание» или «Начало-окончание».

7. В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта.

8. Чтобы связать две или более задач друг с другом, выберите их в поле Название задачи, причем в том же порядке, в котором они должны быть связаны. Чтобы выбрать несколько задач подряд, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, щелкните первую и последнюю задачи. Чтобы выбрать несколько задач вразброс, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, щелкните поочередно нужные задачи. Нажмите кнопку Связать задачи.

9. Чтобы изменить связь задач, дважды щелкните линию связи между задачами, которую требуется изменить. Будет открыто диалоговое окно Зависимость задач. Если будет открыто диалоговое окно Стили отрезков, вы щелкнули не линию связи; необходимо закрыть это диалоговое окно и снова дважды щелкнуть связь задач. В поле со спискомТип выберите нужный тип связи между задачами и нажмите кнопку OK.

Чтобы разорвать связь между задачами, выберите эти задачи в поле Название задачи и нажмите кнопку Разорвать связи задач. Все связи удаляются, а все задачи перепланируются на основании ограничений, например «Как можно раньше» или «Фактическое окончание».

Кроме того, для быстрого установления связей задач может быть использована боковая область Планирование задач. На панели инструментовКонсультант нажмите кнопку Задачи, а затем щелкните ссылку Планирование задач. Следуйте инструкциям на боковой панели.

Назначение ресурсов

Задачам следует назначать ресурсы, если требуется выполнять следующие действия:

· Отслеживание объема работ, выполненного назначенными задачам сотрудниками и оборудованием, или отслеживание материалов, использованных для выполнения задачи.

· Планирование задач с большей гибкостью.

· Балансировка загрузки ресурсов между теми ресурсами, которым назначено мало работы, и теми, которым назначено много работы.

· Отслеживание затрат на ресурсы.

Без сведений о ресурсах календарный план в Microsoft Project рассчитывается на основе длительности задачи, зависимостей и ограничений даты.

Если ресурсы назначены, график работы и доступность ресурсов используются при расчете календарного плана.

1.7.1 Создание списка ресурсов.Лист ресурсов Microsoft Project используется для создания списка лиц, оборудования и материалов, составляющих рабочую группу и выполняющих задачи проекта. Список ресурсов будет содержать рабочие ресурсы или материальные ресурсы. Рабочие ресурсы — это сотрудники или оборудование; материальные ресурсы — это расходные материалы или сырье, например бетон, древесина или гвозди.

10. В менюВид выберите команду Лист ресурсов. В меню Вид выберите команды Таблица и Ввод. В поле Название ресурса введите название ресурса. В поле Тип определите тип ресурса: рабочий или материальный.

11. Чтобы обозначить группы ресурсов, в полеГруппа в качестве названия ресурса введите название группы.

12. Для каждого рабочего ресурса (сотрудники или оборудование) в поле Макс. единиц введите в процентах максимальное число единиц, доступных для этого ресурса. Например, введите значение 300%, чтобы указать, что доступны три единицы полной занятости определенного ресурса.

13. Для каждого материального ресурса (расходного материала для проекта) в поле Единицы измерения материалов введите единицы измерения материального ресурса, например тонны.

1.7.2 Изменение графика работы ресурса.Рабочие часы и выходные дни, указанные в календаре проекта, являются стандартными рабочими часами и выходными днями для каждого ресурса. Если отдельный ресурс работает совсем по другому графику или необходимо учесть отпуск или простой оборудования, можно изменить индивидуальный календарь ресурса.

14. В меню Вид выберите команду Лист ресурсов, а затем выберите ресурс, график которого требуется изменить. В меню Проект выберите команду Сведения о ресурсе и откройте вкладку Рабочее время.

15. Выберите в календаре дни, которые требуется изменить. Чтобы изменить день недели для всего календаря, выберите сокращенное обозначение этого дня вверху календаря.

16. Выберите параметр стандартное время, нерабочее время или нестандартное рабочее время. Если выбран параметр стандартное время, для выбранных дней по умолчанию используется стандартный календарь Microsoft Project, т. е. работа с понедельника по пятницу, с 9:00 до 13:00 и с 14:00 до 18:00.

17. Если выбран параметр нестандартное рабочее время, введите время начала работы в поле С и время окончания в поле По.

Если для группы ресурсов совпадают особые рабочие часы и выходные дни, например вторая смена или другие выходные, для этой группы можно создать новый базовый календарь. В меню Сервис выберите команду Изменить рабочее время. Нажмите кнопку Создать и введите название нового базового календаря. Чтобы начать формирование стандартного календаря, выберите параметр Создать новый базовый календарь.

1.7.3 Назначение ресурсов задачам.Задаче можно назначить несколько ресурсов, а также определить, все или не все рабочее время ресурс работает над задачей. Если назначенная ресурсу работа превышает ежедневную полную занятость, указанную в календаре рабочего времени ресурса, в Microsoft Project в представлениях ресурсов название перегруженного ресурса выделяется красным цветом.

18. В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта. В поле Название задачи выберите задачу, которой требуется назначить ресурс, а затем нажмите кнопку Назначить ресурсы.

19. В поле Название ресурса выберите ресурс, которой требуется назначить задаче. Чтобы назначить неполную занятость ресурса, в столбце Единицы следует выбрать или ввести значение меньше 100 процентов, задающее долю рабочего времени, которую ресурс должен посвятить этой задаче. Чтобы назначить несколько одинаковых ресурсов (например двух плотников), в столбце Единицы введите или выберите значение больше 100 процентов. При необходимости в поле Название ресурса введите название нового ресурса.

Один ресурс можно заменить другим. Выберите задачу, ресурсы которой требуется заменить. В диалоговом окне Назначение ресурсов выберите назначенный ресурс и нажмите кнопку Удалить.

Ввод затрат

Если требуется учесть расходы на каждую задачу или общие затраты на проект, ввод норм затрат на работу ресурсов над задачами или фиксированных затрат на задачи позволяет увидеть отклонения от бюджета.

Для ресурсов можно ввести нормы на использование и сверхурочную работу, планировать повышение оплаты ресурса и выбрать срок начисления затрат. Кроме того, сведения о затратах можно просматривать различными способами.

В Microsoft Project возможно назначение норм затрат на работу ресурсов и на материальные ресурсы, поэтому допускается точное управление затратами на проект. Для ресурсов можно назначить стандартные нормы затрат, нормы затрат на сверхурочную работу или нормы затрат на использование

1.8.1 Назначение затрат ресурсам. В менюВид выберите команду Лист ресурсов.

20. В менюВид выберите команды Таблица и Ввод. В поле Название ресурса выберите ресурс или введите название нового ресурса. В поле Тип выберите значениеТрудозатраты, если ресурсом является сотрудник или механизм, или значение Материалы, если ресурсом являются расходные материалы или сырье (например цемент).

21. Для рабочих ресурсов в полях Стандартная ставка, Ставка сверхурочных работ или Затраты на использование введите нормы затрат на ресурс. Для материальных ресурсов в поле Единицы измерения материалов введите единицы измерения материального ресурса (например тонны), а в полях Стандартная ставка или Затраты на использование введите норму затрат.

Для любого нового введенного ресурса можно установить стандартные ставки и ставки за сверхурочную работу по умолчанию. В менюСервисвыберите команду Параметры и откройте вкладку Общие. В полях Стандартная ставка по умолчанию и Ставка сверхурочных работ по умолчанию введите новые ставки. Если требуется использовать эти значения для всех будущих проектов, нажмите кнопку По умолчанию.

1.8.2 Установка фиксированных затрат для задач.Большинство затрат проекта связаны с ресурсами. Однако некоторые затраты связаны с задачами, например затраты на поездки и печать. Такие затраты являются фиксированными затратами для задач.

22. В поле Начисление в меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта. В меню Видвыберите команды Таблица и Затраты. В поле Фиксированные затраты для задачи введите затраты.

23. В таблице «Затраты» можно выбрать способ начисления. Этим определяется, следует ли начислять затраты в начале или в конце задачи, или затраты должны быть пропорциональны длительности задачи.

В Microsoft Project затраты на ресурсы по умолчанию распределяются пропорционально, т. е. их начисление распределяется по длительности задачи. Однако имеется возможность изменить способ начисления, чтобы учесть затраты на ресурсы в начале или конце задачи.

1.9 Корректировка календарного плана

После просмотра и анализа календарного плана может потребоваться внести определенные изменения. Если обнаружено, что конечная дата проекта может быть просрочена, можно скорректировать задачи, чтобы сократить календарный план.

Проверка может обнаружить перерасход бюджета. Возможно, потребуется только убедиться в том, что план в точности отражает реальное выполнение проекта.

1.9.1 Фиксирование длительности задачи.Если задаче назначаются дополнительные ресурсы, в Microsoft Project автоматически уменьшается длительность задачи. Например, для задачи с длительностью один день и с одним назначенным ресурсом требуется 8 часов работы. При планировании с фиксированным объемом работ, если назначить второй ресурс, для задачи сохранится значение 8 часов работы, но ее длительность уменьшится до половины дня.

Если вместо этого требуется изменить объем работы, можно отключить планирование с фиксированным объемом работ и назначить другой ресурс. Для задачи будет отведено 16 часов работы, а длительность останется равной одному дню.

24. В меню Вид выберите представлениеДиаграмма Ганта. В поле Название задачи выберите задачи, для которых требуется отключить планирование с фиксированным объемом работ. Нажмите кнопку Сведения о задаче и выберите вкладку Дополнительно. Снимите флажок Фиксированный объем работ и нажмите кнопкуOK.

1.9.2 Сокращение задач путем добавления ресурсов.Если задаче изначально назначены ресурсы, а потом ресурсы добавляются или удаляются, Microsoft Project по умолчанию пересчитывает длительность задачи. Например, предположим, что имеется задача с фиксированным объемом работ, длительностью четыре дня и одним назначенным ресурсом. Если потом добавляется другой ресурс, задача сокращается до двух дней. Если доступность ресурсов является более гибкой, чем крайние сроки, добавление ресурсов может стать эффективным способом сокращения графика.

25. В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта. В поле Название задачи выберите задачу, которой требуется назначить дополнительные ресурсы, а затем нажмите кнопку Назначить ресурсы. В поле Название ресурса выберите ресурс, который требуется назначить для задачи. При необходимости в поле Название ресурса введите название нового ресурса.

Галочка слева от поля Название ресурса указывает, что ресурс назначен выбранной задаче.

Если длительность задачи не изменяется при добавлении ресурсов, проверьте, что параметры планирования задают планирование с фиксированным объемом работ. Нажмите кнопку Сведения о задаче и откройте вкладку Дополнительно. Убедитесь, что флажок Фиксированный объем работ установлен, а для задачи выбран тип Фиксированный объем ресурсов или Фиксированные трудозатраты.

Чтобы выяснить, какие ресурсы доступны для выполнения дополнительной работы, просмотрите текущее выделение ресурсов, выбрав команду Использование ресурсов в менюВид.

1.9.3 Прерывание задачи.Задачу можно прервать, а затем продолжить ее выполнение по графику позднее. Это удобно, если требуется временно остановить работу над одной задачей, чтобы выполнить другую задачу. Задачу можно прерывать столько раз, сколько необходимо.

26. В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта. Нажмите кнопку Прервать задачу. Наведите указатель на отрезок задачи, которую требуется прервать, а затем щелкните отрезок в том месте, где требуется ее прервать.

Если кнопка Прервать задачу не отображается, нажмите кнопку Другие кнопки , а затем нажмите кнопку Прервать задачу.

Разделение задачи на части не является аналогом ввода повторяющейся задачи, которая выполняется через определенные интервалы как, например, собрания коллектива. Для таких событий следует создать повторяющуюся задачу.

1.9.4 Удаление задачи.При корректировке календарного плана, чтобы соблюсти конечную дату, вернуться в рамки бюджета или устранить превышение доступности ресурса, может потребоваться уменьшить область охвата проекта. Следует удалить задачи в соответствии с сокращением области охвата.

В поле «Идентификатор» (самое левое поле) выберите задачу, которую требуется удалить. Чтобы выделить несколько соседних строк, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните номера первой и последней строки нужного диапазона. Чтобы выбрать несколько строк вразброс, нажмите клавишуCTRL и, удерживая ее, щелкните поочередно идентификационные номера задач. Нажмите клавишу DEL.

При удалении суммарной задачи удаляются все ее подзадачи.

При удалении задач все назначенные им ресурсы освобождаются. Таким образом можно устранить превышения доступности ресурса или понизить бюджет. Имеется также возможность переназначить другим задачам ставшие доступными ресурсы, чтобы соблюсти график.

1.10 Сохранение плана по ходу выполнения

После ввода сведений о задачах, ресурсах или затратах на проект можно сохранить текущую копию базового плана.

В процессе выполнения проекта можно ввести фактические сведения и воспользоваться помощью Microsoft Project для сравнения этих данных с базовым планом