Изменение внешнего вида (редактирование) отчетов

Необходимо провести некоторую доработку отчета, для того чтобы он действительно выглядел достойно. Например, изменить заголовок отчета, поместить на титульный лист дату создания отчета, логотип фирмы, утверждающую подпись и др.

Задание.

Выполните редактирование отчета, созданного вами в предыдущем разделе.

Имеющиеся недостатки:

· Заголовок отчета не соответствует его содержанию.

· Не указана дата его создания.

· Нет утверждающей подписи директора предприятия.

· Нет подписи разработчика отчета.

· Поля отчета не соответствуют размеру выводимой в нее информации.

Редактирование отчета производится в окне Конструктора отчета. Для того чтобы открыть созданный отчет в режиме Конструктора:

· Откройте диалоговое окно «База данных».

· Откройте вкладку «Отчеты».

· Выберите отчет «Начислено».

Щелкните на кнопке «Конструктор», для открытия окна Конструктора отчетов.

Отчет делится на семь областей: 1. Область заголовка отчета; 2- Область верхнего колонтитула; 3-Область заголовка группы; 4- Область данных; 5- Область примечания группы; 6- Область нижнего колонтитула; 7-Область примечания отчета.

Переключение между режимами конструктора и просмотра отчета выполняется с помощью команды меню Режимы.

Если вы хотите переключиться из режима Конструктора отчетов в режим просмотра отчета, (а это желательно делать при внесении в конструкцию отчета каких-то изменений), выполните команду Режимы Þ Предварительный просмотрили щелкните на кнопке инструментальной панели «Режимы».

В меню команды Режимы есть еще одна команда – Образец, которая также позволяет просмотреть созданный отчет на экране. Различие между командами состоит в том, что команда Режимы Þ Предварительный просмотрпозволяет постранично просмотреть весь отчет, а команда Режимы Þ Образец выводит на экран только первую страницу отчета.

Для возврата в режим конструктора выполните команду Режимы Þ Конструктор отчетов или щелкните на кнопке «Режимы».

2.1. Редактирование области заголовка

Задание.

Заголовок созданного нами отчета – не соответствует его содержанию. Оформим его следующим образом.

Щелкните левой кнопкой мыши в области заголовка для его выделения. В результате он должен приобрести вид прямоугольника с восьмью черными квадратами – маркерами.

Маркеры используются для изменения размеров и перемещения выделения (подобно тому, как мы это делали для изменения размеров и перемещения внедренного объекта в Приложениях MS Word и MS Excel).

Нажмите на клавишу «Delete» для удаления выделенного объекта.

Во вкладке Конструктор инструментальная панель Элементы управления щелкните на кнопке «Надпись» и переместите курсор мыши в то место области заголовка, где вы намереваетесь создать надпись (Например, "УТВЕРЖДАЮ»).

Когда курсор превратиться в тонкий крестик, нарисуйте им область ввода и введите надпись.

Закончив ввод надписи, щелкните мышкой в любом месте окна Конструктора.

Для редактирования сделанной надписи (выбора размера и типа шрифта, фона и др.), щелкните правой кнопкой в области ввода и в открывшемся контекстном меню выберите пункт «Свойства».

В открывшемся окне «Надпись» установите свойства введенного текста: формат шрифта, его цвет, тип рамки, фона, положение на странице и др.

Установив свойства объекта, переключитесь в режим предварительного просмотра и оцените качество выполненной вами работы.

Повторите выше описанные действия и введите остальные строки текста, размещая их в соответствующих местах области заголовка.

В том случае, если область заголовка, установленная Access по умолчанию, не достаточна (по высоте) для размещения текста, установите курсор мыши на границу области заголовка и, когда он примет вид крестика, переместите границу в нужном направлении.

Для ввода логотипа фирмы (в случае, если он не был вами создан заранее) воспользуйтесь картинкой из набора Microsoft Clip Gallery, входящей в состав MS Office (для вставки рисунка воспользуйтесь командой Рисунок или Эмблема)

Закончив ввод заголовка, переключитесь в режим предварительного просмотра и оцените качество выполненной работы.

2.2. Редактирование областей верхнего колонтитула, заголовка группы, области данных и примечания группы.

Редактирование этих областей ничем не отличается от вышеописанных действий редактирования области заголовка и практически сводятся (в вашем случае) к перемещению по листу отдельных элементов управления и изменению их размеров, с тем чтобы придать отчету более привлекательный вид. Заметим, что для более удобного размещения элементов отчета, можно воспользоваться командой Контекстное меню Þ Размер Þ По размеру данных.

2.2. Редактирование нижнего колонтитула и примечания группы

Задание.

В нижнем колонтитуле должны быть размещены: номер страницы отчета, а в примечании отчета (помимо итоговой суммы начислений заработной платы) - дата его создания и фамилия автора отчета.

Создание элементов управления содержащих эти данные можно выполнить двумя основными способами.

Первый способ:

· Щелкните на кнопке «Поле» Инструментальной панели «Элементы управления» и переместите курсор мыши в ту область нижнего колонтитула, где вы хотите расположить новое поле «Дата создания отчета».

· Когда курсор мыши примет вид крестика, нарисуйте контур будущего поля.

После того как вы отпустите кнопку мыши внедренное поле примет вид двух рядом расположенных прямоугольников.

Иногда, после отпускания кнопки мыши эти прямоугольники (элементы управления) оказываются «наложенными» друг на друга (полностью или частично). Для их разделения выделите один их них (обычно, правый) и удерживая нажатой левую кнопку мыши, отбуксируйте его в сторону удерживая за самый большой маркер).

· Так как вам не потребуется вводить наименование элемента управления - «Поле 38», выделите его и удалите нажатием клавиши «Delete»

· Щелкните правой кнопкой в области прямоугольника и в открывшемся контекстном меню выберите пункт «Свойства».

· Щелкните в поле «Данные» окна «Свойства».

Для выбора типа функции (в нашем случае, функции текущей даты) щелкните на кнопке , расположенной в правой части этого поля.

· В открывшемся окне «Построитель выражений» выберите «Текущая дата» категории «Общие выражения».

Щелкните на кнопке «Вставить» и затем на кнопке «ОК» для возврата в окно определения свойств «Поле38».

При необходимости измените другие свойства объекта (формат шрифта и др.).

Второй способ:

Номер страницы (также, как и дату создания отчета) можно вставить также с помощью команды Элементы управления Þ Номер страницы. Правда номера страниц таким способом можно вставить только в верхний или нижний колонтитул.

Выделите команду Элементы управления Þ Номер страницы.В открывшемся диалоговом окне выберите все необходимые параметры управляющего элемента (формат, расположение на странице, выравнивание и др.).

Щелкните на кнопке «ОК» и в поле нижнего колонтитула (если он был выбран в окне «Номера страниц») появится выделенный элемент «страницы».

Если Вам не понравилось расположение объекта с номером страницы, установите указатель мыши на его нижний край (указатель примет вид раскрытой руки) и отбуксируйте его в нужное место.

Повторите необходимые действия для ввода в отчет других элементов управления (номера страницы, фамилии автора отчета). Для вставки фамилии автора отчета может быть использован текстовый элемент управления.

После выполнения редактирования ваш отчет будет иметь вид подобный, показанному на рисунках (в режиме конструктора):

2.3. Изменение порядка группировки и сортировки данных

Задание.

При создании отчета вы выбрали поля для группировки данных по полю «Подразделение».

Если после просмотра отчета, вы решили изменить порядок группировки и сортировки данных, то в режиме конструктора отчета выполните команду Группировка, в результате чего на экране появится диалоговое окно «Сортировка и группировка».

Поле, по которому производится группировка данных, отмечено значком.

Создание новой группы

Щелкните кнопкой в нижнем свободном поле левого столбца диалогового окна «Группировка» и выберите из открывшегося списка новое поле – «Имя». В правом столбце по умолчанию будет принята сортировка по возрастанию.