Глава 2. ввод и форматирование данных

Ввод данных

В ячейки листа можно вводить два типа данных: константы и формулы. Формулы – это инструкции к вычислениям. Константы разделяются на три основные категории: числовые значения, текстовые значения и значения дат и времени. Кроме того, в Excel имеются еще два специальных типа констант: логические значения и ошибочные значения.

Числа, включая даты, представляют собой значения, которые можно использовать в вычислениях. Текст – это информация, которая не является ни числом, ни формулой.

Для ввода данных сначала выберите нужную ячейку, а затем начинайте ввод. В ячейке немедленно появится точка вставки, т.е. курсор, а вводимые символы отобразятся как в ячейке, так и в строке формул. При этом кнопки строки формул включатся, и ими можно будет пользоваться (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Управляющие кнопки в строке формул

Если при вводе данных произошла ошибка, сделайте щелчок по кнопке Отмена, которая имеет вид крестика. Отменить ввод можно и при нажатии клавиши Esc на клавиатуре. Нажатием кнопки Ввод (в виде галочки) заканчивают ввод данных. При этом активной остается та ячейка, в которую вводили данные. Если заканчивать ввод данных нажатием клавиши Enter на клавиатуре, то происходит переход к другой ячейке. В любом случае после окончания ввода кнопки строки формул выключаются, их становится не видно.

В ячейке может находиться до 32767 символов. Исключение составляют формулы. Длина записи для формулы – 8192 символа.

Если весь текст ячейки не помещается по ширине столбца, а ячейки справа не содержат данных, то текст отображается на соседних ячейках справа (рис. 2.2).

Рис.2.2. Текст, напечатанный в ячейке C3

Если же ячейки справа содержат какие-либо данные, то весь текст в ячейке не отображается. При этом в строке формул этот текст отображается полностью (рис.2.3).

Рис.2.3. Текст, напечатанный в ячейках C3 и D3

При вводе текста нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши дефис ( - ). Это может затруднить последующую работу с данными с использованием сортировки, выборки и т. п.).

Замена содержимого ячейки

Для замены содержимого ячейки достаточно выделить ее, ввести новые данные и подтвердить ввод.

Следует иметь в виду, что при вводе некоторых типов числовых данных (даты, время, числа с разделителями разрядов, проценты и др.) автоматически устанавливается формат данных в ячейке. Ввод новых числовых данных вместо существовавших может привести к их неправильному отображению. Так, если в ячейке была ранее введена дата, то после ввода обычного числа Microsoft Excel преобразует его в дату. Например, число 178 будет отображено как дата 26.06.1900. В этом случае следует очистить формат ячейки, используя команду Главная, Редактирование, Очистить, Очистить форматы (рис.2.4).

Рис. 2.4. Варианты команды Очистить