Инициация как бизнес процесс
- Суть процесса инициации проекта
В процессе инициации проекта руководитель должен ответить на следующие вопросы:
- возможна ли его реализация?
- как сделать его интересным и выгодным для инвесторов?
- кто конкретно будет им заниматься?
- кто, в какой форме и как его будет финансировать?
Поэтому основными задачами предварительной проработки в процессе инициации проекта являются:
- оценка его эффективности;
- маркетинговый анализ;
- оценка бюджета и времени реализации проекта;
- формирование команды, которая будет заниматься проектированием.
Описание проекта в процессе инициации
В заключение процесса инициации проекта составляется и утверждается соответствующий документ.
Это может быть устав, техническое задание, спецификация и пр. Название этого документа строго не регламентировано, но в нем необходимо максимально точно сформулировать и подробно описать проект.
Требования заказчика должны быть понятны как ему, так и подрядчику и задокументированы. Не маловажно также четко определить и задокументировать кто и что отвечает. Нужно четко определить объем работ, выполняемый заказчиком.
Для формирования документа обычно используют перечень типовых контрольных вопросов, которые помогают удостовериться, что ничего важного не забыто.
- 1. Какие поставлены цели для удовлетворения потребностей клиента?
- 2. Каковы промежуточные результаты работы на протяжении всего жизненного цикла проекта?
- 3. Определение на основе промежуточных результатов контрольных точек – значимых мероприятий и результатов в определенный момент времени. Составляется график контрольных точек.
- 4. Отвечает ли товар или услуга техническим требованиям?
- 5. Конкретизация ограничений и исключений технического задания, которые определяет клиент.
- 6. Совместная проверка проделанной работы клиента и заказчика.
Документ, завершающий инициацию проекта должен определить полномочия руководителя проекта. Утверждение документа должно сопровождаться назначением руководителя проекта.
Но на этом процесс инициации проекта не заканчивается. Также необходимо подготовить и принять решения об управляемом переходе проектирования из одной фазы в другую, которые в дальнейшем, конечно, будут корректироваться в зависимости от различных условий, которые будут возникать в процессе его реализации.
Управленческое предназначение Устава проекта
Устав проекта — основной документ проекта — его «Конституция». Имеет приоритет по отношению к любому другому документу проекта. Положения Устава неизменны на всём продолжении жизненного цикла проекта.
В Уставе проекта документируются первоначальные требования к проекту, удовлетворяющие потребностям и ожиданиям заинтересованных сторон.
Устав проекта (в зависимости от компании этот документ может называться приказ, распоряжение, указ и т.д.) – это официальный документ, которые заявляет о существовании проекта и наделяет менеджера проекта необходимыми полномочиями для привлечения ресурсов необходимых для реализации проекта. По объему он может занимать от нескольких строк до документа в сотню страниц (все зависит от стандартов принятых в компании)Устав проекта документирует бизнес-потребности, текущее понимание потребностей заказчика, а также новый продукт, услугу или результат, который планируется создать, например:
Назначение документа
· Данный документ (далее Устав) полностью описывает предмет, цели, границы и способы реализации проекта.
· Устав обеспечивает целостность проекта, то есть согласованность действий всех участников на всех этапах проекта.
· Устав служит основным приоритетным документом для всех участников проекта. Назначение Устава — описать основания и рациональный способ принятия решений по реализации проекта.
· Устав строится иерархическим путём от общего к частному. Положения предыдущих разделов имеют приоритет и служат исходной информацией для аргументации последующих разделов.
· При изменении любого из положений Устава, подлежит пересмотру весь проект и должен быть утвержден новый Устав.
Предназначение документа: Устав проекта предназначен для определения проекта. На фазе инициализации, он включает в себя:
· документирование бизнес-потребностей (проблем, возможностей) и общее описание продуктов или услуг, удовлетворяющих данные потребности;
· связи проекта с текущей (операционной) деятельностью организации.
Когда разрабатывается документ: после заключения контракта (если заключается контракт с внешним контрагентом)
Кто разрабатывает документ: Устав проекта могут разрабатывать:
· менеджер проекта или команда проекта;
· инициатор проекта;
· спонсор проекта;
· представитель внешней стороны, связанной с проектом.
Кто утверждает документ: Устав проекта может утверждать:
· инициатор проекта;
· спонсор проекта;
· представитель внешней стороны, связанной с проектом.
Лицо, утверждающее Устав проекта, должно иметь полномочия по принятию основных решений по проекту, включая его финансирование.
Перечислим список тех пунктов, которые может включать в себя устав проекта :
· Обоснование проекта
· Измеримые цели проекта и критерии их успеха. Подробнее про критерии успеха можно прочитать в статье Постановка целей по модели SMART http://time-management.by/postanovka-celej-po-modeli-smart/.
· Первичные требования. Часто эти требования называют высокоуровневыми.
· Ограничения и допущения.
· Описание проекта и его границы
· Упоминания об основных рисках проекта
· Бюджет проекта
· Информацию о заинтересованных лицах проекта.
· Информация о менеджере проекта
· Информация о владельце проекта.
· Информация о спонсоре проекта