Базы данных Microsoft Access 2007

БАЗЫ ДАННЫХ

Сборник лабораторных работ

Базы данных Microsoft Access 2007

методическое пособие-разработка для студентов

федерального государственного образовательного учреждения среднего профессионального образования

«Московский колледж управления и новых технологий»

Составитель:

Преподаватель ФГОУ СПО «Московский

колледж управления и новых технологий»

кандидат технических наук

Бочков А.В.

Содержание

Лабораторная работа №1. Ознакомление с функциональными возможностями Microsoft Access и создание базы данных из шаблона форм..4

Лабораторная работа №2. Создание таблицы в базе данных в режиме таблицы…………………………….………………………………………………….12

Лабораторная работа №3. Создание таблиц в базе данных в режиме конструктора и с помощью шаблонов таблиц…………………………….………..12

Лабораторная работа № 4. Поиск, сортировка и фильтрация записей в таблице базы данных………………………………………………………………….24

Лабораторная работа №5. Применение запросов для выборки записей из базы данных………………………………………………………………………...…29

Лабораторная работа №6. Работа с запросами с использованием построителя выражений………………………………………………………………33

Лабораторная работа № 7. Создание отчетов, сводных таблиц и

диаграмм……………………………………………………………………………….37

Лабораторная работа №8. Создание таблиц, форм и элементов управления в режиме Конструктор для автоматизированной информационной системы……………………………………………………………………….….…41

Лабораторная работа №1

Ознакомление с функциональными возможностями Microsoft Access и создание базы данных из шаблона форм.

1.Цель работы

Целью работы является ознакомление с функциональными возможностями Microsoft Access 2007 и создание базы данных из шаблона форм.

2.Контрольные вопросы

2.1. Что включает в себя база данных?

2.2. С какими объектами база данных работает?

2.3. Для каких целей предназначены различные объекты базы данных?

2.4. Из чего состоит таблица базы данных?

2.5. Какие основные этапы проектирования баз данных содержит Microsoft Access?

2.6. Как сохранить базу данных в папке Мои документы?

2.7. Какие вы знаете способы создания баз данных?

Методические указания

Общие сведения

Базы данных. Естественно, что в каждой программной системе по анализу информации дается свое определение БД. В Microsoft Access под базой данных понимается следующее. База данных — это совокупность данных и объектов, относящихся к определенной задаче. База данных может содержать объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Основным элементом БД Microsoft Access является таблица, а сама база относится к классу реляционных в виду того, что сама таблица относится к этому классу.

Таблица, в которой размещена информация, представленная в базе данных, состо­ит из строк и столбцов. Строки таблицы называются записями, а столбцы — поля­ми. Каждое поле представляет собой отдельную характеристику данных, сохра­ненных в базе. Например, если в базе данных размещен список сотрудников, то полем может являться год рождения, фамилия, размер заработной платы, занима­емая должность. Запись базы данных — это набор данных, описывающих один эле­мент, размещенный в базе. В нашем примере записью является полная информа­ция об одном сотруднике.

Создается впечатление, что базы данных Access и электронные таблицы Excel очень похожи, а соответствующие программы предназначены для решения одно­типных задач. Однако между ними существуют принципиальные отличия.

Основное преимущество Access состоит в удобных средствах поиска и выборки данных из базы данных. Кроме того, в Access есть удобная система защиты от не­санкционированного доступа. Таким образом, если вам нужно выполнять вычис­ления и создавать сложные таблицы — используйте Excel.

В то же время Access -это идеальное решение для поиска и отбора данных.

Объекты базы данных Access.Когда вы раньше работалив Word, то имели дело с объектом, который назывался документом.В электронных таблицахвы проводили расчеты в объекте, который назывался рабочей книгой, состоящей из рабочих листов. В отличии от Word и Excel в базу данных Access может входить много различных объектов. Кроме таблиц, она может содержать запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Однако именно таблицы предназначены для хранения данных. Они являются основным и обяза­тельным элементом базы и создаются в первую очередь.

Следующий структурный элемент — запросы. Они представляют собой часть базы данных, отобранную по определенным критериям.

Форма — это электронный бланк, используемый для ввода информации в базу данных или для удобного ее просмотра. Еще одним предназначением формы яв­ляется защита информации.

Отчеты служат для отображения итоговых данных из таблиц и запросов в удоб­ном для просмотра и печати виде и помогают проанализировать содержимое ис­ходных таблиц.

Макросы автоматизируют некоторые процессы при работе с базами данных, на­пример процедуру заполнения и отбора информации.

Модули — это программы, написанные на специальном языке, которые позволя­ют решить задачи, недоступные для реализации с помощью макросов или стандарт­ных возможностей Access.

В окне базы данных можно просмотреть все входящие в нее объекты.

В Microsoft Access, прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных. Но прежде чем приступать к процессу проектирования и создания БД рассмотрим вопросы загрузки Access и начала работы с ней.

Рис.1. Окно начала работы с программой

Рис. 2. Окно локальных шаблонов

В центре пустой базы данных находится окно активной базы данных (рис.3). Оно состоит из двух частей: об­ласти переходов, содержащей список объектов базы данных, и области просмотра. Левую часть окна можно скрыть с помощью кнопки Открыть/Закрыть границу области переходов . Нажав повторно эту кнопку, вы снова отобра­зите область переходов.

Область переходов

Область просмотра

Рис.3. Окно пустой базы данных.

Проектирование баз данных

Это первый и наиболее ответственный этап. Хотя исправления всегда можно внести в БД и ее структуру, но этот процесс может занять очень много времени, тогда как проектирование позволит избежать ненужных затрат. Например, при создании таблицы всегда задается тип данных, которые будут храниться в каждом поле. В процессе разработки БД тип данных может измениться (например, с текстового на числовой), что потребует заново вводить информацию в это поле во все записи. Поэтому лучше заранее спроектировать базу данных и возможные варианты использования информации. В этой связи необходимо выделить данные, которые требуют постоянного обновления, а также определить спектр вопросов, которые придется решать при работе с данными.

Основные этапы проектирования базы данных в Microsoft Access сводятся к следующему.

1) Определение цели создания базы данных.

2) Определение таблиц, которые должна содержать база данных.

3) Определение необходимых в таблице полей.

4) Задание индивидуального значения каждому полю.

5) Определение связей между таблицами.

6) Обновление структуры базы данных.

7) Добавление данных и создание других объектов базы данных.

8) Использование средств анализа в Microsoft Access.

Ниже приводится описание выше указанных этап проектирования баз

данных в Microsoft Access.

1) Определение цели создания базы данных. На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. То есть нужно очертить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.

База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна по­крывать база данных; отчеты, которые она должна выдавать; проанализировать формы, используемые в настоящий момент для записи данных; сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей БД.

2) Определение таблиц, которые должна содержать база данных. Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

При проектировании таблиц вовсе не обязательно использовать Microsoft Access. Сначала лучше разработать структуру на бумаге.

3) Определение необходимых в таблице полей. Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона. При разработке полей для таблицы необходимо помнить, что:

Ø каждое поле должно быть связано с темой таблицы;

Ø не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения;

Ø в таблице должна присутствовать вся необходимая информация;

Ø информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (например, поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).

4) Задание индивидуального значения каждому полю. Для того чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

5) Определение связей между таблицами. После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

6) Обновление структуры базы данных. После проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными. Для проверки следует создать несколько таблиц, определить связи между ними и ввести небольшое количество записей в каждую таблицу, затем посмотреть, отвечает ли база данных поставленным требованиям. Рекомендуется также создать черновые выходные формы и отчеты и проверить, выдают ли они требуемую информацию.

7) Добавление данных и создание других объектов базы данных. Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

8) Использование средств анализа в Microsoft Access. В Microsoft Access существует два средства для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу и, в случае необходимости, предлагает новую ее структуру и связи, а также вносит в нее изменения. Анализатор быстродействия просматривает всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, а также реализует их.

После ознакомления с основными этапами проектирования базы данных в Access перейдем непосредственно к их реализации. Прежде всего, рассмотрим способы создания БД.

Рис.4. Окно формы Список контактов

Кроме этого, следует открыть форму Сведения о контактах в области переходов с помощью кнопки Открыть/Закрыть границу области переходов и заполнить её данными (рис. 5). Причём в этой форме также отобразятся однотипные данные по алфавиту, которые вы раньше занесли в формеСписок контактов. Дополните эту форму необходимыми данными и сохраните их с помощью кнопки Сохранить .

Рис.5. Окно формы Сведения о контактах

В области переходов также содержится отчеты Адресная книга контактови Список телефонов контактов, которые также можно рассмотреть в конце создания БД.

После окончания работы с окнами формСписок контактов и Сведения о контактах и отчетов Адресная книга контактови Список телефонов контактов нажимаем кнопку Закрыть« », чтобы закрыть эти окна. Ваша БД будет сохранена в папке Мои документы.

4.Задание

4.1. Откройте Microsoft Access.В разделе Локальные шаблоны выберите шаблон Контакты.Создайте вашу базу данных под именемКонтакты-ваша фамилия-№ группы.

4.2.Заполните форму Список контактовданными из таблицы 1. Сохраните их.

4.3.Дополните форму Сведения о контактах данными адреса, рабочего телефона и заметками из таблицы 2. Страну в форме заполните в зависимости от указанного адреса.

4.4.Результаты работы по созданию базы данных рассмотрите в отчетах Адресная книга контактови Список телефонов контактов.

4.5. Сохраните вашу базу данных в папке Мои документы.

Таблица 1

ИД	Фамилия	Имя	Адрес электронной почты	Рабочий телефон	Организация	Должность
	Корнев	Олег	[email protected]		НИИССУ	Инженер
	Сычев	Иван	[email protected]		НИИТ	Старший инженер
	Иванов	Петр	[email protected]		МИФИ	Инженер
	Кротов	Петр	[email protected]		НИИССУ	Инженер
	Котов	Иван	[email protected]		Завод “Рубин”	Инженер
	Быков	Иван	[email protected]		ОКБ “Вымпел”	Старший инженер
	Тощев	Олег	[email protected]		НИИССУ	Инженер
	Громов	Петр	[email protected]		МТЗ	Инженер
	Бабина	Анна	[email protected]		НИИССУ	Инженер
	Хрущ	Саша	[email protected]		НИИВТ	Начальник отдела

Таблица 2

Фамилия	Имя	Адрес	Домашний телефон	Заметки
Корнев	Олег	115477 Москва Пролетарский пр. д. 9		Заказ на поставку компьютеров
Сычев	Иван	110877 Москва ул. Луганская д.3		Заказ на поставку мониторов
Иванов	Петр	114777 Москва Каширское ш. д.1		Заказ на поставку мониторов и ПУ
Кротов	Петр	100333 г.Александров Московской обл. ул. Ленина д.34		Заказ на поставку телевизоров
Котов	Иван	133444 Москва ул. Кораблест-роителей д.66		Заказ на поставку кинескопов
Быков	Иван	121355 Киев ул. Рыжова д.1		Заказ на поставку компьютеров
Тощев	Олег	234543 Харьков ул. Жукова д.55		Заказ на поставку мониторов
Громов	Петр	565776 Ростов ул. Стахова д.89		Заказ на поставку процессоров
Бабина	Анна	565776 Ростов ул. Федорова д.78		Заказ на поставку мониторов
Хрущ	Саша	123456 Москва Варшавское ш. д.98		Заказ на поставку клавиатуры

Лабораторная работа №2

Создание таблицы в базе данных в режиме таблицы

1.Цель работы

Целью работы является создание таблицы в базе данных в режиме таблицы.

2.Контрольные вопросы

2.1. Какие существуют методы (способы) создания таблиц в базе данныхMicrosoft Access?

2.2.Как переименовать столбец в таблице в Режиме таблицы?

2.3.Как удалить столбец в таблице в Режиме таблицы?

2.4.Как изменить имя таблицы в базе данных?

Методические указания

Таблица 1

МЕТОДЫ СОЗДАНИЯ ТАБЛИЦ
Метод	Описание
Режим таблицы	Можно сразу вводить данные. Access автоматически назначает тип поля по виду информации, которая вводится, а также устанавливает размеры текстовых и числовых полей. После сохранения таблицы Access предложит либо установить имя таблицы самостоятельно, либо принять предложенное Access.
Режим конструктора	Позволяет задать поля, тип данных для каждого из них и размеры для текстовых и числовых полей, установить ключевое поле и сохранить макет таблицы вам самостоятельно. Затем перейдя в Режим таблицы можно вводить данные в таблицу
Шаблоны таблиц	Позволяет выбрать поле из предлагаемых образцов таблиц. Тип данных и другие свойства уже определены. Затем в режиме таблицыв можно вводить данные в таблицу
Импорт таблицы	Импортируются вместе с данными все имена полей и типы данных. Однако новой таблице надо присвоить имя, определить ключевое слово или предоставить это сделать Access. Недостаток — надо изменить свойства и параметры таблицы.

Рис. 1. Окно для создания таблицы в Режиме таблицы

Первый столбец таблицы обозначен как Код. Это поле заблокировано для пользо­вателя. При вводе данных Access автоматически проставляет сюда последовательные номера. При добавлении сведений в текущую запись всегда отображается новая пустая запись, помеченная звездочкой. В Access новые записи всегда добавляются в конец таблицы.

Обратите внимание: в нижней части окна Access в строке Запись присут­ствует поле, позволяющее быстро переходить к нужным записям.

В режиме ввода данных новые поля обозначаются как Поле1, Поле2, Поле3 и т. д. Вы можете изменить присвоенные по умолчанию названия и задать свои.

Для этого воспользуйтесь пунктом Переименовать столбец контекст­ного меню поля или кнопкой Переименовать, расположенной в группе Поля и столбцы на вкладке Режим таблицыконтекстного инструмента Работа с таблицами.

С помощью кнопок этой же группы (или пунктов упомянутого контекстного меню) можно удалять существующие поля (Удалить) и вставлять новые (Вставить).

Ширина полей таблицы и величина строки для ввода записей изменяются так же, как в Excel.

Чтобы сохранить таблицу щелкните кнопку Сохранить . В окне Сохранение наберите имя таблицы, например, Таблица 1-ваша фамилия-

№ группыи щелкните кнопку ОК.

Для изменения имени таблицы закройте её, щелкните правой мышкой по её имени в Области переходов и воспользуйтесь из контекстного меню кнопкой Переименовать.

4. Задание

4.1.Создайте в вашей базе данных Контакты-ваша фамилия-№ группы,созданной в предыдущей лабораторной работе, таблицу в Режиме таблицасогласно пункту 3.2. методических указаний. Для создания этой таблицы воспользуйтесь данными из таблицы 2.

Таблица 2

Код контакта	Дата звонка	Продолжительность звонка	Стоимость минуты звонка
	7.02.11		10,55
	7.02.11		5,1
	7.02.11
	7.02.11		5,1
	2.02.11
	3.02.11
	4.02.11		5,1
	5.02.11
	7.02.11		5,1
	7.02.11		10,55

4.2.Переименуйте поля Продолжительность звонка на Продолжительность звонка (мин) и Стоимость минуты на Стоимость минуты звонка (руб).

Сохраните эту таблицу в вашей базе данных под именем Таблица 1-ваша фамилия-№ группы.

Лабораторная работа №3

Создание таблиц в базе данных в режиме конструктора и с помощью шаблонов таблиц

1.Цель работы

Целью работы является создание таблиц в базе данных в режиме конструктора и с помощью шаблонов таблиц.

2.Контрольные вопросы

2.1. Какие типы данных таблиц из базы данных вы знаете?

2.2. Как переключится в режим Конструктор таблицизРежима таблицыи наоборот?

2.3. Как удалить поле в макете таблицы в режиме Конструктор таблиц?

2.4. Как вставить новое поле в макете таблицы в режиме Конструктор таблиц?

2.5. Какие вы знаете шаблоны таблиц?

Методические указания

Таблица 1.

Тип данных	Используется	Размер
Текстовый	Текст или комбинация текста и чисел, например, адрес, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов, номенклатурные номера или почтовый индекс.	До 255 символов. Хранятся только введенные в поле символы. Позиции, не использованные в текстовом поле, не хранятся. Для управления максимальным числом вводимых символов
Поле MEMO	Длинный текст или числа, например, пометки или описание.	До 64000 символов.
Числовой	Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции (используется денежный тип). Для определения числового типа следует определить свойство Размер поля.	1.2, 4 или 8 байт. 16 байт только для кодов репликации.
Дата/время	Даты и время.	8 байт.
Денежный	Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений, Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 — в дробной.	8 байт.
Счетчик	Автоматическая вставка последовательных (отличающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи.	4 байта.
Логический	Поля, содержащие только одно или два значения, таких как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Включено/Выключено».	1 бит.
Объекты OLЕи Вложение	Объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные}, созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать присоединенную рамку объекта.	До 1 гигабайта (ограничено объемом диска).

Создание таблицы в режимеКонструкторпроисходит в два этапа. На первом этапе создаётся макет таблицы, в который вводятся имена столбцов таблицы и их типы данных, назначается ключевое поле и этот макет сохраняется под именем, например, Таблица 2-ваша фамилия-№ группы. На втором этапе этот макет таблицы заполняется данными и снова сохраняется. Для перехода из режима Конструктор в Режим таблицы и наоборот используется кнопка Режим из группы Режимы из вкладки Конструктор или Режим таблицы.

Для создания макета таблицы в режиме Конструктора необходимо:

-щёлкнуть кнопку Конструктор таблиц в группе Таблицы из вкладки Создание(рис.1);

Рис. 1. Окно для создания макета таблицы в Режиме конструктор таблиц

-заполнить имена полей, которые представляют собой имена столбцов из обычной таблицы Word,и выбрать из всплывающего меню типы данных этих полей, воспользовавшись кнопкой в столбце Тип данных;

-задать ключевое поле путем выделения строки макета таблицы и щелчка мышью по значку ключевого поля (это поле является уникальным и необходимо для связывания таблиц между собой; когда оно заполняется, то данные в нём не повторяются);

-сохранить макет таблицы под именем, например, Таблица 2-ваша фамилия-№ группы, щелкнув кнопку Сохранить ;

- перейти из режима Конструктор в Режим таблицы,воспользовавшись кнопкой Режим из группы Режимы из вкладки Конструктор;

-заполнить таблицу данными и снова сохранить таблицу.

Для изменения имени таблицы закройте её, щелкните правой мышкой по её имени в Области переходов и воспользуйтесь из контекстного меню кнопкой Переименовать.

Пример заполнения таблицы Таблица 2-ваша фамилия-№ группы показан на рис.2.

Рис. 2.Заполнение макета таблицы Таблица 2-ваша фамилия-№ группы

Для удаления или вставки новых полей в макет таблицы (режим Конструктор таблиц) предназначены кнопки Вставить строки и Удалить строки группы Сервис на вкладке Конструктор контекстного инструмента Работа с таблицами.

Чтобы сохранить таблицу щелкните кнопку Сохранить . В окне Сохранение наберите имя таблицы, например, Таблица 2-ваша фамилия-

№ группыи щелкните кнопку ОК.

В случае необходимости, для изменения имени таблицы закройте её, щелкните правой мышкой по её имени в Области переходов и воспользуйтесь из контекстного меню кнопкой Переименовать.

Рис. 3. Шаблоны таблиц

Чтобы сохранить таблицу щелкните кнопку Сохранить . В окне Сохранение наберите имя таблицы, например, События-ваша фамилия-

№ группыи щелкните кнопку ОК.

В случае необходимости, для изменения имени таблицы закройте её, щелкните правой мышкой по её имени в Области переходов и воспользуйтесь из контекстного меню кнопкой Переименовать.

4. Задание

4.1. Создайте в базе данных Контакты-Ваша фамилия-№ группыв режиме Конструктор таблиц таблицу с именем Таблица 2-ваша фамилия-

№ группысогласно пункту 3.1. методических указаний. В этой таблице используйте типы данных полей о звонках, представленные на рис. 2 методических указаний, а также введите в эту таблицу данные нижеприведенной таблицы 2. В качестве ключевого поля используйте Код звонка.Сохраните эту таблицу в вашей базе данных под именем Таблица 2-ваша фамилия-№ группы.

Таблица 2

Код звонка	№ звонка	Органи-зация	Дата звонка	Время звонка	Тема	Количество
		НИИССУ	01.02.11	12:12:00	Заказ на поставку компьютеров
		МИФИ	01.02.11	13:23:56	Заказ на поставку мониторов
		НИИВТ	05.02.11	17:34:00	Заказ на поставку мониторов
		ОКБ "Стрела"	07.02.11	10:23:00	Заказ на поставку телевизоров
		НИИТ	20.02.11	09:00:00	Заказ на поставку мониторов
		МИФИ	01.03.11	14:45:56	Заказ на поставку компьютеров
		Завод "Молния"	07.03.11	16:34:00	Заказ на поставку комплектующих
		НИИВТ	12.03.11	13:12:55	Заказ на поставку процессоров
		НИИССУ	18.03.11	13:23:56	Заказ на поставку мониторов
		НИИССУ	01.04.11	18:00:23	Заказ на поставку мониторов

4.3. Создайте в базе данных Контакты-ваша фамилия-№ группыв режиме Шаблоны таблиц таблицу с именем События-Ваша фамилия-

№ группысогласно пункту 3.2. методических указаний. Из списка Шаблонов таблиц используйте шаблон События. В создаваемой таблице переименуйте поля Код на Код события, Место на Организация, Описание на

Количество (шт), удалите поле Вложение . Измените тип поля Количество (шт) на Числовой. Используйте для заполнения создаваемой таблицы данные из ниже приведенной таблицы 3. Сохраните эту таблицу в вашей базе данных под именем События -ваша фамилия-№ группы.

Таблица 3

Код события	Название	Время начала	Время окончания	Организация	Количество (шт)
	Отгрузка компьютеров	05.05.11	07.05.11	НИИССУ
	Отгрузка компьютеров	08.05.11	10.05.11	МИФИ
	Отгрузка мониторов	11.05.11	12.05.11	МИФИ
	Отгрузка комплектующих	13.05.11	15.05.11	Завод «Молния»
	Отгрузка компьютеров	16.05.11	18.05.11	НИИССУ
	Отгрузка мониторов	18.05.11	21.05.11	НИИССУ
	Отгрузка телевизоров	22.05.11	22.05.11	ОКБ «Стрела»
	Отгрузка мониторов	23.05.11	23.05.11	МИФИ
	Отгрузка мониторов	24.05.11	26.05.11	НИИТ
	Отгрузка компьютеров	28.05.11	28.05.11	НИИВТ

Лабораторная работа №4

Методические указания

В таблице БД, содержащей сотни и тысячи записей, часто бывает очень трудно быстро найти необходимую информацию. Для упрощения этой процедуры Access предлагает средства для поиска и просмотра данных в базе данных. К ним можно отнести:

· переход к необходимой записи;

· поиск записи по тексту, содержащемуся в любом из полей;

· сортировка записей по возрастанию или убыванию значений конкретного поля;

· изменение количества отображаемых записей с помощью фильтра.

Рис. 1. Сортировка записей

Чтобы вернуть предыдущий порядок размещения записей, воспользуйтесь кноп­кой Очистить все сортировки в группе Сортировка и фильтр.

Рис. 2. Фильтр с выбранным значением поля Отгрузка мониторов

3.4.2.Текстовые фильтры и Числовые фильтры. В Access предусмотрен фильтр, позволяющий отобрать значения полей, удовлет­воряющие определенным условиям. Чтобы применить его к текстовым полям, щелкните кнопкой мыши на стрелочке рядом с именем поля и вос­пользуйтесь пунктом Текстовые фильтры.

При этом вы можете выбрать ло­гические операции для построения условий фильтрации. Можно отобрать записи, которые будут равны или не равны определенному значению, начинаться или не начинаться с указанного значения, содержать или не содержать его и т. д. После выбора логической операции вы увидите окно для ввода значения, с которым нуж­но сравнивать данные. Введите туда необходимое значение и щелкните кнопку ОК(рис. 3).

При построении фильтра отбора для числовых полей воспользуйтесь пунктом Числовые фильтры, аналогично как сТекстовыми фильтрами.

Рис. 3. Текстовый фильтр с логическим значением равно НИИССУ

3.4.3.Фильтр по выделенному значению поля. Еще один фильтр, доступный при работе с таблицами Access, позволяет отобразить только те записи, в которых есть выделенное значение поля. Для применения тако­го фильтра сначала выделите значение, а потом нажмите кнопку Выделение в группе Сортировка и фильтр (рис. 4). В появившемся окне укажите нужное условие. По умолчанию используется условие Равно и в таблице ото­бражаются записи, значения которых равны выделенному значению поля.

Рис. 4. Применение фильтра по выделенному значению поля МИФИ

3.4.4.Фильтр с зада­нием сложных условий отбора данных. В программе Access также существует фильтр, который удобно применять для зада­ния сложных условий отбора данных, расположенных в разных полях табли­цы. В группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно и в появившемся меню выберите пункт Изменить фильтр. В открыв­шемся окне задайте условия отбора.

Рис. 5. Условия отбора Отгрузка компьютеров и МИФИ

При создании такого фильтра в нижней части окна появится вкладка Или , с по­мощью которой можно настроить дополнительные условия отбора, объединенные между собой логическим условием Или(рис.6).

Рис. 6. Условия отбора Отгрузка компьютеров и НИИССУ, вводимое после условия Или

Для отображения результата фильтрации нажмите кнопку Применить фильтр(рис. 7). Повторное нажатие этой кнопки отменит использование фильтра.

Рис. 7. Фильтр с заданием сложных условий отбора данных: Отгрузка компьютеров и НИИССУ Или Отгрузка компьютеров и МИФИ

При создании условии отбора для числовых полей можно применять опе­рации сравнения.

Удалить все созданные фильтры можно, нажав кнопку Дополнительно и вы­брав пункт Очистить все фильтры.

Задание

4.1. В соответствии с пунктом 3.1 методических указаний проведите поиск записи по ее номеру 5 в таблице Таблица 1-ваша фамилия-№ группы.

4.3. В соответствии с пунктом 3.2. методических указаний проведите поиск записей по имени организации (компании) НИИССУв Таблица 2-ваша фамилия-№ группы.

4.4. В соответствии с пунктом