Лекция 11. Завершение проекта

Завершение проекта – это не просто его окончание в связи с достижением цели. Завершение проекта требует определенных затрат времени и ресурсов, поэтому эти действия нужно включить в план. Менеджер должен проконтролировать завершение проекта и подчистить все хвосты, протестировать готовый продукт и убедиться, что заказчик сможет им воспользоваться. То есть, мало получить результаты, нужно представить готовый продукт заказчику и научить пользоваться им.

Цели завершения проекта:

· Получение заказчиком всех результатов проекта.

· Закрытие всех договорных отношений с заказчиком и другими участниками (проектировщиками, подрядчиками, поставщиками).

· Передача дел (результаты проекта, документация, аппаратное обеспечение и др.) заказчику либо команде сопровождения.

· Освобождение из проекта персонала.

· Анализ и формирование документации с описанием результатов проекта.

Завершение договорных обязательств – достаточно сложный процесс, который включает несколько стадий:

- Проверка финансовой отчетности заказчика проекта и руководителя проекта, сравнение с проектной сметой, выявление нецелевых расходов или неосвоенных средств. Неосвоенные средства передаются заказчику, либо если платежи делал сам заказчик, то он информируется о том, что средства больше не понадобятся.

- Выявление и завершение невыполненных обязательств. Возможные случаи брака и недоделок исправляются по взаимному согласованию, либо урегулируются выставлением штрафа или неустойки. Для этого заказчик составляет претензию.

- Ввод в эксплуатацию. Способы передачи в эксплуатацию зависят от самого продукта. Иногда его можно просто сдать заказчику, а иногда требуется его внедрение. Заказчик должен быть готов к получению продукта, в этом нужно убедиться. Иногда бывает необходимость интегрировать результаты, обеспечить совместимость с другими элементами производства.

- Обучение персонала. Иногда требуется, иногда нет. Если результатом проекта является новая компьютерная программа, то конечно, необходимо обучить персонал заказчика работе с нею. Если результатом является отремонтированный офис, то едва ли кого-то придется обучать.

- Гарантийное обслуживание. Условие о гарантийном обслуживании закладывается в договоре. Но в любом случае, в течение какого-то разумного периода времени клиентская поддержка понадобится, эти сроки обычно оговариваются с заказчиком.

- Окончательный расчет

- Подготовка итогового отчета.

Освобождение из проекта персонала происходит в том случае, если вы уверены, что члены команды завершили всю работу и выполнили все задачи. Главное здесь не сроки, а выполнение объема работы. Высвобождаются те работники, в чьи обязанности не входит тестирование и внедрение продукта, или оказание клиентской поддержки. Поэтому высвобождать персонал можно постепенно, по мере того, как их задачи оказываются полностью выполненными.

Следует также вернуть арендованное имущество, освободить помещения, предоставленные на время реализации проекта, ликвидировать малоценные информационные и технические материалы, например, наброски, промежуточные планы, предварительные расчеты и т.п.

В конце концов, необходимо проанализировать осуществление проекта и сделать выводы. Это нельзя откладывать на неопределенное будущее, когда будет свободное время, а следует сделать сразу, пока детали не забылись. Особенно это важно, если вы планируете и в дальнейшем заниматься проектной деятельностью. При анализе нужно ответить на следующие вопросы:

· Какую практику следует тиражировать? Для этого нужно проанализировать, что в проекте получилось хорошо, а что не очень, что имеет смысл повторить в новом проекте.

· От чего следует отказаться? Это то, что дало плохие результаты, и чего вы не станете повторять в дальнейшем.

· Что нужно будет обязательно делать в новых проектах? Это упущенные возможности - то, что не было сделано в проекте и что, как теперь понятно, следовало сделать.

· Есть ли что-то еще, что вы узнали и что следует запомнить.

К анализу полезно привлечь членов команды, а по возможности и заказчика. Вполне вероятно, что от вас ускользнули какие-то аспекты работы, коллективный анализ и учет точек зрения всех сторон поможет восполнить пробелы.

Завершение работ по проекту может происходить в ситуации, когда специально созданные в его рамках материальные или нематериальные ценности не могут быть эффективно использованы для каких-то иных целей. Проблемы такого рода особенно характерны для проектов, предполагающих специализированное капитальное строительство и имеющих большие масштабы. В результате мы сталкиваемся с явлением, которое называется «руины проектов».

После проведения зимних Олимпиад в Лиллехаммере (Норвегия), Саппоро (Япония), Лейкплесиде (США) там остались без употребления огромные спортивные комплексы. Они неудобно расположены, и их невыгодно использовать для соревнований меньшего масштаба. Другое же назначение построенным сооружениям придать довольно трудно. Подобным образом Всемирные выставки в Севилье (Испания) и Лиссабоне (Португалия) оставили после себя сооружения, которым не могут найти должного применения.

На столь крупных материальных объектах слишком очевидна непродуманность последующей их эксплуатации. Но проблема «руин» проектов касается проектов самых разных масштабов.

Например, в начале 90-х годов в России немало было «руин» бывших пионерских лагерей, которые были брошены их бывшими организаторами (главным образом в этом качестве выступали профсоюзы и комсомол, ушедшие с арены общественной жизни). Корпуса таких лагерей чаще всего не подходили для целей отдыха состоятельных россиян, бедными такой отдых был просто не по карману, и они растаскивались на стройматериалы. Выращенные пионерами сады вырубались. Все приходило в запустение.

Проблему «руин» надо видеть и в тех проектах, где перепрофилирование материальных ценностей, оставшихся после завершения проекта, не представляет трудностей. Например, «телефон доверия» легко может быть демонтирован, однако утрата этого проекта для тех, кто обращался к его поддержке в трудной жизненной ситуации, не восполняется другими средствами. Здесь также можно говорить о «руинах» проекта, хотя они не имеют материальной формы.

Бывают также незавершенные и неосуществленные проекты.Не все проекты, положенные на бумагу, переходят в стадию реализации «в материале». Немало проектов, осуществление которых было начато, по разным причинам не было завершено. Это естественное явление, и было бы менее естественным, если бы все проекты осуществлялись.

Причины неудач проектов частью проистекают из самой их сущности, а именно из того, что они предполагают решение тех или иных задач в условиях ограниченности ресурсов. Но есть, разумеется, и причины субъективного плана — как недостаточная готовность инициаторов проекта вести дело практически, так и недостаточная готовность людей принимать предлагаемый проект в качестве «своего» и полезного для общества.

Тем не менее, многие незавершенные и неосуществленные социальные, культурные, строительные, инженерные и другие проекты становятся важными элементами социокультурной среды, оказывают воздействие на направление творческой деятельности, на умонастроения людей.

Такие проекты тоже необходимо анализировать, для того чтобы учесть допущенные ошибки и в будущем не совершать их.

Успешное завершение проекта можно отметить небольшим праздником для команды. Это позволит пообщаться в неформальной обстановке, сгладить какие-то шероховатости, если они были, а главное, публично отметить работу всех участников и выразить благодарность за работу.

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Что такое завершение проекта?

2. Что включает в себя завершение договорных обязательств?

3. Как происходит освобождение персонала из проекта?

4. Что включает в себя анализ проекта?

5. Нужно ли анализировать незавершенные и неосуществленные проекты?

Что такое руины проекта?