Методы рационализации распределения задач, прав и ответственности

Для рационализации распределения задач, прав и ответственности между различными структурными звеньями предприятия при выполне­нии маркетинговых функций находит применение линейная карта рас­пределения обязанностей (матричный метод). Матрица показывает, кто и в какой степени принимает участие в подготовке решения и работе по ее выполнению. Она отражает объем и характер полномочий, реализуе­мых каждым должностным лицом при совместном участии в реализации маркетинговых функций, когда области полномочий и ответственностей двух или нескольких лиц пересекаются. Матрица уточняет полномочия при распределении между ними общей работы. Овладение этим методом должно способствовать более качественному решению вопросов распреде­ления задач, прав и ответственности в системе управления маркетингом.

Матричный метод распределения задач, прав и ответственности представляет собой таблицу, в верхней части которой (наименование столбцов) дан перечень структурных подразделений или должностей, выполняющих те или иные маркетинговые функции, а в левой части (на­именование строк) — перечень задач и функций, сгруппированных по ос­новным видам маркетинговой деятельности. На пересечении вертикаль­ных и горизонтальных линий с помощью символов указаны управленче­ские действия, посредством которых реализуются права и обязанности.

Таким образом, в строке по горизонтали указываются должностные лица (подразделения), принимающие участие в реализации данной мар­кетинговой функции, а также степень и характер их участия. В каждом вертикальном столбце перечисляются маркетинговые функции, за вы­полнение которых данное должностное лицо (подразделение) ответст­венно (с указанием характера этой ответственности). Следовательно, вер­тикальный столбец представляет собой компактное описание должност­ных обязанностей, а горизонтальная строка — распределение маркетин­говых функций или задач между должностями (подразделениями) в сис­теме маркетинговых служб. Таким образом, горизонталь матрицы иллю­стрирует процесс реализации прав и обязанностей во взаимодействии всех маркетинговых подразделений, а набор маркетинговых функций по вертикали показывает компетенцию маркетинговых подразделений или должностных лиц. Описание содержания матрицы в целом представляет положение о маркетинге.

Для выражения управленческих действий по реализации прав и выполнению обязанностей могут быть приняты условные обозначения с различной степенью детализации управленческих действий.

Рекомендуется принять следующие обозначения:

Р — принятие решения. На основе подготовленной информации тот или иной руководитель или его заместитель осуществляют акт реше­ния (утверждение, подписание приказа и т.п.).

П — подготовка решения. Комплексная подготовка решения с привлечением указанных в матрице структурных подразделений или должностных лиц.

У— участие в подготовке решения, заключающееся в подготовке отдельных вопросов или необходимой информации по поручению под­разделений или должностного лица, ответственных за подготовку реше­ния.

С — обязательное согласование на стадии подготовки решения или его принятия.

И — исполнение решения.

К— контроль исполнения решения.

С позиций эффективного управления любое решение должно обя­зательно включать, как минимум, действия Р, П, И и К.

В табл. 2.1 приводится пример использования матричного метода при анализе распределения задач, прав и ответственности в области при­нятия маркетинговых решений на предприятии. Предприятие имеет функционально-продуктово-рыночную структуру управления маркетин­гом. Ключевыми должностями в этой структуре являются: заместитель директора по маркетингу, которому подчиняются функциональные служ­бы маркетинга предприятия, управляющие отдельными продуктами, от­вечающие в целом за маркетинг отдельных продуктов, и управляющие отдельными рынками, несущие ответственность за деятельность на этих рынках в целом.

Матричный метод распределения задач, прав и ответственности обладает рядом достоинств:

— облегчается поиск и ликвидация «управленческого вакуума» (от­сутствие выполнения в разрезе определенного направления маркетинго­вой деятельности одной из обязательных функций);

— процесс составления матрицы предусматривает ликвидацию пе­рекрещивания и параллелизма при функционировании системы управле­ния маркетингом;

— достигается наглядность процедур подготовки, принятия и реа­лизации маркетинговых решений;

— выявляются элементы системы управления маркетингом, рабо­тающие с недогрузкой или перегрузкой;

— простота реализации данного метода;

— персональное и коллегиальное признание полученного распре­деления задач, прав и ответственности в системе управления маркетин­гом при утверждении результатов применения данного метода;

— легкость составления по полученным результатам положений и должностных инструкций.