Тема 4. ситуационный подход.

Отмеченные проблемы применения системного подхода успешно разрешаются посредством использования ситуационного подхода, который концентрируется на ситуационных различиях между организациями и внутри самих организаций, и позволяет расширить применение теории систем, путем подбора наиболее подходящих методов управления в данной ситуации.

Ситуационный подход есть логическое продолжение системного подхода, и также представляет собой не набор предписаний и руководств, а особый способ мышления руководителей об организационных проблемах и их решениях. Ситуационный подход следует отличать от метода ситуаций (case-метод).

В основе ситуационного подхода лежит понятие ситуации.

Ситуация – это конкретный набор обстоятельств, которые влияют на организацию в данное конкретное время.

Мери Паркер Фоллет сформулировала “Закон ситуации”: “Различные ситуации требуют различных типов знаний”, а Ральф Стогдилл в 1948 г., развивая методологию ситуационного подхода, писал: “ситуация по большей части определяет какие черты необходимы лидеру”.

Ситуационный подход пытается увязать конкретные приемы и концепции с определенными ситуациями для того, чтобы достичь целей организации наиболее эффективно.

Методология ситуационного подхода может быть представлена как четырехшаговый процесс:

1. Знание средств управления, которые доказали свою эффективность в прошлом. Это подразумевает понимание процесса управления, индивидуального и группового поведения, системного анализа, методов планирования и контроля, количественных методов принятия решения и т.д.

2. Предвидение вероятных последствий (как положительных, так и отрицательных) от применения какой-либо методики или концепции;

3. Правильная интерпретация ситуации. Т.е. определение наиболее важных в данной ситуации факторов и наиболее вероятного эффекта от изменения какого-либо фактора;

4. Достижение целей организации наиболее эффективным путем за счет увязывания конкретных приемов, которые вызывали бы наименьший отрицательный эффект и таили бы минимум недостатков, с конкретными ситуациями.

Таким образом, можно заключить, что "лучшего способа управления не существует".

ТЕМА 5. Функции управления: планирование.

1. Понятие планирования, классификация планирования.

Аристотель об актуальности планирования: “Благо везде и повсюду зависит от соблюдения двух условий:

1) правильного установления конечных целей и

2) отыскания соответствующих средств, ведущих к конечной цели”.

Планирование – это систематическая подготовка принятия решений о целях, средствах и действиях, путем целенаправленной сравнительной оценки различных альтернативных действий в ожидаемых условиях. Это экономический метод управления, основанный на использовании экономических законов хозяйствования.

Планирование – это процесс разработки и составления плана, программы деятельности.

Существует несколько подходов в планировании:

1. Формальное планирование – когда круг вопросов сужается до уровня, при котором могут быть применены количественные методы оптимизации плана. Очевидные преимущества подхода состоят в том, что решаемая проблема ясна, получается конкретный количественный результат и возможно использование ЭВМ. Вместе с тем имеется ряд недостатков: возможен разрыв во мнениях специалистов-плановиков и аппарата управления; недостаточный учет процесса развития интеллекта, интуиции работников; возможно недопонимание масштаба проблемы; недостаточная гибкость метода.

2. Инкрементальное планирование. Основано на здравом смысле и качественных рассуждениях. На этой основе производится поиск варианта решения проблемы, устраивающего большинство. Это более гибкий метод, поскольку возможны уступки в настоящем ради выгод в будущем. Кроме того максимально возможным становится учет человеческого фактора. Недостаток подхода состоит в чрезмерной зависимости процесса планирования от отдельных личностей сотрудников. К тому не достаточно четко определены количественные критерии принятия решений.

3. Системное планирование. Представляет собой синтез формального и инкрементального подхода. Суть подхода заключается в поиске области сходимости между оптимальным и возможным на основе количественных и качественных методов.

Классификация планирования:

1. По содержанию планирования:

- стратегическое – нацелено на поиск новых возможностей развития во внешней среде организации;

- тактическое – нацелено на создание определенных предпосылок и условий использования ранее выявленных возможностей развития (как правило, затрагивают как внешнюю среду, так и внутреннюю среду организации);

- оперативное – нацелено на реализацию возможностей, т.е. на повышение эффективности использования имеющегося потенциала организации (ресурсов, условий деятельности и т.д.);

2. По предмету планирования:

- целевое – определение целей функционирования и развития;

- планирование средств – определение ресурсов;

- программное планирование – планирование каких-либо программ (например, производства, сбыта, рекламной деятельности и т.п.);

- планирование действий – разработка планов реализации действий (например, план специальных продаж);

3. По сферам функционирования:

- планирование производства;

- планирование сбыта;

- финансовое планирование;

- планирование персонала;

- расширенное общее планирование;

4. По глубине планирования:

- глобальное;

- контурное;

- детальное;

5. По срокам планирования:

- краткосрочное – до одного года;

- среднесрочное – от одного года до пяти лет;

- долгосрочное – от пяти лет и более;

6. По степени охвата:

- общее планирование – относится ко всей СЭС организации;

- частное – относится к определенным подсистемам и элементам СЭС;

7. По возможности внесения изменений:

- жесткое – не предполагающее внесение изменений;

- гибкое – изменения можно вносить;

Независимо от того, с каким видом планирования мы имеем дело, критерии оценки эффективности планирования можно указать следующие:

- полнота планирования;

- точность планирования;

- непрерывность планирования;

- эластичность и гибкость планирования;

- экономичность планирования;

- возможность контроля за выполнением планов;

- возможность оперативной корректировки планов.

Высокая эффективность планирования обеспечивается соблюдением принципов планирования.

2. Принципы планирования.

В настоящее время система принципов планирования может быть представлена в следующем виде:

1. Преемственность стратегического, тактического и текущего планов.

2. Социальная ориентация плана.

3. Ранжирование объектов планирования по их важности (предопределяет рациональное распределение ресурсов).

4. Адекватность плановых показателей реальной действительности (обеспечивается повышением количества учтенных факторов при прогнозировании альтернативных плановых показателей и повышением точности прогнозов).

5. Согласованность плана с параметрами внешней среды системы менеджмента (обеспечивается анализом динамики факторов внешней среды и исследованием влияния их на плановые показатели).

6. Вариантность плана – наличие минимум 3 планов и выбор наиболее выгодного. (Заметим, что рассматриваются варианты плана достижения одной цели).

7. Сбалансированность плана (при условии обеспечения резерва по важнейшим показателям). Составление балансов: материальных, трудовых, финансовых, технических ресурсов.

8. Экономическая обоснованность плана.

9. Автоматизация системы планирования.

10. Обеспечение обратной связи системы планирования, т.е. потребитель может предлагать внесение изменений в планы.

3. Процесс планирования.

Процесс планирования включает следующие этапы:

1. Выработка миссии и глобальных целей организации;

2. Выработка локальных целей организации;

3. Анализ внешней и внутренней сред организации;

4. Поиск альтернативных вариантов решения проблемы;

5. Прогнозирование;

6. Оценка альтернатив и выбор альтернативы;

7. Принятие решения, постановка планового задания;

8. Разработка плана;

9. Выполнение плана;

10. Контроль за выполнением плана.

Миссия организации

В практике управления сложилось два подхода в понимании миссии организации:

1. Миссия – это констатация философии и предназначения, смысл существования компании. На этой основе определяются последующие действия;

2. Миссия – сформулированное утверждение относительно того, для чего или по какой причине существует организация.

При разработке миссии Ф. Котлер предлагает учитывать следующие факторы:

- история фирмы, в процессе которой вырабатывалась философия организации;

- стиль поведения и способ действия организации;

- состояние среды, в которой происходит развитие организации;

- наличные ресурсы организации (особенно уникальные, предоставляющие конкурентные преимущества);

- отличительные особенности организации.

При раскрытии миссии организации в большинстве случаев пытаются раскрыть содержание следующих характеристик организации:

- целевые ориентиры;

- философия организации;

- сферы деятельности организации;

- возможные способы функционирования организации;

- имидж организации.

Цели организации.

Цель – это конкретное состояние отдельной характеристики организации, достижение которого является для нее желательным и на достижение которого направлена ее деятельность. Т.е. цель представляет собой желательный конечный результат.

Значимость целей состоит в том, что:

1. Цели являются исходными точками деятельности;

2. Цели являются основой построения организационных отношений;

3. Цели служат основой системы мотивирования;

4. Цели служат базой сравнения результатов;

5. Цели объединяют организацию.

Для системы управления наиболее важны цели роста организации, которые отражают соотношение темпов изменения объемов продаж и прибыли организации и отрасли в целом. К ним относятся цель быстрого роста, цель стабильного роста, цель сокращения. Заметим. Что эти цели в процессе развития организации могут сменять одна другую.

Поскольку процесс управления начинается с определения целей, то необходимо очень ответственно подходить к соблюдению определенных требований, предъявляемых к ним, а именно:

- достижимость целей;

- гибкость целей;

- измеримость целей;

- совместимость целей (по иерархии управления, по времени и т.д.);

- приемлемость и другие.

Классификация целей организации:

1. По объекту достижения – экономические, социальные, организационные, научные, технические, политические и т.д.;

2. По иерархии – цели организации, цели структурных подразделений, цели должностные;

3. По времени достижения – долгосрочные, краткосрочные, среднесрочные;

4. По повторяемости – постоянные (повторяющиеся), периодические, разовые, эпизодические;

5. По возможности измерения – количественные, качественные цели;

6. По приоритетности – особо приоритетные, приоритетные, важные, прочие;

7. По среде приложения – внешние, внутренние цели;

8. По содержанию – стратегические, тактические, оперативные.

Несмотря на все многообразие и разнообразие целей, можно указать на 4 основных направления установления целей организации:

- доходы организации (прибыльность, положение на рынке, производительность, финансовые ресурсы, мощности организации, разработка и производство продукции и т.п.;

- работа с клиентами (скорость обслуживание, технология обслуживания, количество жалоб и нареканий и т.д.);

- потребности и благосостояние сотрудников организации (изменения в управлении и в организации, человеческие ресурсы – продвижение по службе, повышение квалификации, текучесть кадров и т.д.);

- социальная ответственность (оказание помощи обществу – благотворительность, меценатство, спонсорство, сроки проведения мероприятий и т.д.).

Цели организации разрабатываются в виде системы целей как результат декомпозиции глобальной цели (миссии) организации. Система целей организации может быть представлена в виде "дерева" целей. Существуют определенные правила построения дерева целей (декомпозиции целей):

1. Общая цель должна быть в вершине и описывать конечный результат;

2. Выполнение подцелей каждого последующего уровня – необходимое и достаточное условие достижения цели предыдущего уровня (реальная возможность достижения цели предыдущего уровня зависит от эффективности управления по достижению этой цели.);

3. При формулировании целей разных уровней необходимо описывать желаемые результаты, а не способы их получения;

4. Подцели каждого уровня должны быть независимы друг от друга и невыводимыми друг из друга;

5. Фундамент дерева целей – задачи, т.е. формулировки работ, которые должны быть выполнены определенным способом и в заранее установленные сроки.

Дерево целей служит основой для формирования системы планов организации.

Способы установления целей.

При установлении целей организации обычно применяют один из двух методов.

1. Ситуационный подход, выражением которого является последовательная техника планирования. Суть состоит в том, что установленные цели, зафиксированные в планах, являются законом для организации или структурных подразделений и работников. Изменения вносятся в исключительных случаях, когда того требуют обстоятельства. Для обеспечения непрерывности планирования цели на предстоящий плановый период разрабатываются незадолго до завершения текущего планового периода.

2. Упреждающий подход, выражением которого является техника скользящего планирования. Суть заключается в систематическом упреждающем изменении целей в следующей последовательности: долгосрочные цели, среднесрочные цели, краткосрочные цели. При достижении краткосрочных целей (вернее, незадолго до завершения текущего планового периода) подвергаются пересмотру долгосрочные цели, затем среднесрочные и детально прорабатываются цели краткосрочные. Другими словами, происходит постоянное составление и корректировка предстоящей части перспективного плана развития организации.