Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

Делопроизводственное обеспечение СУП - это создание условий для осуществления работы с документами, обращающимися в СУП, в рамках полного цикла обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основные функции по делопроизводственному обеспечению СУП:

1. Обработка поступающей и передаваемой информации

2. Доведение документации до соответствующих работников СУП

3. регистрация, учет и хранение документов по персоналу, формирование в соответствии с номенклатурой

4. Контроль за исполнением документов, передача документации по вертикальным и горизонтальным связям

Виды документации по управлению персоналом:

1. Распорядительные документы (приказы, постановления, распоряжения и т.п.)

2. Персональные документы (трудовая книжка, личные дела, автобиография, справки по личному составу)

3. Учетные документы (личные карточки, командировочные удостоверения)

4. Плановые документы (плановые расчеты по численности, оплате труда, заявки на молодых специалистов и т.п.)

5. Отчетно-статистические документы (документы о производительности труда, балансе рабочего времени, численности и т.п.)

Оформление трудовых отношений включает до 40 видов работ, которые могут быть сгруппированы следующим образом:

1. Своевременное оформление приема, перевода и увольнение работников в соответствии с законодательством

2. Учет личного состава, выдача справок о трудовой деятельности

3. Заполнение и хранение трудовых книжек

4. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям, подготовка документов по пенсионному страхованию

5. Работа по обновлению научно-методического обеспечения кадровой службы и ее материально технической базы

6. Создание и обновление банка данных о персонале

7. Разработка должностных инструкций для работников

8. Формирование и ведение личных дел работников

9. Подготовка материалов для аттестационных и конкурсных комиссий

10. Подготовка документов к сдаче в архив

Основные теории мотивации

Мотивация - совокупность внешних и внутренних сил, побуждающих человека к деятельности ради достижения своих целей.

Мотив - та причина, которая лежит в основе выбора всех действий и поступков человека.

Современные теории мотивации делятся на две группы:

1. Внутриличностные ( содержательные) основывается на выявлении потребностей людей и их роли в мотивации

2. Процессуальные - рассматривают механизм и процесс мотивации

Содержательные теории

1. Теория потребностей по А. Маслоу

Маслоу выделял следующие группы:

· ^{физиологические}

· ^{Потребность в безопасности}

· ^{Потребность в принадлежности и участии}

· ^{Потребность в признании}

· ^{Потребность в самовыражении}

Менеджер должен определять доминирующую потребность каждого работника и мотивировать эффективность его работы, удовлетворяя эту потребность

2. Двухфакторная модель Фридриха Герцбурга

Им были выделены две группы факторов, вызывающие удовлетворенность и неудовлетворенность работой

1. факторы гигиены (поддерживающие факторы) - политика компании, условия работы, заработок, межличностные отношения

2. Факторы мотивации, которые вызывают удовлетворение либо неудовлетворение работой - продвижение по службе, возможность творческого и делового роста, признание и т.п.

Отсутствие мотивов само по себе не ведет к неудовлетворенности человека работой, но их присутствие дает удовлетворенность и мотивируем работников к повышению эффективности труда.

3. Теория приобретенных потребностей МакКлелланда

Рассматривал только потребности высшего уровня, которые сводил к трем типам:

1. потребность во власти

Люди с высокой мотивацией к власти делятся на две категории:

(1) тех, кто стремится к власти ради тщеславия

(2) тех, кто хочет добиться лучшего выполнения задач

2) потребность в успехе

Появляется в стремлении человека к ответственности за решение поставленных задач в желании видеть результаты своей работы

3) потребность в принадлежности

Реализуется в налаживании дружеских отношений, поддержке компании и т.п.

Согласно данной теории людей нужно ставить на определенные должности, чтобы удовлетворить их потребности соответственно целям организации

Процессуальные теории

1. Теория ожидания (В. Врум)

Успешный менеджер должен показать подчиненным, что направление их усилий на достижение целей организации ведет к достижению их личных целей.

Он считал, что подчиненные работают лучше, когда уверены, что оправдают их ожидания в трех областях:

1. ожидание в отношении затрат труда и результатов

2. Ожидание в отношении результатов и вознаграждения

3. Ценность вознаграждения.

2. Теория С. Адамса

Люди удовлетворены тогда, когда в организации соблюдается справедливое равенство в отношении норм труда и вознаграждений

3. Модель Портера и Лоулера

Человек соединяются ценность ожидаемого вознаграждения с восприятием того, какие усилия нужно сделать, чтобы получить данное вознаграждение. Результаты зависят от способностей и характера человека и осознания той роли, которую он играет в выполнении данного задания

Понятие и процесс мотивации

Процесс мотивации (рис.4) начинается с физиологической или психологической нехватки, илипотребности, которая активизирует поведение или создает побуждение (мотив), направленное на достижение определенной цели или вознаграждения. Потребности создают побуждения, нацеленные на получение вознаграждения, в чем и заключена основа мотивации.

Рисунок Модель мотивации поведения через потребности

(Мотивационный процессвключает следующие этапы:

- возникновение у человека потребности, т.е. ощущения необходимости чего-либо;

- поиск путей устранения потребности

- ее удовлетворения, подавления или игнорирования.

Для удовлетворения потребности необходимо выполнить определенные действия:

- определение целей (направления) деятельности. Здесь оценивается объем предстоящей деятельности, величина ее результата, размер вознаграждения за достижения результата и степень удовлетворения потребности ожидаемым вознаграждением;

- деятельность по достижению целей;

- получение вознаграждения;

- устранение потребности (ее полное, частичное удовлетворение либо отсутствие удовлетворения).

Создание эффективной системы управления мотивационным процессом затрудняют следующие факторы:

- неочевидность методов, действующих в конкретной ситуации;

- сложность и противоречивость системы потребностей;

- различие мотивационных структур отдельных моделей;

- неадекватная оценка (недооценка либо переоценка) людей - участников мотивационного процесса.

Развитие методов мотивации шло в направлении от простого к сложному, от обобщения практического опыта к обоснованию все более сложных теорий. Усложнение методов мотивации обусловлено:

- усложнением организаций и их внешней среды (рост размеров организаций, дифференциация экономики и т.д.);

- усложнением субъектов мотивации (повышением уровня образования, расширением спектра потребностей, изменением системы ценностей);

- усилением воздействия государства, общественности на деятельность организаций и жизнедеятельность исполнителей.)

Оплата труда персонала

Тарифная система оплаты труда Ее основные резервы : - тарифно-кваликафикационные справочники - под разделяют различные виды работ ,в зависимости от их сложности; - тарифные ставки - определяют размеры оплаты труда за единицу времени ; - тарифные коэффициенты - отношения тарифной ставки данного разряда к тарифной ставке первого разряда ; - тарифные сетки - совокупность тарифных разрядов и соответствующих тарифные коэффициентов ; - районные коэффициенты - отражают изменение размера з/п в зависимости от места расположения предприятия. Ведущая роль в стимулировании трудовой активности принадлежит формам и система оплаты , которая представляет собой способы установления зависимости между величиной оплаты труда и трудовым вкладом работника .

Основные формы оплаты труда : 1) Сдельная оплата труда -целесообразно применять в сл случаях : - возможен точный количественный учет объемов работ и оценка их зависимости от конкретных усилий рабочего; -рост выработки не приведет к ухудшения качества продукции ; - у работника имеется реальная возможность увеличить выпуск продукции при увеличении собственных затрат труда. Виды сдельной системы:

-простая сдельная з/п - начислена за кол-во фактически изготовленной продукции по неизменной сдельной расценке; - сдельная премиальная - рабочий получает не только сдельный заработок ,но и премию; - сдельная прогрессивная - в пределах установленной исходной нормы ,выработке оплачивается по действующим сдельным расценкам ,а вся дополнительная выработка, по повышенным расценкам; - косвенно сдельная - применяется для оплаты труда вспомогательных рабочих , размер их заработка ставится в зависимость от результатов труда обслуживаемых ими основных рабочий. - аккордная - применяется при выполнении срочных и аварийных работ. 2)повременная оплата труда- эта система эффективна в случаях : -если рабочий не может оказать непосредственного влияния на увеличения выпуска продукции; - если организован строгий учет времени фактически отработанного работника ; - если отсутствуют количественные показатели выработки. Виды повременной системы: - простая повременная - начисляется по тарифной ставке работника данного разряда за фактически отработанного время;

-повременная премиальная - рабочий получает не только заработок за количество отработанного времени , но и определенный процент премии. Бестарифная система оплаты труда: Характеризуется сл. признаками:

1. Тесной зависимость уровня оплаты труда от результатов труда коллектива;

2. Присвоением каждому работнику коэффициентов характеризующих их квалификационный уровень;

3. Установлением каждому работнику коэффициента трудового участия в текущих результатах работы.

Понятие и процесс мотивации

Процесс мотивации (рис.4) начинается с физиологической или психологической нехватки, илипотребности, которая активизирует поведение или создает побуждение (мотив), направленное на достижение определенной цели или вознаграждения. Потребности создают побуждения, нацеленные на получение вознаграждения, в чем и заключена основа мотивации.

Рисунок Модель мотивации поведения через потребности

(Мотивационный процессвключает следующие этапы:

- возникновение у человека потребности, т.е. ощущения необходимости чего-либо;

- поиск путей устранения потребности

- ее удовлетворения, подавления или игнорирования.

Для удовлетворения потребности необходимо выполнить определенные действия:

- определение целей (направления) деятельности. Здесь оценивается объем предстоящей деятельности, величина ее результата, размер вознаграждения за достижения результата и степень удовлетворения потребности ожидаемым вознаграждением;

- деятельность по достижению целей;

- получение вознаграждения;

- устранение потребности (ее полное, частичное удовлетворение либо отсутствие удовлетворения).

Создание эффективной системы управления мотивационным процессом затрудняют следующие факторы:

- неочевидность методов, действующих в конкретной ситуации;

- сложность и противоречивость системы потребностей;

- различие мотивационных структур отдельных моделей;

- неадекватная оценка (недооценка либо переоценка) людей - участников мотивационного процесса.

Развитие методов мотивации шло в направлении от простого к сложному, от обобщения практического опыта к обоснованию все более сложных теорий. Усложнение методов мотивации обусловлено:

- усложнением организаций и их внешней среды (рост размеров организаций, дифференциация экономики и т.д.);

- усложнением субъектов мотивации (повышением уровня образования, расширением спектра потребностей, изменением системы ценностей);

- усилением воздействия государства, общественности на деятельность организаций и жизнедеятельность исполнителей.)

Оплата труда персонала

Тарифная система оплаты труда Ее основные резервы : - тарифно-кваликафикационные справочники - под разделяют различные виды работ ,в зависимости от их сложности; - тарифные ставки - определяют размеры оплаты труда за единицу времени ; - тарифные коэффициенты - отношения тарифной ставки данного разряда к тарифной ставке первого разряда ; - тарифные сетки - совокупность тарифных разрядов и соответствующих тарифные коэффициентов ; - районные коэффициенты - отражают изменение размера з/п в зависимости от места расположения предприятия. Ведущая роль в стимулировании трудовой активности принадлежит формам и система оплаты , которая представляет собой способы установления зависимости между величиной оплаты труда и трудовым вкладом работника .

Основные формы оплаты труда : 1) Сдельная оплата труда -целесообразно применять в сл случаях : - возможен точный количественный учет объемов работ и оценка их зависимости от конкретных усилий рабочего; -рост выработки не приведет к ухудшения качества продукции ; - у работника имеется реальная возможность увеличить выпуск продукции при увеличении собственных затрат труда. Виды сдельной системы:

-простая сдельная з/п - начислена за кол-во фактически изготовленной продукции по неизменной сдельной расценке; - сдельная премиальная - рабочий получает не только сдельный заработок ,но и премию; - сдельная прогрессивная - в пределах установленной исходной нормы ,выработке оплачивается по действующим сдельным расценкам ,а вся дополнительная выработка, по повышенным расценкам; - косвенно сдельная - применяется для оплаты труда вспомогательных рабочих , размер их заработка ставится в зависимость от результатов труда обслуживаемых ими основных рабочий. - аккордная - применяется при выполнении срочных и аварийных работ. 2)повременная оплата труда- эта система эффективна в случаях : -если рабочий не может оказать непосредственного влияния на увеличения выпуска продукции; - если организован строгий учет времени фактически отработанного работника ; - если отсутствуют количественные показатели выработки. Виды повременной системы: - простая повременная - начисляется по тарифной ставке работника данного разряда за фактически отработанного время;

-повременная премиальная - рабочий получает не только заработок за количество отработанного времени , но и определенный процент премии. Бестарифная система оплаты труда: Характеризуется сл. признаками: 1. Тесной зависимость уровня оплаты труда от результатов труда коллектива; 2. Присвоением каждому работнику коэффициентов характеризующих их квалификационный уровень; 3. Установлением каждому работнику коэффициента трудового участия в текущих результатах работы.