Разработка предложений по совершенствованию организационной структуры управления предприятием

С целью комплексного решения таких проблем, как рассеивание ответственности в вопросах, предполагающих участие нескольких подразделений, перегрузка топ-менеджеров, в частности коммерческого директора, а также отсутствие условий для проявления инициативы сотрудников руководству ООО «Фестиваль» рекомендуется объединить линейно-функциональную и проектную оргструктуры.

В рамках разработанной стратегии развития ООО «Фестиваль» руководству компании предлагается обогатить линейно-функциональную структуру управления элементами проектной модели.

Схема обновленной структуры управления организацией представлена на рисунке 2.3.

Рисунок 2.3. – Новая структура управления организацией

Проектная оргструктура на анализируемом предприятии может создаваться для решения конкретной задачи, например:

- оптимизации ассортиментного портфеля;

- подготовки и выполнения крупного заказа;

- разработки или усовершенствования новых услуг;

- совершенствования процессов калькуляции себестоимости и методов ценообразования;

- подготовки и реализации маркетинговых мероприятий;

- формирования эффективной ценовой политики и т.п.

Все члены команды и ресурсы, выделяемые для решения поставленных задач, подчиняются назначенному (выбранному) руководителю проекта. Руководитель проекта наделяется так называемыми проектными полномочиями, охватывающими ответственность за планирование, составление графика и ход выполнения работ, расходование выделенных средств, а также за материальное поощрение работающих.

По завершении проекта структура распадается, а сотрудники переходят в новую проектную команду или возвращаются на свою постоянную должность.

Отметим, что рассматриваемая структура управления обладает большой гибкостью, достаточно проста и экономична. К тому же она позволяет организации параллельно разрабатывать несколько проектов, не меняя привычной структуры управления.

С учетом обозначенных выше положений рассмотрим в качестве примера общие правила руководства проектом по выполнению крупного производственного заказа - обеспечения строительного участка сыпучими стройматериалами по договору подряда.

Требования к документированию проектов отражены в таблице 2.3.

Таблица 2.3. – Требования к документированию проекта

Документ	Использование документа в первой фазе проекта	Использование документа во второй фазе проекта
График проекта	Обязательно	Обязательно
Протоколы совещаний по инициации проекта	Обязательно	По необходимости
Регулярные отчеты о состоянии проекта	Обязательно	Обязательно
Сводный отчет о ходе проекта	-	Обязательно
Протоколы совещаний	Обязательно	Обязательно
Список откры-тых вопросов, запросы на изменения	По необходимости	По необходимости
Письма (e-mail)	По необходимости	По необходимости
Результаты работы и отчеты по результатам (итоговый отчет)	Не используется	Обязательно
Опросный лист	Не используется	Обязательно

Все перечисленные в таблице 2.3 документы образуют общую систему информирования и контроля деятельности участников проекта.

Основные правила хранения документов указаны в таблице 2.4.

Таблица 2.4. – Правила хранения и движения информации по проекту

Документ	Формат документа	Хранение
График проекта	Электронный, печатный	Все участники проекта
Протоколы совещаний по инициации проекта	Электронный, печатный	Участники совещаний
Регулярные отчеты о состоянии проекта	Электронный, печатный	Куратор проекта, Заказчик
Сводный отчет о ходе проекта	Электронный, печатный	Куратор проекта
Протоколы совещаний	Электронный, печатный	Участники совещаний и презентаций
Список открытых вопросов, запросы на изменения	Электронный, печатный	Менеджеры проекта
Письма (e-mail)	Электронный, печатный	Все члены команды проекта
Результаты работы и отчеты по результатам (итоговый отчет)	Электронный, печатный	Заказчик, другие участники проекта
Опросный лист	Электронный, печатный	Участники проекта

Выполнение требований, указанных в таблице 2.4, позволяет избежать проблемных ситуаций, когда выполнение проекта замедляется или даже прекращается из-за несогласованности действий его звеньев.

Отметим далее, что масштабы применения проектных структур в современных зарубежных и отечественных организациях довольно значительны, что говорит об их эффективности. Однако успех здесь в значительной мере за­висит от того, в какой степени участники проектов обладают требуемыми профессиональными качествами и способны демонстрировать результат в командной работе.

В классической трактовке профессиональная команда (Cross-Functional Team) – это группа, в которую входят сотрудники различных функциональных отделов или областей ответственности, часто из различных иерархических уровней организации.

К отличительным особенностям командного метода управления необходимо отнести:

- передачу ответственности и полномочий коллективному субъекту;

- превалирование групповых способов, выработки и принятия решений;

- контроль работы по результату;

- развитие индивидуального и коллективного потенциала.

К наиболее ожидаемым преимуществам команды по сравнению с другими формами управления мы можем назвать:

- высокое качество вырабатываемых решений;

- творческий подход к решению задач;

- решение смежных вопросов в полипрофессиональной среде;

- гибкость, высокая координация и скорость исполнения задач.

Создание программы обучения для работников ООО «Фестиваль» в рамках командобразования требует обязательного учета следующих факторов:

- каждому участнику команды важно прийти к полному осознанию цели, поставленной перед данным коллективом;

- команда живет и действует как единый организм, а ответственность за результаты ее работы носит коллективный характер;

- членам команды должно быть присуще постоянное стремление к совершенствованию своей квалификации ради усвоения универсальных знаний и навыков;

- все члены команды обладают равными правами;

- процесс выполнения заданий обычно сопровождается постоянными изменениями в распределении функций между членами команды;

- подбор участников команды должен быть основан в первую очередь на психологической совместимости партнеров;

- деятельность команды регулируется коллективно, а ее формальный руководитель выполняет функции координации и представления командных интересов во внешней сфере.

Процедура командообразования в ООО «Фестиваль» должна включать в себя отбор сотрудников, регулирование численности команды, определение целей и задач, определение стимулов командной деятельности, выработку групповых норм, создание системы внутренних и внешних коммуникаций, создание системы контроля, формирование командной культуры и идеологии.

Реорганизация управленческой структуры ООО «Фестиваль» должна сопровождаться широким внедрением социально-психологических методов работы с персоналом, которые применяются для снижения уровня профессионального стресса сотрудников. Это может быть, например:

1. Активное поощрение участие персонала в принятии управленческих решений с использованием для этого общих и дифференцированных собраний трудового коллектива, а также за счет создания специальные рабочих (проектных) групп, ориентированных на решение конкретных задач.

2. Вынесение благодарностей за добросовестный труд с вручением памятных грамот и подарков и т.п.

3. Создания здоровой рабочей атмосферы в коллективе. Этому должно способствовать применение социально-психологических методов исследования и управления, в том числе таких способов и приемов воздействия, как:

- построение кадровой политики с учетом типов личности и характера работников;

- подробное объяснение со стороны руководства необходимости любых организационных изменений с целью добиться их реального одобрения со стороны работников, потому что для любого человека является довольно сложной задачей поменять свои стереотипы функционирования.

- широкое использование положительного личного примера топ-менеджеров и руководителей более низких уровней своим подчиненным;

- установление определенных социальных норм поведения в организации посредством развития организационной культуры и др.

Важной частью системы социально-психологических методов работы с коллективом является формирование системы управления карьерой сотрудников фирмы, которое должно осуществляться путем комплексной реализации следующих мероприятий:

1. Внедрение в программу карьерного роста таких компонентов, как:

- регулярное информирование трудового коллектива обо всех открытых вакансиях ООО «Фестиваль»;

- разработка программ адаптации и профессиональной ориентации новых сотрудников и работающей в организации молодежи;

- работа с кадровым резервом, ротация кадров на основе систематической оценки (аттестации) персонала;

- индивидуальное консультирование по вопросам карьеры;

- дополнительное профессиональное обучение и повышение квалификации, обеспечивающее изменение профессионального статуса специалиста.

2. Постоянное совершенствование системы управления карьерой на основе комплексного изучения потребностей и интересов работников.

Хорошо сформулированные усилия по развитию системы управления карьерой помогут работникам ООО «Фестиваль» в определении наиболее значимых для них мотивационных факторов к продвижению, в своевременном получении данных о появившихся возможностях карьерного роста внутри организации и согласовании целей каждого отдельного сотрудника с целями организации.

Таким образом, усовершенствованная структура управления ООО «Фестиваль» может стать своеобразным стержнем, вокруг которого объединится вся деятельность предприятия. Это позволит подразделениям объективно оценивать и сравнивать свои результаты, мотивировать работников на достижение поставленных целей, находить новые возможности в конкурентной борьбе и гарантировать перспективную выживаемость компании на рынке. В целом же построение системы управления персоналом с исключением стрессогенных для сотрудников факторов позволит более четко осознать особенности их мотивационной сферы и осуществить корректировку используемых методов кадрового менеджмента. Такая кадровая политика будет способствовать повышению трудовой активности работников, а, значит, росту продаж и упрочению финансово-экономического состояния ООО «Фестиваль».

Заключение

Организационная структура является одним из ключевых понятий менеджмента, тесно связанным со всеми этапами процесса управления предприятием, его целями, задачами и функциями, работой менеджеров и распределением между ними соответствующих полномочий.

Суть управления при этом состоит в обеспечении согласованности действий отдельных компонентов любой управляемой системы.

Соответственно, управление представляет собой процесс, который на основе поступившей информации должен обеспечить ликвидацию рассогласований, возникших либо внутри объекта управления, либо в процессах его взаимодействия с внешней средой.

Саму же организационную структуру можно определить как единство подразделений, каждое из которых предназначено для выполнения определенных производственных или управленческих задач и находится во взаимосвязи и соподчиненности с другими подразделениями.

Различают несколько типов организационных структур, в том числе:

- линейно-функциональные;

- дивизиональные;

- адаптивные (проектная, матричная).

Практическое исследование влияния организационной структуры управления на деятельность предприятия осуществлялось на базе ООО «Фестиваль», которое осуществляет продажу и доставку оптовым и розничным клиентам напитков и продуктов питания.

В ООО «Фестиваль» принята линейно-функциональная модель управления. Поскольку трудовой коллектив предприятия относительно невелик (83 человека), а профессиональные обязанности сотрудников четко распределены по отделам и со временем не претерпевают значительных изменений, нет необходимости в кардинальном изменении существующей модели управления. Вместе с тем, для этой модели управления характерен целый ряд недостатков: дублирование в реализации ряда функций; ориентация на решение в основном оперативных задач и игнорирование перспективных; длительная процедура принятия решения; возникновение конфликтов между руководителями разных подразделений, так как каждый функциональный руководитель ставит свой вопрос на первое место; перегрузка менеджеров высшего звена. В самом общем смысле коренным недостатком линейно-функциональной структуры является возможность эффективного функционирования толь­ко при выполнении редко меняющихся однотипных задач. Иными словами, эта структура по природе своей консервативна.

Анализ управления персоналом ООО «Фестиваль» свидетельствует о том, что кадровая политика его администрации также носит консервативный характер и основывается преимущественно на методах административного управления, который руководство предприятия считает оправданным в рамках линейно-функциональной структуры.

В случае широкого распространения жестких форм управления в сочетании с бюрократической структурой управления организация может столкнуться с проблемами роста конфликтных ситуаций и текучести персонала, что мы и наблюдаем сегодня в ООО «Фестиваль». Так, на предприятии имеет место постоянное увеличение текучести кадров. Постоянная смена сотрудников, достигшая в 2015 г. 24% при норме текучести, равной 8-10%, может в будущем помешать работе предприятия, не позволяя сформироваться постоянному коллективу, а, значит, и корпоративному духу, что неизменно повлечет за собой снижение производственных показателей и эффективности работы.

Выявленные недостатки оргструктуры и методов управления могут тормозить развитие предприятия, что требует разработки рекомендаций по ее совершенствованию путем внедрения в линейно-функциональную структуру элементов и проектной модели.

Использование такого подхода обеспечит фирме высокую гибкость организации производственного процесса.

Список литературы

1. Артамонов, Б.В. Проблемы адаптации организационных структур авиакомпаний к изменению рыночной конъюнктуры / Б.В. Артамонов // Научный вестник МГТУ ГА. – 2012. - № 182. – С. 25-29.

2. Баринов, В.А. Организационное проектирование: Учебник / В.А. Баринов. - М.: ИНФРА-М,
2012. - 384 с.

3. Бурков, В.Н. Введение в теорию управления организационными системами / В.Н. Бурков, Н.А. Коргин, Д.А. Новиков. – М.: Либроком, 2014. – 264 с.

4. Виханский, О.С. Менеджмент: учебник / О.С. Виханский, А.И. Наумов. – М.: ИНФРА-М, 2014. – 186 с.

5. Вишникина, М.В. Инновационные виды и формы организационных структур компаний / М.В. Вишникина, Я.И. Никонова // Актуальные проблемы современной экономики и менедж­мента. - Оренбург: ГБУ РЦРО, 2014. - С. 24-29.

6. Горшкова, Л.А. Современный подход к организационному развитию / Л.А. Горшкова, Б.Н. Поплавский, В.А. Поплавская // Интернет-журнал «Науковедение». - 2014. – Выпуск 2. – С. 1-12.

7. Добровинский, А.П. Управление персоналом организации / А.П. Добровинский. – Томск: ТПУ, 2013. – 416 с.

8. Дорофеев В.Д. Менеджмент: учебное пособие / В.Д. Дорофеев, А.Н. Шмелев, Н.Ю. Шестопал. – М.: Инфра-М, 2015. – 440 с.

9. Кабушкин, Н.И. Основы менеджмента: учебное пособие / Н.И. Кабушкин. – М.: Новое знание, 2013. – 336 с.

10. Катернюк, А. В. Исследование систем управления. Введение в организационное проектирование: учебник для вузов / А.В. Катернюк. – Р н/Д.:Феникс, 2015. - 320 с.

11. Кумпилова, Б.А. Современные формы организации управления на предприятиях малого и среднего бизнеса: развитие безъядерных структур / Б.А. Кумпилова, С.А. Хатукай // Вестник Адыгейского государственного университета. - 2013. - № 2 (120). – С. 182-187.

12. Либкинд, Е.В., Рябикова Н.Е., Чепурин В.А. Организационные структуры управления: конспект лекций / Е.В. Либкинд, Н.Е. Рябикова, В.А.Чепурин. – Оренбург: ГОУ ОГУ, 2012. – 42 с.

13. Месхи, С.В. Управление профессиональной компетентностью в аспекте управления персоналом / С.В. Месхи // Вестник академии. – 2013. - № 1. – С. 74-75.

14. Мошкина, Т. Многоликая структура / Т. Мошкина // Управление персоналом. - 2013. - № 12. - С. 38-42

15. Олянич, Д.В. Теория организации: учебник / ДБ. Олянич. - Ростов н/Д: Феникс, 2014. - 408 с.

16. Переверзев, М.П. Менеджмент: учебник / М.П. Переверзев, Н.А. Шайденко, Л.Е. Басовский. - М.: Инфра-М, 2013. – 330 с.

17. Пищухина, А.М. Моделирование организационной структуры предприятия на различных этапах жизненного цикла / А.М. Пищухина, Е.А. Коршунова // Вестник ОГУ. – 2014. - №4. – С. 88-93

18. Савицкая, Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: Учебник для средних специальных учебных заведений / Г.В. Савицкая. – М.: Инфра-М, 2014. – 536 с.

19. Туровец, О.Р. Организация производства и управление предприятием: учебник / О.Р. Туровец, М.И. Бухалков, В.Б. Родинов. – М.: ИНФРА-М, 2010. – 544 с.

20. Чичкина, В.Д. Экономика промышленных предприятий: учебное пособие / В.Д. Чичкина. – Сызрань, 2010. – 204 с.

21. Ягунова, Н.А. Роль организационных структур управления в интенсификации процесса управления / Н.А. Ягунова // Вестник Нижегородского университета им. Н.И. Лобачевского. – 2012. - № 5. – С. 229-235.