Технология проведения пресс-туров
Приглашающая сторона (компания, тур-агентство, министерство, etc.) обеспечивает поездку репортёров, покрывая, как правило, большинство расходов. Иногда взамен на гарантированное (договор с редакцией) размещение информации о мероприятии.
Подготовка меропрития состоит из ряда стандартных этапов[6]:
1. Чёткое описание целей;
2. Определение времени проведения;
3. Выбор персонала, несущего ответственность за его организацию;
4. Определение объектов, а также назначение экспертов-консультантов, которые будут работать с репортёрами;
5. Выбор маршрута;
6. Составление списка приглашаемых журналистов, исходя из базы данных СМИ, а также предыдущих контактов с представителями прессы;
7. За месяц-два до мероприятия необходимо оповестить те СМИ, чьё присутствие необходимо в зависимости от темы. Как правило, это делается путём рассылки пресс-релизов (по уже заранее заготовленной медиа-карте) — по электронной почте или по факсу;
8. После рассылки пресс-релизов необходимо убедиться в получении, позвонив по телефону;
9. Перепроверяется количество принявших приглашение;
10. Составление программы с учётом контекста;
11. Рассылка предварительного пресс-релиза (анонса), а затем более подробного пресс-релиза (новостного) в СМИ;
12. Уточнение окончательного списка участников (отказавшиеся журналисты, тем не менее, могут быть заинтересованы в рассылке подробных материалов о его проведении);
13. Подготовка пресс-кита.
Функции принимающей стороны:
· сформировать позитивный образ;
· нивелировать негатив;
· обеспечить комфорт приглашенных;
· отмониторить эффект.
Экскурсии
Самый упрощённый формат пресс-туров — экскурсии по предприятиям. Отмечаются следующие сферы[7]:
· завершение строительства новых объектов различного назначения;
· освоение новой технологии и открытие производства по выпуск более современной продукции;
· совершенствование системы организации производства и управления;
· решение природоохранных проблем;
· открытие региональных представительств и филиалов;
· развитие социальной сферы;
· открытие постоянно действующей экспозиции на территории компании и др.
27. Церемония открытия.
Церемония открытия обычно связана с началом нового бизнеса или с появлением новой услуги компании. Церемония открытия нового корпуса производственных мощностей, нового завода направлена на укрепление имиджа, улучшение репутации компании среди инвесторов, акционеров, потребителей. Демонстрация современного оборудования и последних технологий косвенно свидетельствует о возможности обеспечить высокое качество продуктов. Демонстрация хороших условий работы помогает привлечь лучшие кадры. Кроме того, церемония открытия способствует укреплению корпоративного духа и лояльности работников фирмы. Улучшаются отношения с местной общественностью, поскольку в районе создаются новые рабочие места. Официальное открытие магазина направлено на привлечение новых покупателей и партнеров.
Необходимость в паблисити, или позитивной известности, делает участие в церемонии открытия значимым не только для бизнеса, но и для политиков, государственных должностных лиц и неприбыльных организаций. Открывая новый корпус университета, делового центра, новую школу, больницу, политик или председатель администрации города усиливает позитивные стороны своего бизнеса, что обеспечивает ему дополнительную поддержку на выборах. Представители открываемых школ или больниц могут быть заинтересованы в церемонии открытия с участием представителей городской администрации, поскольку она дает им возможность известить общественность о своих достижениях или нуждах. Официальное открытие медицинского или образовательного учреждения часто обнародует серьезную общественную проблему и служит стартом для развертывания фандрейзинговой деятельности - сбора средств на решение социально значимой проблемы или задачи.
Выбор персоны, открывающей объект, предполагает несколько альтернатив. Это может быть мэр города, министр или председатель городской администрации, министр или председатель ведомства, курирующего сферу деятельности объекта, парламентарий, известный спортсмен, артист, общественный деятель. Критериями выбора служат: общественная значимость, доступность, заинтересованность, а также цена (для артистов и спортсменов). Общественный статус персоны прямо пропорционально влияет на интерес СМИ к церемонии. Участие в церемонии мэра может обеспечить больше шансов для широкого и подробного освещения события СМИ, чем участие менее известного депутата. Чем выше статус приглашенных лиц, тем выше интерес СМИ к церемонии, тем более широко она будет освещена. Однако, чем выше статус персоны, тем больше необходимость обеспечить ей замену на случай занятости.
Если со стороны официальных лиц не ожидается заинтересованности в участии в церемонии, следует ориентироваться на хорошо известных людей из спорта или индустрии развлечений. Для церемонии открытия нового магазина такие персоны весьма уместны, их участие способно обеспечить отражение события в местных газетах. В небольших городах и поселках участие прессы в таком случае более вероятно, если не вообще гарантировано.
Нередко официальное открытие происходит уже после фактического открытия объекта. Интересы бизнеса могут требовать начала функционирования объекта до того, как может быть проведена торжественная церемония открытия с участием почетных гостей и официальных лиц. В таком случае объявляются две даты - дата фактического открытия с небольшой церемонией и официальное открытие с визитом или общественным мероприятием.
Для проведения церемонии составляется программа и сценарий. Готовятся пресс-релизы и бэкграундеры, изображения главных управляющих. В материалах для прессы дается характеристика открываемого объекта - нового подразделения/продукта/услуги/товара/магазина. Обеспечивается присутствие фотографа - на случай, если фотограф из СМИ не придет или пропустит интересный кадр. Извещение-приглашение в СМИ следует сделать как для журналистов или редакторов новостей, так и для фоторепортеров. Важно определить специальное место для журналистов и создать им условия для работы.
28. Прием.
Прием — это форма проявление гостеприимства к внешней аудитории. Следует различать две основные разновидности приема: текущий и представительский прием.
Текущий прием осуществляется ежедневно и является составной частью распорядка дня или недели. Работа с посетителями, клиентами ведется как руководством фирмы, так и сотрудниками подразделений. Лучше, если такая работа будет осуществляться в специальном приемном офисе. Если же возможности оформления такого офиса нет, то необходимо выделить на рабочих местах зону или хотя бы уголок для приема. Место для приема должно быть пространственно отделено от рабочих мест, оборудовано достаточно комфортабельно, желательны мягкая мебель, удобное освещение, возможность угощения посетителей чашкой кофе или чая. Под рукой должны быть необходимые раздаточные и рекламные материалы, сувениры и памятные знаки.
Целесообразно выделить определенное время в течение рабочего дня исключительно для приема. О часах приема возможные посетители должны быть информированы.
Разновидностью приема является и прием руководством фирмы своих сотрудников. Такое время должно быть выделено обязательно и работники должны знать, в какие дни и в какое время они могут рассчитывать на спокойную, не прерываемую текущими делами беседу с руководством, в том числе - по личным вопросам.
Руководство и персонал, участвующий в текущем приеме, должны быть специально подготовлены. Особое внимание следует обратить на соблюдение организационной культуры и фирменного стиля.
Представительский прем - особый жест гостеприимства. Он носит эпизодический характер и обычно приурочен к знаменательным событиям или посещениям фирмы делегациями, высокими гостями. Иногда представительский прием может проводиться и независимо от событий и посещений, самостоятельно, а может и выступать частью других специальных событий: в рамках выставки, конференции, праздника, завершать переговоры и т.п.
Существуют различные виды приемов. Наиболее формальный прием -конференция. В этом случае речь идет о расширенном совещании (собрании), посвященном какой-то проблеме. Более неформальны приемы, ориентированные преимущественно на свободное общение.
Наиболее торжественными и самыми почетными являются второй завтрак и обед. Завтрак обычно проводится для ограниченного числа лиц, как правило, только мужчин. Продолжительность завтрака -1,5 часа, начало обычно между 12.30 и 13.30. Форма одежды повседневная, кроме случаев, когда это специально оговаривается в приглашении. Обед начинается обычно между 19.00 и 21.00. Мужчин чаще всего приглашают с женами. Меню гораздо разнообразнее, чем при завтраке, обязательно первое блюдо. Продолжительность обеда 2-2,5 часа, из которых час-полтора проводятся за столом. Форма одежды - темный костюм, смокинг или фрак, для женщин - вечернее платье. Фактически разновидностью обеда является ужин. Отличие от обеда во времени -после 21.00, а также в отсутствии первого блюда.
Разновидностью обеда является и обед-буфет, отличающийся тем, что блюда сервируются на одном большом столе, а гости сами (иногда с помощью официантов) кладут себе желаемое и рассаживаются за столиками, расположенными поблизости.
Наиболее распространенной формой приема является фуршет, который длится два часа в период между 17.00 и 20.00. В меню могут быть холодные закуски, кондитерские изделия, фрукты, вина, крепкие напитки,
Прием должен очень тщательно готовиться, начиная с хорошо продуманного списка приглашенных (присутствие конкурентов, кто-то приглашен с супругой, а кто-то - нет и т.п.), определения их количества. Поэтому составление списка должно поручаться опытному сотруднику. Список обязательно должен быть согласован и утвержден непосредственно руководителем, устраивающим прием.
Приглашать на представительский прием устно или телефонограммой несколько неприлично. Приглашение должно быть письменным, желательно в полиграфическом исполнении и персональным. Его дизайн должен быть таким, чтобы приглашение можно было оставить на память как подтверждение статуса приглашенного. Приглашение само является PR-акцией.
Приглашение желательно передавать его лично в руки приглашенному лицу или его секретарю. Через день следует позвонить приглашенному лицу, чтобы убедиться, что приглашение принято. После такого уточнения списка гостей можно уже приступать непосредственно к подготовке приема.
Долгом гостеприимных хозяев является развлечение гостей. Поэтому сценарий приема должен предусматривать культурную программу. Она даже может предшествовать приему (гостей сначала приглашают на концерт или спектакль), может следовать за приемом, а может быть и включена в него в виде живой музыки, приветствий артистов, развернутой выставки, любительского творчества.
Специального внимания заслуживает окончание приема и проводы гостей. Необходимо предпринять все меры по сопровождению гостей , организовав их доставку «до места». Невнимание к этому вопросу будет серьезным ударом именно по репутации фирмы.
29. Конференция.
Успешность проведения конференции обеспечивает:
1. Выбор актуальной темы.
2. Приглашение в качестве докладчиков известных ученых; лиц, занимающих ведущее положение в своей области экономики; молодых, перспективных разработчиков и практиков - лиц, наилучшим образом способных раскрыть тему конференции.
3. Аудитория - правильный подбор участников конференции, точная адресация темы и содержания докладов.
4. Правильный выбор места для проведения конференции, обеспечивающего возможность использования муниципального транспорта и парковку для индивидуальных автомобилей, может положительно влиять как на состав аудитории, так и на атмосферу, в которой проходит конференция.
5. Зал должен обеспечивать хорошую видимость и слышимость со
всех мест, причем не только самого докладчика, но и всех используемых им иллюстративных материалов, слайдов, видеофильмов и т. п. как в зале для пленарных заседаний, так и в помещениях для работы секций.
6.Время проведения конференции (время года, утренние или вечерние часы) и строгое соблюдение регламента (начало и окончание
заседаний в соответствии со временем, указанным в программе).
Жесткое соблюдение регламента ведения конференции — необходимый фактор, поскольку очень часты случаи, когда люди приезжают, чтобы послушать один конкретный доклад, и плохо, если они пропустят его или им придется тратить время на ожидание.
7.Использование современных технических средств экономит время, отводимое каждому докладчику, и обеспечивает применение качественно подготовленных иллюстративных материалов.
Ожидаемые результаты проведения конференции могут быть следующие:
1. признание со стороны широкой общественности высокого уровня прочитанных докладов и выступлений;
2. рекомендации к публикации материалов конференции;
3. оформление заявок на открытия и изобретения;
4. появление новых научных направлений и имен;
5. создание новых научных коллективов по разработке определенных направлений;
6. нахождение спонсоров.
Основными исполнителями работы в рамках оргкомитета являются сотрудники отдела по связям с общественностью совместно с представителями административно-хозяйственного управления, в обязанности которых входят:
1. Печать и рассылка всех информативных материалов по конференции, предоставленных программным комитетом.
2. На основании данных о количественном составе участников, занимается бронированием номеров в гостиницах, приобретением обратных билетов и билетов в театры и т.п. Все это делается с учетом пожеланий участников конференции, переписку с которыми ведут члены оргкомитета.
3. Подготовка помещений для проведения в них конференции (мебель, специальная видео- и аудиотехника).
4. Подготовка технического персонала по обеспечению эффективной работы конференции и ее секций.
5. Финансовое обеспечение всех мероприятий конференции.
6. Транспорт для встречи и отъезда участников конференции; транспорт по городу.
7. Обеспечение питания участников конференции (прохладительные напитки, кофе); прием по случаю открытия (закрытия) конференции.
Первое оповещение о конференции, первая информация о ней направляется в родственные организации и персонально людям, в которых заинтересованы устроители конференции, за 1 год (или за 2, если это международная конференция). Первый блок информации содержит только сведения о теме конференции, ее название и планируемые сроки ее проведения, а также бланк заявки на участие в конференции.
Такого рода оповещения в настоящее время очень часто распространяются по электронным адресам, но тем не менее оргкомитету необходимо иметь почтовые адреса для высылки программы и других материалов конференции.
Полученные ответы на приглашения принять участие в конференции передаются в программный комитет для подготовки программы и, в случае необходимости, для личной переписки с перспективными докладчиками.
Пригласительный билет и программа конференции высылаются заблаговременно, а тезисы и другие материалы конференции раздаются, как правило, при регистрации.
Встречей в аэропорту и на вокзале, а также вопросами размещения в гостинице занимаются члены оргкомитета.
Особое значение в настоящее время приобрели вопросы безопасности, и при организации мероприятий, рассчитанных на большое число участников, этому моменту должно быть уделено соответствующее внимание. Во-первых, следует рассмотреть вопрос страхования, а во-вторых, служба безопасности должна работать в течение всего периода проведения конференции.
В процессе организации конференции постоянно проводится работа со средствами массовой коммуникации, которая осуществляется по Работа проводится по нескольким направлениям:
1. общая информация (на основе news-релиза);
2. статьи, подготовленные в организации по теме конференции (раздельно для широкой общественности, для профессионалов и для
разных носителей);
3. приглашение журналистов на пресс-конференцию (до проведения конференции);
4. приглашение журналистов (пресса, радио, телевидение) на открытие конференции;
5. помощь журналистам в получении интервью у VIP-персон.
30. День открытых дверей.
Дни открытых дверей позволяют всем желающим ознакомиться с деятельностью фирмы, ее планами, задать руководству интересующие вопросы. Предполагается приглашение сотрудников для близкого знакомства. На зарубежных фирмах для всех желающих проводятся экскурсии по фирме; сопровождающий рассказывает об истории создания и основных направлениях деятельности фирмы, о ее социальной значимости для общественности.
Дни открытых дверей по существу представляют своего рода внутреннюю презентацию фирмы, что предполагает подготовку наглядных стендов, указателей, посещение новых зданий и территорий с предоставлением исчерпывающей информации. Время, отведенное для общения, 1–8 ч, включая обед и культурную программу.
31. Круглый стол.
Кру́глый стол — общество, конференция или собрание в рамках более крупного мероприятия (съезда, симпозиума, конференции). Используется в двух смыслах — как свободнаяконференция разнородных участников для непосредственного обсуждения определённых проблем (в частности, конфликтов) и — реже — как закрытое общество избранных, принимающее в кулуарах важные решения.
В современном значении выражение круглый стол употребляется с XX века как название одного из способов организации обсуждения некоторого вопроса; этот способ характеризуется следующими признаками:
· цель обсуждения — обобщить идеи и мнения относительно обсуждаемой проблемы;
· все участники круглого стола выступают в роли пропонентов (должны выражать мнение по поводу обсуждаемого вопроса, а не по поводу мнений других участников); отсутствие набора нескольких ролей характерно не для всех круглых столов;
· все участники обсуждения равноправны; никто не имеет права диктовать свою волю и решения.
Данная модель обсуждения, основываясь на соглашениях, в качестве итогов даёт результаты, которые, в свою очередь, являются новыми соглашениями. В процессе круглых столов оригинальные решения и идеи рождаются достаточно редко. Более того, зачастую круглый стол играет скорее информационно-пропагандистскую роль, а не служит инструментом выработки конкретных решений.
32. Выставки, ярмарки.
Задания
Сдать задания обязательно до 24 декабря! (за несвоевременную сдачу заданий оценки будут снижены).
1) Разработать PR-обращение к целевой аудитории от лица организации для публикации в газете (журнале).
2) Написать статью (снять репортаж для ТВ) в газету по материалам пресс-конференции по социальному театру.