Базы данных Microsoft Access

Базы данных - это организованная структура для хранения информации.

Такое понятие базы данных обусловлено тем, что современные системы управления базами данных (СУБД) позволяют размешать в своих структурах не только данные, но и методы (то есть программный код), с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или с другими программно-аппаратными комплексами. Таким образом, в современных базах данных хранятся не только данные, но и информация. Если в базе данных нет никаких данных, то это всё равно полноценная база данных. В такой базе данных всё-таки есть информация - это структура базы. Она определяет методы занесения и хранения данных в базе.

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных.

Система управления базами данных (СУБД) - это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения её содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.

В мире существует множество СУБД. Однако большинство из них опирается на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Поэтому рассмотрим и обобщим понятия только одной системы управления базами данных MicrosoftAccess, входящую в пакет Microsoft Office Базы данных могут содержать различные объекты, но основными объектами являются её таблицы. Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в структуре базы данных являются соответственно поля и записи. Поля базы данных определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Изменение состава полей исходной таблицы (или их свойств) приводит к изменению структуры базы данных, то есть создаётся новая база данных.

Типы данных Microsoft Access:

Система управления базами данных Microsoft Access поддерживает следующие типы данных:

• Текстовый - используется для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);
• Поле Мемо - специальный тип данных для хранения больших объёмов текста (до 65535 символов);
• Числовой - тип данных для хранения действительных чисел;
• Дата/время - тип данных для хранения календарных дат и текущего времени;
• Денежный - тип данных для хранения денежных сумм;
• Счётчик - специальный тип данных для уникальных натуральных чисел с автоматическим наращиванием (для порядковой нумерации записей);
• Логический - тип для хранения логических данных (только два значения Да или Нет);
• Поле объекта OLE - специальный тип данных для хранения объектов OLE, например мультимедийных;
• Гиперссылка - специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета;
• Мастер подстановок - это не тип, а объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.

Основные свойства полей таблиц базы данных СУБД Microsoft Access:

В СУБД Microsoft Access реализуются следующие основные свойства полей в структурах таблиц базы данных:

• Имя поля (заголовок столбца таблицы) - определяет порядок обращения с данными этого поля при автоматических операциях с базой;
• Тип поля - определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;
• Размер поля - определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле;
• Формат поля - определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю;
• Маска ввода(средство автоматизации ввода) - определяет форму, в которой вводятся данные в поле;
• Подпись - определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля;
• Значение по умолчанию - то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных);
• Условие на значение - ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный или тип даты);
• Сообщение об ошибке - текстовое сообщение, которое выдаётся автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение);
• Обязательное поле - свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;
• Пустые строки - свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым (например, текстовым));
• Индексированное поле - если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряется.

Примечание: перечень приведённых свойств полей относится в основном к полям текстового типа.

Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных.