Технологии электронного документооборота и управления знаниями

Первые системы электронного документооборота (СЭД) состояли из трёх частей: системы управления документами, системы массового ввода бумаж­ных документов, системы автоматизации деловых процессов.

Система управления документами обеспечивает интеграцию с приложе­ниями, хранение данных на разных носителях, распределённую обработку данных, поиск, индексацию электронных документов, коллективную работу с электронными документами. Разнообразие электронных документов на предприятии порождают используемые приложения. Интеграция с ними осуществляется на уровне операций с файлами, то есть операции приложения - открытие, закрытие, создание, сохранение и другие - замещаются соответ­ствующими операциями системы управления документами. Интеграция вы­полняется автоматически. Это сложная работа, но её достоинство в том, что сохраняются принятые на предприятии виды документов.

Следующей задачей является обеспечение хранения электронных докумен­тов на разных носителях (серверах, оптических дисках, библиотеках-автоматах и т. д.). К тому же надо обеспечить быстрый поиск и доступ к раз­личным устройствам хранения информации, чтобы факторы доступности и стоимости хранения всегда были в оптимальном соотношении в зависимости

от важности и актуальности информации. Для этого используют технологии информационных хранилищ.

Для хранения электронных документов используются SQL-серверы.

Для обеспечения распределённой обработки данных в режиме on-line мож­но напрямую присоединиться к офисной сети и получить доступ к информа­ционному хранилищу посредством транзакций. Можно посредством сети Интернет подсоединиться к Web-серверу предприятия и тем самым получить доступ к удалённым данным. Можно в режиме off-line по электронной почте послать запрос в информационное хранилище, задав критерии выбора. По этим критериям будет оформлен список документов и переправлен пользова­телю. Этим способом коммерческая служба может оказывать информацион­ные услуги. Если для хранения документов организовано несколько инфор­мационных хранилищ, то используют сетевую СУБД.

Для организации быстрого поиска документов используется их индексация. Система индексации может быть атрибутивной или полнотекстовой.

При атрибутивной индексации электронному документу присваивается не­кий набор атрибутов, представленных текстовыми, числовыми или иными полями, по которым выполняются поиск и доступ к искомому документу. Обычно это выглядит как каталожная карточка, где сохраняются имя автора, дата, тип документа, несколько ключевых слов, комментарии. Поиск ведётся по одному или нескольким полям либо по всей совокупности.

При полнотекстовом индексировании все слова, из которых состоит доку­мент, за исключением предлогов и незначительных для поиска слов, заносят­ся в индекс. Тогда поиск возможен по любому входящему слову или их ком­бинации. Возможна комбинация методов, что усложняет систему, но упро­щает пользователю работу с ней.

Ряд проблем возникает при коллективной работе с документами. Для пре­дотвращения одновременного редактирования документа двумя или более пользователями приоритет отдаётся пользователю, первому открывшему до­кумент. Все остальные пользователи работают с документом в режиме «толь­ко для чтения». Так как многие пользователи могут редактировать и вносить изменения в документ, им выдаются полномочия на редактирование доку­мента, все изменения протоколируются, чтобы дать возможность Админист­ратору отследить этапы прохождения документа через инстанции и его эво­люцию.

Каждому сотруднику назначается пароль и право доступа, чтобы документ оставался недоступным любопытным. Права доступа также разделяются. Одни могут выполнять полное редактирование и уничтожение документа,

другие - только просматривать. Третьим разрешён доступ к отдельным по­лям документа.

Вторую часть электронного документооборота составляет система массово­го ввода бумажных документов. Эта система предназначена для массового ввода бумажных документов архива посредством сканера и перевода их в электронный вид.

В контексте обработки документы делятся на две группы — просто докумен­ты и формы. Формы, в отличие от просто документов, содержат массу избы­точной, с точки зрения электронной обработки, информации. К ней относятся линии, пиктограммы, графление, подписи, кляксы и т.д.

Первой операцией является сканирование. Сканер должен обеспечивать при­емлемое разрешение при высокой скорости сканирования и наличие системы автоподачи документов.

В случае перекосов, возникающих при сканировании, применяется операция выравнивания изображения документа.

Следующей операцией является чистка изображения документа. Многие бумажные документы содержит пятна, шероховатости, линии сгиба и другие дефекты, которые глаз не замечает. Они переходят в электронный образ до­кумента и сильно мешают при электронной обработке. Поэтому проводится очищение изображения. Кроме того, зачастую документы имеют фон, одно­цветный или разноцветный (например, на ценных бумагах), который необхо­димо снять посредством фильтрации и выделения.

Следующая операция подготавливает документ к распознаванию. Трудно­сти возникают, когда элементы букв пересекаются с элементами форм, а также из-за дефектов бумаги и т.д. Системы распознавания удаляют элемен­ты форм так, чтобы не пострадал текст.

Следующая операция - распознавание. Существует огромное число систем распознавания, которые можно разделить на два класса: системы оптическо­го распознавания OCR, которые работают только с полиграфическим тек­стом, и интеллектуальные системы распознавания ICR, работающие с ру­кописным текстом. Системы ICR распознают также штрих-коды, специаль­ные метки.

Для каждого документа, прошедшего систему массового ввода, создается за­дание. Задания размещаются на сервере баз данных. Часть операций системы массового ввода реализуется программно, другая - сервером. Для обеспече­ния перечисленных операций выделяют сервер приложений, сервер сканиро­вания и предварительной обработки изображений, сервер обработки изобра-

жений и распознавания (OCR-сервер или ICR-сервер). Число серверов может быть различным, для их координации используются серверы баз данных.

После того как документ распознан, он поступает в систему управления до­кументами, где проводится его индексация. Во многих системах функции управления документами и массового ввода совмещены. Примером является система Евфрат корпорации Cognitive Technologies.

Третья часть электронного документооборота — автоматизация деловых процессов (АДП). Она предназначена для моделирования деятельности каж­дого сотрудника, работающего с электронными документами. Состоит из графического редактора, модуля преобразования карт деловых процессов в конкретное АДП - приложение, модуля управления деловыми процессами.

Графический редактор, обрабатывающий задания, размещает карты дело­вых процессов в базу карт деловых процессов. Затем АДП - приложения по­ступают на выполнение. Работает модуль управления деловыми процессами. Создается рабочее пространство сотрудников и их интерфейс: окно входя­щих заданий и окно исходящих заданий. Для каждого задания показываются его параметры и статус. Сотрудник может видеть всю иерархию документ­ных баз и работать одновременно с несколькими из них. Он может осуществ­лять сквозной поиск документов в разных базах, строить маршрут движения (workflow), редактировать документы, выполнять деловые операции. При этом обеспечивается контроль исполнительской дисциплины и уведомление о штрафных санкциях.