Объект СУБД MS ACСESS Запрос

Понятие базы данных. Виды (модели) баз данных. Краткая характеристика.

База данных (БД) — это структурированная упорядоченная совокупность данных, которыми управляют централизованно.

Набор средств, необходимых для создания, изменения баз данных и обеспечения доступа к ним, называется системой управления базами данных (СУБД).

Наиболее часто используются три вида(модели) баз данных: сетевые, иерархические и реляционные. Они различаются способом реализации связей между данными.

Ø Сетевые БД реализуют связи посредством отношений, в результате данные в базе связаны между собой подобно сети.

Ø Иерархические БД являются некоторой разновидностью сетевых БД, связи направлены строго «сверху вниз"

Ø Реляционные БД реализуют связи между данными посредством ссылок (или реляций), т. е. одни данные хранят ссылки на другие данные. Такие БД имеют жесткую структуру и могут быть представлены в виде таблиц.

СУБД Мicrosoft Access входит в состав пакета Office содержит набор средств, реализующих все функции, связанные с управлением реляционной базой данных. Достоинством Мicrosoft Асcess является и то, что всей базе данных соответствует только один файл на диске, содержащий все ее объекты

В настоящее время наиболее широко распространены реляционные базы данных, базы данных в Мicrosoft Асcess являются реляционными.

Важным требованием, предъявляемым к таблицам реляционной базы данных, является минимизация количества повторяющихся данных. Если в одной таблице существуют повторяющиеся данные, то их следует поместить в другую таблицу, которая включает в себя первичный ключ первой таблицы.

Понятие СУБД. Объекты СУБД MS ACСESS. Краткая характеристика.

Объекты Access.

Таблица—элемент данных, представляющий собой набор записей одного типа. Таблица всегда имеет имя и может быть пустой, т. е. не содержать записей. Таблицы БД не являются самостоятельными документами (файлами). Структура таблиц входит в состав общего файла наряду с запросами, формами и другими объектами. При изменении структуры таблицы система выдает запрос на сохранение изменений. Но содержание таблиц нельзя сохранить принудительной командой или, наоборот, отказаться от его сохранения. Все изменения в таблицах сохраняются автоматически в режиме реального времени.

Запрос— объект, задающий правило выбора нужных данных из базы. Его результатом является набор записей, т. е. некоторая временная таблица.

С помощью запроса можно выполнить следующие виды обработки данных:

- Выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора.

- В каждой из полученных записей производить вычисления.

- Сгруппировать записи, которые имеют одинаковые значения в одном или нескольких полях, в одну запись с одновременным выполнением групповых операций над другими полями.

- Произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей.

- Создать новую таблицу БД, используя данные из существующих таблиц.

- Удалить выбранное подмножество записей из таблицы БД.

Форма— объект, позволяющий отображать и редактировать данные в удобном для пользователя виде. Кроме данных форма может содержать и другие элементы, например рамки, линии, геометрические элементы (дуги, окружности). Можно также располагать в форме текст, метки и даже кнопки, позволяющие запускать команды (например, команды перехода в другую форму или расчета некоторых значений).

Отчет— объект, позволяющий получать данные в пригодном для вывода на принтер виде. Он может содержать различные элементы оформления.

Макрос — объект, дающий возможность с помощью одной операции выполнять некоторую последовательность команд;Макросы - это макрокоманды. Если какие-то операции с БД проводятся часто.

Модуль— объект, представляющий собой программу на каком-либо языке программирования, реализующую некоторый алгоритм обработки данных в базе.

3. Понятие поле, запись. Краткая характеристика. Типы полей СУБД MS ACСESS.

Элементы таблиц:

Запись (строка)— элемент данных, содержащий сведения только об одном объекте (товаре, производителе, сотруднике, студенте). В отличие от поля запись не имеет имени, но имеет номер.

Дублирование записей запрещается.

Поле (столбец)— это наименьший элемент данных, имеющий имя и значение. Число столбцов в таблице определяется числом выбранных описательных реквизитов объекта. Например, объект Студент имеет описательные реквизиты (название полей):ФИО, Дата рождения, Адрес.

Под структурой таблицы понимают совокупность полей таблицы с указанием их имен, типов и свойств.

Поле.

Имя поля — это строка длиной не более 64 символов включая пробелы.

Тип поля указывает, какие значения может содержать поле. В СУБД Ассеss определены следующие типы полей:

Ø Текстовый — строка текста длиной не более 255 символов;

Ø Поле МЕМО — текст объемом до 64 000 символов;

Ø Числовой — для записи чисел;

Ø Дата/Время — для записи даты и времени;

Ø Денежный — числовой тип для записи денежных сумм; при просмотре его значений выводится символ валюты;

Ø Счетчик — числовой тип, значения которого изменяются системой автоматически;

Ø Логический — логический тип, значения которого Да или Нет, Истина или Ложь, Вкл или Выкл;

Ø Поле объекта OLE – объект, созданный другим приложением;

Ø Гиперссылка адрес гиперссылки – путь к объекту, документу или Web-страницы;

Ø Мастер подстановок позволяет создавать поле со списком для выбора значений из какой-то таблицы БД.

4. Понятие первичного ключа. Структура базы данных. Виды связей между таблицами.

Объект СУБД MS ACСESS Запрос - student2.ru Для того чтобы найти нужную запись в таблице, используется метод ключей поиска. Он состоит в нахождении записи с помощью значения одного из ее полей. Это поле называется ключевымили просто ключом. Если один из ключей уникален, т. е. его значения не повторяются среди всех записей в таблице, то он называется первичным ключом. Этот ключ всегда указывает только на одну запись в отличие от остальных ключей, которые указывают на определенное множество записей (возможно, вообще ни на какие записи) и значения которых могут повторяться. Обычно в роли первичного ключа выступает специальное числовое поле, значение которого автоматически увеличивается СУБД при добавлении записей в таблицу. Такое поле называется идентификатором.

Структуру базы данных составляют таблицы и связи между ними — схема данных.

Связь (отношение) устанавливается между двумя полями таблиц, причем эти поля должны быть одного типа и одного размера.

Перед заданием связей необходимо закрыть таблицы, так как невозможно установить связи между открытыми (редактируемыми) таблицами.

Связи таблиц в реляционных базах данных бывают: «один-к-одному» и «один-ко-многим».

Отношение типа «один-к-одному» устанавливается между двумя первичными ключами разных таблиц, каждой записи одной таблицы соответствует одна запись другой.

Отношение типа «один-ко-многим» — между первичным ключом одной таблицы и ключом другой таблицы (наиболее широко распространены), каждой записи одной таблицы может соответствовать несколько записей другой. Одна таблица определяется как главная, другая – подчиненная.

Отношение типа «многие-ко-многим» - каждой записи одной таблицы может соответствовать несколько записей другой и наоборот. Это сетевые групповые отношения, не могут поддерживаться в реляционных БД. Обычно реализуются через третий объект, с которым исходные объекты связаны соотношением «один-ко-многим».

Две записи связаны, если значения связанных полей у них полностью совпадают.

5. Виды связей. Связывание данных. Обеспечение целостности данных.

Связи таблиц в реляционных базах данных бывают: «один-к-одному» и «один-ко-многим».

Две записи связаны, если значения связанных полей у них полностью совпадают.

Создание связей между таблицами осуществляется через специальное диалоговое окно, которое называется Схема данных. Это окно открывается щелчком на одноименной кнопке панели инструментов или через меню Сервис. Затем добавляют все таблицы, которые надо связать. Связь между полями устанавливают путем перетаскивания имени поля из одной таблицы в другую на соответствующее ему связанное поле. При этом открывается возможность задать свойства образующейся связи:

обеспечение целостности данных – т.е.

1. в подчиненную таблицу не может быть добавлена запись с несуществующим в главной таблице значением ключа связи;

2. в главной таблице нельзя удалить запись, если не удалены связанные с ней записи в подчиненной таблице;

3. в главной таблице нельзя изменить значение ключа связи, если в подчиненной таблице имеются связанные с ней записи.

Если для выбранной связи активизируется Обеспечение целостности данных, то можно задать следующие режимы:

каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записейобеспечивают одновременной обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице. (Например, если изменилась фамилия какой-то клиентки, то вносятся изменения только в одну таблицу, а в связанные с ней изменения вносятся автоматически.)

Объект СУБД MS ACСESS Таблица.

Объекты Access.

Таблица—элемент данных, представляющий собой набор записей одного типа. Таблица всегда имеет имя и может быть пустой, т. е. не содержать записей.

Способы создания таблиц:

Ø Режим таблицы — в виде таблицы (наполнять таблицу данными);

Ø Конструктор — вручную, в Конструкторе таблиц (изменять структуру: удалять, добавлять поля, изменять их свойства);

Ø Мастер таблиц — пошаговое создание;

Ø Импорт таблиц — копирование из другой базы данных;

Ø Связь с таблицами — установление связи с таблицей из другой базы данных. При этом сама таблица не копируется, но ее структура и данные становятся доступными в текущей базе данных.

Элементы таблиц:

Дублирование записей запрещается.

Под структурой таблицы понимают совокупность полей таблицы с указанием их имен, типов и свойств.

Особенности таблиц БД:

Таблицы БД не являются самостоятельными документами (файлами). Структура таблиц входит в состав общего файла наряду с запросами, формами и другими объектами. При изменении структуры таблицы система выдает запрос на сохранение изменений. Но содержание таблиц нельзя сохранить принудительной командой или, наоборот, отказаться от его сохранения. Все изменения в таблицах сохраняются автоматически в режиме реального времени. Пока мы работаем с таблицей, происходит ее непрерывное сохранение. Как только заканчивается ввод данных в одно поле и происходит переход к следующему полю, данные немедленно записываются на диск

Объект СУБД MS ACСESS Запрос.

Объекты Access.

Таблица—элемент данных, представляющий собой набор записей одного типа. Таблица всегда имеет имя и может быть пустой, т. е. не содержать записей..

Форма— объект, позволяющий отображать и редактировать данные в удобном для пользователя виде.

Одним из основных инструментов выборки и обработки данных в СУБД Microsoft Access являются запросы.

С помощью запроса можно выполнить следующие виды обработки данных:

- Выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора.

- В каждой из полученных записей производить вычисления.

- Произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей.

- Создать новую таблицу БД, используя данные из существующих таблиц.

- Удалить выбранное подмножество записей из таблицы БД.

- Добавить выбранное подмножество записей в другую таблицу

- Многотабличный запрос позволяет сформировать записи результата путем объединения взаимосвязанных записей из таблиц БД и включения нужных полей из нескольких таблиц.

- Виды запросов.

- Запросы на выборку. Цель запросов такого вида состоит в создании результирующей таблицы, в которой отображаются только нужные по условию запроса данные из базовых таблиц.

- Условие отбора представляют собой выражения, включающие конкретные значения, имена полей, константы, операторы, функции и т.д., и задает критерий для отбора записей.

- Запросы с параметром. Часто встречаются ситуации, когда перед выполнением запроса надо изменять условия отбора. Запрос с параметром позволяет ввести условие отбора в диалоговом окне Введите значение параметра.

- Запросы с вычисляемыми полями - поле, содержимое которого является результатом расчета по содержимому других полей, оно существует только в результирующей таблице запроса. Чтобы создать такое поле, формируют обычный запрос на выборку, а в одном из столбцов вместо имени поля записывают формулу. В нее входят заключенные в квадратные скобки названия полей, математические операции, функции Visual Basic.

- Итоговые запросы. Они предназначены для группирования данных и представления их с компактном виде, напоминающем электронную таблицу. Итоговые запросы создают на основе обычного запроса на выборку, только в нем появляется дополнительная строка Группировка (если она отсутствует, надо щелкнуть по кнопке Групповые операции со значком Объект СУБД MS ACСESS Запрос - student2.ru ).

- Использование групповых операций: групповые операции позволяют выделить по полю группы записи с одинаковыми значениями и использовать для этих записей статистические функции.

Запросы на изменение. Они позволяют автоматически создавать новые таблицы или изменять уже имеющиеся:

· Запрос на создание таблицы используются для сохранения результатов запроса, например, для сохранения резервных копий таблицы.

· Запрос на обновление используется для обновления данных в полях таблицы;

· Запрос на добавление;

· Запрос на удаление.