Отмена - восстановление группировки

Выделите поле, по которому производится группировка данных – «Подразделение».

Щелкните в поле «Заголовок группы» списка «Свойства группы» и в открывшемся списке установите «Нет».

Для восстановления группировки данных повторите предыдущую операцию и в открывшемся списке установите «Да».

2.5. Нумерация записей в области данных отчета

Задание.

У вас возникла необходимость пронумеровать записи в группе или по всему отчету. Для этого:

Добавьте в область данных несвязанное поле и удалите подпись поля.

Откройте окно свойств этого элемента управления.

В поле ввода свойства «Данные» введите «=1».

Для свойства «Сумма с накоплением» установите значение «Для всего» или «Для группы» в зависимости от того, как вы собираетесь нумеровать данные.

Просмотрите отчет в окне просмотра. Как видно из рисунка, записи в группе пронумерованы.

СОЗДАНИЕ ПОЧТОВЫХ НАКЛЕЕК

Задание.

Попробуйте создать почтовую наклейку с приглашением прийти на вечеринку, устраиваемую руководством фирмы по случаю встречи восьмого марта.

Для создания почтовых наклеек на основе таблиц базы данных – Access предлагает воспользоваться услугами Мастера.

В окне «Базы данных» откройте вкладку «Создание».

В открывшемся окне выберите «Почтовые наклейки». Выберите таблицу на основе которой будут создаваться почтовые наклейки - «Клиенты».

В первом окне диалога Мастера создания почтовых наклеек из предложенных вариантов выберите подходящий Вам размер почтовой наклейки.

Щелкнув по кнопке «Настройка» можно установить свои параметры.

Щелкните на кнопке «Далее».

От верного выбора типа и размера наклейки зависит многое, поэтому установите те параметры, которые вы видите на рисунке сверху.

На следующем шаге выберите размер шрифта, его тип и цвет текста.

Щелкните на кнопке «Далее».

На третьем шаге Мастера опишите внешний вид почтовой наклейки, используя поля таблицы (или запроса), текст и знаки препинания. В правом поле ввода можно видеть текст выводимой информации.

Щелкните на кнопке «Далее».

Нельзя употреблять некоторые знаки препинания, такие как «двоеточие», «кавычки». В этом случае появится сообщение: «Ошибка синтаксиса во введенном выражении».

Для сортировки перенесите необходимые поля в правую часть окна и нажмите кнопку «Далее».

Заключительное окно Мастера предназначено для задания имени отчета и выбора варианта дальнейшей работы (предварительного просмотра или перехода в режим конструктора для редактирования созданных наклеек). Выполните необходимые действия и нажмите кнопку «ОК».

Вы можете редактировать наклейки в режиме Конструктора обычным способом.

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА С ПОМОЩЬЮ КОНСТРУКТОРА

Создание отчета с помощью Конструктора является достаточно сложным и трудоемким делом. Но в этом случае, его внешний вид целиком зависит от вашего мастерства и упорства.

При его создании используются элементы управления, размещение которых в областях Конструктора мы достаточно полно рассмотрели в предыдущих разделах. Ваша задача сводится к тому (и в этом основная сложность), чтобы используя свои собственные творческие способности разместить их по областям конструктора и с помощью вкладки «Свойства» придать им необходимое оформление.

Во вкладке «Создание» выберите «Конструктор отчетов» и таблицу или запрос» по которой будет создаваться отчет и щелкните на кнопке «ОК».

На экране откроется окно конструктора отчетов, подобное листу чистой бумаги с выделенными областями его отдельных частей.

Разместите необходимые элементы управления в соответствующих областях отчета, подобно тому, как вы это делали при редактировании отчетов, разработанных с помощью других методов их создания, и отчет будет создан.

Мы не будем останавливаться на этапах создания отчета с помощью конструктора. Вместо этого рассмотрим создание диаграмм и приведем некоторые замечания по созданию отчетов.

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ - ДИАГРАММ

Одним из наиболее мощных средств анализа информации, содержащейся в таблицах базы данных, является диаграмма. Использование диаграмм, построенных на основе таблиц или запросов, позволяет выявить закономерности, мимо которых вы могли бы пройти, не прибегая к их помощи, просто анализируя табличные данные. Это становиться особенно ощутимым, когда производится анализ сложных процессов, таких как деятельность любого предприятия. «Сухие» цифры отчета, безусловно, информативны и без них никакой анализ в принципе не возможен. Но только диаграмма позволяет проследить динамику процесса на его различных стадиях.

Для представления одной и той же информации можно использовать различные типы диаграмм, дополняющие друг друга и позволяющие вскрыть различные закономерности процесса.

К выбору типа диаграмм следует относиться достаточно осторожно и продуманно. Иначе, как и всякое средство статистического анализа данных оно может привести вас к неправильным, ложным выводам.

Диаграмма может быть отнесена к группе элементов управления и может быть использована как внедренный или связанный объект в отчетах и формах. Допускается изменение диаграммы непосредственно в форме или отчете с помощью приложения Microsoft Graph.

Возможны два способа помещения диаграммы в отчет или форму:

· Первый - использование диаграммы, созданной в другом приложении (MS Excel, MS Word, Paint и др.).

· Второй - создание диаграммы непосредственно в отчете.

5.1. Использование диаграммы, созданной в другом приложении

Задание.

В вашем распоряжении имеется диаграмма расчета суммарной премии по отделам фирмы, находящаяся в рабочей книге MS Excel – «Расчет премии Диаграмма». Создайте отчет MS Access и свяжите эту диаграмму с созданным отчетом.

Для этого следует выполнить следующие операции:

· С помощью Конструктора отчетов создайте отчет (п.4. данного задания).

· Откройте приложение, в котором, создана (или хранится) необходимая диаграмма и выполните команду Копировать или Вырезать. При этом объект помещается в буфер обмена.

· Откройте отчет MS Access и щелкните мышью в области данных.

· Выделите команду Главная Þ Вставить Þ Специальная вставка и установите флажок «Связать». В этом случае все изменения в MS Excel автоматически повторяются в MS Access.

Если вы хотите просто скопировать диаграмму с приложением, в котором оно было создано, выполните команду Главная Þ Вставить Þ Вставить.

Вернитесь в исходную диаграмму MS Excel и каким-либо способом измените ее, например, измените цвет столбцов.

Вновь вернитесь в отчет MS Access и посмотрите, что произошло с диаграммой. Результат связывания диаграммы MS Excel с отчетом MS Access приведен.

Сохраните отчет под именем «Расчет премии Диаграмма».

5.2. Добавление новой диаграммы в форму или отчет

При создании элемента управления-диаграммы непосредственно в форме или отчете MS Access вызывает мастера по созданию диаграмм, упрощающего выполнение этой задачи.

Для построения диаграммы вам, прежде всего, необходимо подготовить данные к виду удобному для отображения на диаграмме. При построении диаграммы ограничьте количество отображаемых на ней данных, так как в противном случае диаграмма окажется загроможденной и будет плохо «читаться».

Если таблица, для которой нужно создать диаграмму, находится в другой базе данных или Приложении, импортируйте, или свяжите ее с базой данных MS Access.

Решите, какие таблицы или запросы будут служить источником данных для диаграммы. Если будет использован запрос, создайте его и включите следующие поля:

· Содержащие данные, которые будут представлены на диаграмме. По крайней мере, одно из этих полей должно иметь тип данных числовой, денежный или счетчика.

· Содержащие подписи, которые следует отобразить на диаграмме.

Поля привязки, если требуется, чтобы диаграмма отражала изменения в поле от записи к записи. Значения в поле привязки должны соответствовать в каждой записи значениям поля в базовой таблице или запросе формы или отчета. Предположим, например, что базовая таблица формы содержит поле "КодТовара". Диаграмму следует привязать к этому полю, поэтому его необходимо включить в базовый запрос диаграммы.

Задание.

Создайте аналогичную диаграмму, используя возможности построения диаграмм самого MS Access.

С помощью Конструктора отчетов создайте отчет (п.4. данного задания).

В режиме конструктора отчета выберите команду Диаграмма.

В отчете в области данных выберите место, в которое помещается диаграмма. При этом курсор мыши должен превратиться в небольшой крестик с прикрепленным к нему символом диаграммы.

Не отпуская левую кнопку мыши, нарисуйте прямоугольник, где будет размещена диаграмма.

После того, как вы отпустите кнопку мыши, на экране появится диалоговое окно мастера диаграмм.

В открывшемся окне Мастера диаграмм, выберите таблицу или Запрос на основании которой будет строится диаграмма – «Расчет зарплаты Запрос».

Нажмите кнопку «Далее».

На втором шаге Мастера диаграмм выберите поля таблицы, из которых будут браться значения для построения диаграммы - «Подразделение» и «Зарплата»

На третьем шаге Мастера диаграмм, выберите тип диаграммы для отображения данных. Обратите внимание на поясняющиеся надписи, появляющиеся в правой части окна при выборе различных типов диаграмм.

Четвертый шаг Мастера диаграмм представляет собой окно диалога определения типа отображения данных и содержит область образца диаграммы. с полями, используемыми для построения данного типа диаграммы, и кнопки с выбранными вами полями таблицы (запроса). К сожалению, в русифицированных версиях Access Мастер диаграмм в качестве образца использует таблицу и диаграмму, заданную «по умолчанию» – Предприятия «Голубое небо» Мастер по умолчанию сам размещает поля таблицы в полях образца диаграммы так, как онсчитает наиболее целесообразным. Если выбор распределения полей, предложенный Мастером, оказался не совсем удачным, то Вы можете изменить размещение полей. Для этого перенесите кнопки с именами полей на требуемое поле в области образца.

Для того чтобы просмотреть, как будет выглядеть ваша реальная диаграмма щелкните на кнопке «Просмотр» диалогового окна «Создание диаграммы».

На последнем шаге задайте имя диаграммы «Распределение фонда зарплаты между подразделениями Диаграмма».

Щелкните на кнопке «Готово».

Если после просмотра построенной диаграммы вам не понравился ее внешний вид (тип диаграммы, ее размер), то, находясь в режиме Конструктора, дважды щелкните в области построения диаграммы.

В результате этого, Access вызовет на экран приложение MS Graph, в котором вы, используя инструментальные средства этого приложения, можете отредактировать построенную диаграмму.

Однако не очень хорошие возможности MS Graph не позволяют делать диаграммы высокого качества, поэтому целесообразно сначала экспортировать таблицу или запрос в MS Excel, создать его средствами выразительную диаграмму, а затем импортировать диаграмму в MS Access (как это было показано в п. 5.1. данного задания).

НЕКОТОРЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОЗДАНИЮ ОТЧЕТОВ

Так что же отличает хороший отчет от посредственного?

Не забывайте о том, что хороший отчет помогает быстро «ухватить» узловые моменты, содержащейся в нем информации, не отвлекая внимание на второстепенные детали. Хороший отчет должен быть «читабельным», а не просто сводкой каких-то цифр!

Разработчики Access снабдили его очень мощными средствами для создания профессионально подготовленных отчетов. Другое дело, как вы сможете ими распорядиться. Например, если вы разработали отчет о товарах, проданных вашими сотрудниками и каждую запись сопроводили рисунками товаров и фотографиями сотрудников, то вместо отчета вы будете иметь альбом картинок. Графика должна использоваться только для ограниченных целей и не отвлекать внимание от деловой части отчета.

Прежде чем вы начнете разрабатывать свой собственный отчет, внимательно просмотрите отчеты, с которыми работают сотрудники вашей организации. А еще лучше, проанализируйте отчеты и деловую документацию преуспевающих фирм.

Выясните у своих коллег с какими отчетами им приятнее работать и никогда не пренебрегайте их мнением!

Постарайтесь каждый отчет снабдить заголовком. Иначе, в последствии очень трудно будет объяснить, какие данные содержаться в этом документе. Будет еще лучше, если к отчету вы сможете приложить пояснительный текст или краткий анализ приведенных в нем данных.

Access размещает в отчете поля вместе с их заголовками, которые очень часто бывают избыточными. Например, заголовок поля «Фамилия» расположенный рядом с фамилией будет только загромождать отчет, не давая дополнительной информации. В тоже время, поля «Дата рождения» и «Дата приема на работу» должны быть снабжены поясняющими надписями.

Старайтесь выравнивать логические группы и отдельные поля. По возможности блоки располагайте в отчете симметрично и делайте их одинаковой длины (иногда это можно делать за счет излишних пробелов)

Итоговые данные целесообразно выделить либо изменением размера, либо вида шрифта. В отдельных случаях целесообразно затенение полей. При затенении полей не используйте затенение более 10-15%, иначе текст на этом фоне может быть, не различим.

Если в различных отчетах одного приложения размещаются одни и те же поля, всегда используйте для них одинаковые заголовки и одинаковый формат текста. Иначе у читателя вашего отчета могут возникнуть сомнения.

К использованию сокращенных названий можно прибегать только в том случае, если вы твердо уверены, что они будут понятны человеку, работающему с отчетом.

Использование специальных символов, раскрывающих назначение данных, также имеет свои особенности. Например, в столбце «Стоимость партии» должно быть указано, в каких единицах отображается стоимость – рублях, тысячах рублей, долларах. Удобнее всего, единицу измерения указать в заголовке отчета.

Использование различных типов шрифтов, безусловно, привлечет внимание пользователя. Однако их нагромождение будет рассеивать его внимание. С нашей точки зрения в отчете следует отдать предпочтение пропорциональным шрифтам типа Times.Однако если их разнообразие в отчете будет достаточно велико, то отчет будет также трудно читаем.

Как правило, все отчеты печатаются на черно-белом принтере. Поэтому не увлекайтесь цветовой раскраской графиков отчета или его отдельных полей.

Постарайтесь быть консервативным в хорошем смысле этого слова. Если вы нашли хороший стиль оформления отчета, который одобрили ваши коллеги и руководство, следуйте ему при разработке последующих отчетов.

ИТОГОВЫЕ ЗАДАНИЯ ПО РАЗДЕЛУ

Создайте запрос, который позволить вам выяснить какие товары - поле «Описание товара», на какую сумму – Сумма: [Количество] * [Цена], в каком количестве - поле «Количество» и какие именно фирмы - поле «Название» приобретали ваши товары.

Сохраните запрос, присвоив ему имя «Заказы товаров».

Выполните группировку сделанного запроса таким образом, чтобы выяснить на какую сумму и какое количество наименований товаров приобретали ваши клиенты.

Сохраните запрос, присвоив ему имя «Заказы товаров Итоги».

На основе запроса «Заказы товаров» с помощью мастера отчетов или Конструктора отчетов создайте отчет, в котором будут отражены детальные и итоговые данные о заказах ваших клиентов (какие товары и в каком количестве были приобретены каждым клиентом).

Группировку выполните по полю «Название», сортировку - по полю «ОписаниеТовара», суммарные итоги подведите по полям «Количество» и «Сумма».

Отчет должен иметь книжную ориентацию и полностью размещаться по ширине страницы.

Стиль оформления – желательно «Обычный».

Отчету присвойте имя «Заказы товаров».

Отредактируйте отчет таким образом, чтобы он принял вид подобный, показанному на рисунках. Для этого установите следующие параметры:

· Раздвиньте правую границу листа с 16 до 17 см.

· Установите параметры страницы (команда Файл ð Параметры страницы):

ориентация страницы - книжная

поля верхнее – 25 мм.

нижнее - 15 мм.

левое- 25 мм.

правое - 10 мм.

· Заголовок «Отчет»: шрифт - Tahoma, размер - 24 пт., полужирный, выравнивание - по центру, цвет – любой темный.

· Заголовок«о заказах клиентов»: шрифт - Arial, размер - 16 пт., полужирный, выравнивание - по центру, цвет – любой темный.

· Оформление подписи директора фирмы выполнить аналогично тому, как это было сделано при создании отчета «Начислено» (п. 2 данного задания). Можете просто скопировать данный фрагмент в отчете «Начислено» и вставить в создаваемый.

· Ниже оформления подписи директора фирмы установите поля ввода текущей даты = Now()или= Date ().

· В левом углу отчета разместите элемент логограмму (рисунок эмблемы) фирмы - рисунок из "ClipArt" (п. 2.1.) или скопируйте имеющийся в отчете «Начислено».

Отредактируйте области Заголовок группы, Область данных, Примечание группы, Нижний колонтитул, Примечание группы и Примечание отчета максимально близким к изображенному на рисунке.

Сохраните изменения в отчете «Заказы товаров».

Откройте запрос «Заказы товаров Итоги» и сравните итоговые данные с данными отчета «Заказы товаров».

На основе запроса «Начислено Запрос» с помощью Мастера отчетов создайте отчет, в котором будут отражены детальные и итоговые данные о штатном расписании фирмы. Для этого скопируйте запрос «Начислено Запрос»с новым именем «Штатное расписание Запрос» и модифицируйте его таким образом, чтобы в него вошли следующие поля: «Подразделение», «Должность», «Фамилия», «Имя», «Разряд», «Доля ставки», «Вредность», « Классность», «Начислено».

В том случае, если по каким-то причинам на вашем компьютере нет этого запроса, то создайте его. Для создания запроса используйте таблицы «Сотрудники» и «Справка», как это было описано в п. 4 Задания «Запросы MS ACCESS». Группировку выполните по полю «Подразделение», сортировку - по полю «Фамилия», суммарные итоги подведите по полям «Доля ставки», «Начислено».

Отчет должен иметь книжную ориентацию и полностью размещаться по ширине страницы. Стиль оформления – желательно «Строгий».

Отчету присвойте имя «Заказы товаров».

Отредактируйте отчет таким образом, чтобы он принял вид подобный, показанному на рисунках. Для этого установите следующие параметры:

· Раздвиньте правую границу листа с 16 до 17 см.

· Установите параметры страницы (команда Файл ð Параметры страницы):

ориентация страницы - книжная

поля верхнее – 25 мм.

нижнее - 15 мм.

левое- 25 мм.

правое - 10 мм.

· Заголовок «Штатное расписание»: шрифт - Tahoma, размер - 20 пт., полужирный, выравнивание - по центру, цвет – любой темный.

Оформление подписи директора фирмы выполнить аналогично тому, как это было сделано при создании отчета «Начислено» (п. 2 данного задания). Можете просто скопировать данный фрагмент в отчете «Начислено» и вставить в создаваемый.

Ниже оформления подписи директора фирмы установите поля ввода текущей даты = Now()или= Date ().

В левом углу отчета разместите элемент логограмму (рисунок эмблемы) фирмы - рисунок из "ClipArt" (п. 2.1.) или скопируйте имеющийся в отчете «Начислено».

Просмотрите на экране как будет выглядеть ваш отчет при печати.