Управленческий процесс и его элементы
Управление как деятельность реализуется в совокупности управленческих процессов, т. е. целенаправленных решений и действий, осуществляемых менеджерами в определенной последовательности и комбинации. Любая
Основными элементами процесса управления являются:
определение и четкая постановка цели,
планирование мероприятий по реализации поставленной цели,
организация производственных процессов,
реализация намеченных мероприятий,
контроль и оценка результатов.
Схематически управленческий процесс можно представить в виде кольца (рис. 1.1), т. е. все элементы, входящие в состав процесса управления взаимосвязаны, неотъемлемы и последовательны. Невозможно перейти к элементу «реализация» минуя элемент «планирование» или «организация».
Рис. 1.1. Кольцо процесса управления
Целью конкретного управленческого процесса является изменение или, наоборот, сохранение управленческой ситуации, т. е. совокупность обстоятельств, которые оказывают или будут оказывать положительное или отрицательное влияние на организацию.
К элементам управления относятся управленческий труд, который реализуется в определенном результате (решении), его предмет и средства. Предметом и продуктом труда в управлении является информация о существующей проблеме и способах ее преодоления. Исходная информация является «сырой», а поэтому не может использоваться на практике. Но в результате обработки она превращается в управленческое решение, служащее основой осуществления конкретных действий.
Решения, получающие самостоятельное существование, могут накапливаться, что в свою очередь приводит к росту масштабов и усложнению процесса управления. В то же время решения формируют так называемый организационный порядок, обеспечивающий автоматическое срабатывание многих управленческих механизмов и выполнение необходимых действий без специальных распоряжений. Это полезно, так как ускоряет и упрощает работу руководителей.
Средствами управленческого труда служит все то, что способствует осуществлению операций с информацией, - от компьютеров, телефонов, авторучки и бумаги до органов человеческого тела.
Рассматривая управленческий труд как составной элемент управления необходимо отметить, что данный труд относится к категории умственного труда, осуществляемого в виде нервно-психических усилий, и существует в трех формах: эвристической, административной и операторной. Такой труд требует инициативности и повышенной ответственности.
Эвристический труд сводится к совокупности действий по изучению проблем и разработке вариантов их решений - организационных, экономических, технических. В зависимости от сложности и характера задач он выполняется руководителями и специалистами.
Административный труд является уделом в основном руководителей. Он связан с выполнением таких видов работ, как распорядительство (доведение в устном и письменном виде принятых решений до исполнителей), инструктирование, контроль и координация деятельности подчиненных, их оценка, мотивация, проведение собраний и совещаний, прием посетителей, ведение деловых переговоров, ответы на письма и телефонные звонки, обход рабочих мест. Важнейшим моментом административного труда является целевое управляющее воздействие, которое в свою очередь можно классифицировать по следующим параметрам:
1. по типу оно может быть приказом, рекомендацией, советом, порицанием, похвалой;
2. по форме воздействие бывает непосредственным или опосредованным, явным или неявным, мягким или жестким;
3. по способу передачи воздействия подразделяются на официальное и неофициальное. Неофициальное воздействие дополняет официальное и является наиболее предпочтительным.
Операторный труднаправлен на техническое обеспечение производственных и управленческих процессов необходимой информацией и призван выполнять следующие функции:
1. документационную (оформление, размножение, сортировка и хранение документов);
2. первично-счетную и учетную (сбор статистической, бухгалтерской и иной информации о производственных, хозяйственных, социальных и иных процессах, протекающих в рамках организации);
3. вычислительную и формально-логическую (последовательная обработка собранной информации и осуществление на ее основе и по заданному алгоритму необходимых расчетов);
4. коммуникативно-техническую (поддержание связи между субъектами).
Этот труд выпадает на долю специалистов и технических исполнителей. Часть его, строго говоря, не относится к умственному, поэтому для его характеристики иногда используют термин «нефизический труд».
Подводя итоги вышесказанному, необходимо отметить, что сложность процесса управления в общем, и управленческого труда, в частности, обусловливается несколькими обстоятельствами.
Во-первых, масштабами, количеством и многогранностью решаемых проблем, связей между ними, разнообразием применяемых методов, организационных принципов.
Во-вторых, необходимостью принимать новые, нетрадиционные решения, порой в условиях неопределенности, что требует глубоких профессиональных знаний, опыта, широкой эрудиции.
Наконец, в-третьих, необходимостью оперативно самостоятельно действовать, брать на себя риск и нести ответственность за последствия.
Развитие науки управления
В первой половине ХХ века получили развитие четыре различные школы управленческой мысли. Хронологически они могут быть перечислены в следующем порядке: школа научного управления, классическая (административная) школа в управлении, школа человеческих отношений и школа поведенческих наук, школа науки управления (или количественный подход).
Школа научного управления (1885 - 1920 гг.) наиболее тесно связана с работами Ф.У. Тейлора, Френка и Лилии Гилберт и Генри Гантта.
| Школа научного управления |
| 1 Использование научного анализа для определения лучших способов выполнения задачи. |
| 2 Отбор работников, лучше всего подходящих для выполнения задач, и обеспечение их обучения. |
| 3 Обеспечение работников ресурсами, требуемыми для эффективного выполнения задач. |
| 4 Систематическое и правильное использование материального стимулирования для повышения производительности. |
| 5 Отделение планирования и обдумывания от самой работы. |
Классическая или административная школа в управлении. Авторы, которые считаются создателями классической или административной школы управления (1920 - 1950 гг.) имели непосредственный опыт работы в качестве руководителей высшего звена управления. Анри Файоль, с именем которого связывают возникновение этой школы и которого иногда называют отцом менеджмента, руководил большой французской компанией по добыче угля. Линдал Урвик был консультантом по вопросам управления в Англии. Джеймс Д. Муни, который писал работы совместно с А. К. Рейли, работал под руководством Алфреда П. Слоуна в компании “Дженерал Моторс” “Классики” старались взглянуть на организации с точки зрения широкой перспективы, пытаясь определить общие характеристики и закономерности организаций. Целью классической школы было создание универсальных принципов управления. Эти принципы затрагивали два основных аспекта. Одним из них была разработка рациональной системы управления организацией. Определяя основные функции бизнеса, теоретики - “классики” были уверены в том, что могут определить лучший способ разделения организации на подразделения или рабочие группы. Традиционно такими функциями считались финансы, производство, маркетинг. Главный вклад Файоля в теорию управления состоял в том, что он рассмотрел управление как универсальный процесс, состоящий из нескольких взаимосвязанных функций, таких, как планирование и организация. Вторая категория классических принципов касалась построения структуры организации и управления работниками.
| Классическая (административная) школа управления |
| 1 Развитие принципов управления. 2 Описание функций управления. 3 Систематизированный подход к управлению всей организации. |
Школа человеческих отношений и школа поведенческих наук. Двух ученых - Мери Паркер Фоллет и Элтона Мэйо - можно назвать самыми крупными авторитетами в развитии школы человеческих отношений (1930 - 1950 гг). Именно Фоллет была первой, кто определил менеджмент как “обеспечение выполнения работы с помощью других лиц”. Мэйо обнаружил, что четко разработанные рабочие операции и хорошая заработная плата не всегда вели к повышению производительности труда. Силы, возникающие в ходе взаимодействия между людьми, могли превзойти усилия руководителя. Мотивами поступков людей, предполагает Абрахам Маслоу (психолог), являются в основном не экономические силы, а различные потребности, которые могут быть лишь частично или косвенно удовлетворены с помощью денег. Представители школы поведенческих наук (1950 - по настоящее время) - это Крис Арджирис, Ренсис Лайкерт, Дуглас МакГрегор, Фредерик Герцберг, изучали различные аспекты социального взаимодействия, мотивации, характера власти и авторитета, организационной структуры, коммуникации в организациях, лидерства, изменения содержание работы и качества трудовой жизни. Поведенческий подход стал настолько популярен, что он почти полностью охватил всю область управления в 60-е годы.
| Школа человеческих отношений и школа поведенческих наук |
| 1 Применение приемов управления межличностными отношениями для повышения степени удовлетворенности и производительности. 2 Применение наук о человеческом поведении к управлению и формированию организации таким образом, чтобы каждый работник мог быть полностью использован в соответствии с его потенциалом. |
Школа науки управления или количественный подход (1950 - по настоящее время). Ключевой характеристикой науки управления является замена словесных рассуждений и описательного анализа моделями, символами, количественными значениями. Крупный толчок к применению количественных методов в управлении дало развитие компьютеров, которые позволили исследователям операций конструировать математические модели возрастающей сложности.
| Школа науки управления (количественный подход) |
| 1 Углубление понимания сложных управленческих проблем благодаря разработке и применению моделей. 2 Развитие количественных методов в помощь руководителям, принимающим решения в сложных ситуациях. |
Процессный подход
Процессный подход был предложен приверженцами школы административного управления, эта концепция применяется и в настоящее время. Управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других - это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций. Анри Файоль считал, что существует пять исходных функций. По его словам, “управлять означает предсказывать и планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать”. Обзор современной литературы позволяет выявить следующие функции - планирование, организация, распорядительство (или командование), мотивация, руководство, координация, контроль, коммуникация, исследование, оценка, принятие решений, подбор персонала, представительство и ведение переговоров или заключение сделок. В настоящее время считается, что процесс управления состоит из функций планирования, организации, мотивации и контроля. Эти четыре первичные функции управления объединены связующими процессами коммуникации и принятия решения. Руководство (лидерство) рассматривается как самостоятельная деятельность. Оно предполагает возможность влияния на отдельных работников и группы работников таким образом, чтобы они работали в направлении достижения целей, что крайне существенно для успеха организации.
Четыре функции управления имеют две общие характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация. Эти характеристики часто называют связующими процессами. Чтобы организация могла четко работать, руководитель должен сделать серию правильных выборов из нескольких альтернативных возможностей. Выбор одной из альтернатив - это решение. Следовательно, принятие решения - это выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. Основным требованием для принятия объективного решения является наличие адекватной точной информации, единственным способом получения которой является коммуникация. Коммуникация - это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми.
Системный подход
Системный подход- это способ мышления по отношению к организации управлению. Система - это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Все организации являются системами. Поскольку люди являются компонентами организаций (социальные компоненты) наряду с техникой, которые вместе используются для выполнения работы, они называются социотехническими системами. Существует два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытаясистема имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды окружающей систему. Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы - это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации, материалов, поступающих извне. Открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде. Все организации являются открытыми системами, состоящие из нескольких взаимозависимых подсистем.
Ситуационный подход
Ситуационный подход признает, что, хотя общий процесс одинаков, специфические приемы, которые должен использовать руководитель, могут значительно варьировать. Ситуационный подход пытается увязать конкретные приемы и концепции с определенными конкретными ситуациями для того, чтобы достичь целей организации наиболее эффективно. Он концентрируется на ситуационных различиях между организациями и внутри самих организаций. Методологию ситуационного подхода можно объяснить как четырехшаговый процесс:
1 Руководитель должен быть знаком со средствами профессионального управления, которые доказали свою эффективность. Это понимание процесса управления, индивидуального и группового поведения, системного анализа, методов планирования и контроля и количественных методов принятия решений
2 Каждая из управленческих концепций и методик имеет свои сильные и слабые стороны или сравнительные характеристики в случаях, когда они применяются в конкретной ситуации. Руководительдолжен предвидеть вероятные последствия от применения данной методики или концепции.
3 Руководитель должен уметь правильно интерпретировать ситуацию. Необходимо определить какие факторы являются наиболее важными в данной ситуации и какой вероятный эффект может повлечь за собой изменение одной или нескольких переменных.
4 Руководитель должен уметь увязывать конкретные приемы, которые вызвали бы наименьший отрицательный эффект, с конкретными ситуациями.
Характеристика различных научных школ
| Название | Характеристика достижений |
| 1.Школа научного управления (1885-1920) | · Использование научного анализа для определения лучших способов выполнения задачи; · Отбор работников, лучше всего подходящих для выполнения задач и обеспечение их обучения; · Обеспечение работников ресурсами, требуемыми для эффективного выполнения их задач; · Систематическое и правильное использование материального стимулирования для повышения производительности; · Отделение планирования и обдумывания от самой работы. Представители: Ф.У.Тейлор, Френк и Лилия Гилбрет, Генри Гантт. Г. Эмерсон |
| 2.Классическая или административная школа в управлении (1920-1950) | · Развитие принципов управления; · Описание функций управления; · Систематизированный подход к управлению всей организации Представители: Анри, Файоль, Линдалл Урвик, Джееймс Д.Муни, А.К.Рейли |
| 3. Школа человеческих отношений (1930 – 1950) и школа поведенческих наук (бихевиористский подход) (1950 по настоящее время) | · Применение приемов управления межличностными отношениями для повышения степени удовлетворенности и производительности (Мери Паркер Фоллет и Элтон Мэйо), т.е. четко разработанные рабочие операции и хорошая зарплата не всегда ведут к повышению производительности труда, следовательно небходимы приемы управления человеческими отношениями. По исследованиям Абрахама Маслоу, мотивами поступков людей являются различные потребности, которые могут быть лишь частично и косвенно удовлетворены .с помощью денег(самовыражение, признание). · Применение наук о человеческом поведении к управлению и формированию организации таким образом, чтобы каждый работник мог полностью использовать свой потенциал. Здесь стремились в большей степени оказать помощь работнику в осознании своих собственных возможностей на основе применения концепций поведенческих наук к построению организаций и к управлению ими (социальное взаимодействие, мотивация, власть и авторитет, лидерство, коммуникации в организации, качество трудовой жизни). Представители: Крис Арджирис, Ренсис Лайкерт, Дуглас МакГрегор, Фредерик Герцберг. |
| 4. Школа науки управления или количественный подход (1950- по настоящее время) | применение экономико-математические моделей, использование ЭВМ для принятия решений, сетевые методы планирования производства, теория принятия решений, теория управления запасами, исследование операций в управлении, производственный менеджмент, линейное и нелинейное программирование в управлении, модели оптимального функционирования производственной системы, модели производственных процессов. Представители:Питер Друкер, В. Леонтьев, У. Беннис, Л.В. Канторович, Слоун А.М., Форрестер Джей Райг, Чендлер А., Эппли Л.А. |
Уровни и сферы управления
1. Управление высшего звена. Составляют относительно небольшую группу кадров управления. Несут полную ответственность за управление организацией. Устанавливают ее цели, ее общую стратегию и оперативную политику. Управляют взаимодействием организации с ее внешней средой.
2. Управление среднего звена. Отвечают за реализацию политики и планов, разработанных на высшем уровне, наблюдают и координируют деятельность менеджеров низшего уровня.
3. Управление низового или первого звена. Наблюдают и координируют работу исполнителей, не имеют в подчинении других руководителей.
По сферам управления различаются: менеджеры по производству (эксплуатации), по финансам, по маркетингу, по персоналу, менеджеры-администраторы и другие специализированные типы менеджеров (консультанты, менеджеры по исследованию и развитию, по международным связям и т.п.).
Менеджер каждого типа должен обладать тремя видами умений:
1) технические, т.е. способность использовать методы, технику и знания в специализированной области;
2) общественные или межличностные, т.е. способность к сотрудничеству с другими людьми и группами, к их пониманию и мотивированию;
3) концептуальные, т.е. способность к координации и интегрированию всех интересов и действий организации. Связаны они с видением организации как единого целого, пониманием взаимозависимостей между отдельными ее частями и предвидением, как изменения в какой-либо одной ее части повлияет на организацию в целом.