Основные характеристики конференц-залов

В настоящее время отели высоко ценят индустрию MICE[4] как источник высокого, и, главное, стабильного, практически не зависящего от сезона, дохода. Поэтому они не жалеют средств на совершенствование сервиса, постройку новых помещений для проведения мероприятий и модернизацию уже существующих.

Все больше отелей осознает, какую экономическую выгоду может приносить им проведение различных тематических мероприятий – от научных конференций и деловых форумов с большим количеством участников добизнес-совещаний и учебных семинаров небольшого масштаба.

При привлечении заказчиков таких мероприятий каждый отель исходит из своих возможностей – номерного фонда, количества и вместимости залов для заседаний, наличия необходимых вспомогательных помещений, мощности ресторанного комплекса.

И здесь необходимо трезво оценивать свои возможности удовлетворить запросы устроителей различных мероприятий с тем, чтобы оптимально загрузить имеющиеся помещения, обеспечив при этом комфортные условия работы для всех участников.

Для выполнения последней задачи следует придерживаться определенных нормативов, разработанных профессионалами конгресс - бизнеса. Международной ассоциацией конгресс-центров (AIPC[5]) определены стандартные требования, которым должны соответствовать помещения, предназначенные для проведения мероприятий делового и научного характера.

Эти требования касаются наличия необходимого количества помещений различного назначения, специальной мебели и оборудования, набора требуемых услуг, квалификации обслуживающего персонала, мер безопасности. Это сделано в интересах участников таких мероприятий, чтобы обеспечить им условия для продуктивной работы.

Предпочтительно, чтобы помещения для проведения мероприятий находились на некотором удалении от гостевых номеров, гостиничного лобби, баров и прочих мест скопления людей, не являющихся участниками данного мероприятия. Лучше всего, если гостиничный конференц-центр расположен в отдельном крыле и помимо входа со стороны гостиницы имеет вход непосредственно с улицы, что уменьшает нежелательную циркуляцию потоков.

В удачно спроектированном конференц-центре, должно соблюдаться оптимальное соотношение больших и малых залов для заседаний. Кроме того, необходимы вспомогательные помещения для размещения оргкомитета, докладчиков, программного комитета, секретариата, для работы представителей средств массовой информации, а также для отдыха синхронных переводчиков (в случае, если конференция предусматривает несколько рабочих языков).

В гостиничных конференц-центрах современной постройки уже не встретишь залов для заседаний с наклонным полом и стационарно установленными креслами. Предпочтение отдается многофункциональным трансформируемым залам, которые при помощи звукоизолирующих перегородок удается успешно «кроить» в зависимости от пожеланий организаторов конкретного мероприятия. Что касается зоны для регистрации участников, ее площадь определяется из расчета 0,7 кв.м на одного участника мероприятия.

Особое внимание следует уделить фойе – их количеству и площади. Желательно, чтобы у каждого большого конференц-зала было отдельное фойе. Тогда люди, выходящие на перерыв из одного зала, не будут мешать шумом и разговорами тем, у кого заседание еще продолжается.

А поскольку в фойе обычно во время перерыва подается кофе, то каждый спокойно пьет «свой кофе», не опасаясь, что покушается на чужую собственность. В больших фойе, куда одновременно выходят двери нескольких залов, приходится ставить перегородки, или растягивать ограничительные ленты, что весьма неудобно, а главное, вызывает у людей негативную реакцию.

Необходимо понимать, что невозможно провести конференцию, располагая только одним, пусть даже самым комфортабельным и технически оснащенным залом, поскольку для ее проведения потребуется еще целый ряд помещений.

Для примера определим потребность в помещениях для проведения научной конференции, в которой участвует 300 человек. Во-первых, для проведения пленарных заседаний, а также церемоний открытия, закрытия, награждения необходим зал, способный вместить всех участников, т.е. в данном случае на 300 мест.

Предположим, что в рамках конференции предусмотрена работа 3-х секций. Это означает, что потребуется еще 3 зала меньшей вместимости. Согласно существующим нормативам, их суммарная вместимость должна составлять как минимум 80% от вместимости пленарного зала. Если в секциях приблизительно равное количество участников, то для их работы необходимо предоставить 3 зала на 80 мест каждый. При этом, чтобы обеспечить достаточный обзор демонстрационного экрана, высота потолков не должна быть меньше 3,6 м.

Существует несколько наиболее распространенных видов расстановки мебели и оборудования в залах заседаний. Наиболее экономной является «театральная» рассадка – стулья ставятся рядами лицом к докладчику. Необходимую площадь зала определяют исходя из количества людей, которых желают в нем разместить.

Другой распространенный способ рассадки – «классная комната» – участники сидят за столами, поставленными рядами. Здесь норматив значительно выше.

Еще больше пространства необходимо для «круглого стола», часто заменяемого «квадратом», а самой неэкономной с точки зрения занимаемой площади является так называемая рассадка «покоем». Есть свой норматив и для «банкетной» рассадки за круглыми столами.[6]

Многочасовое сидение – довольно утомительное занятие само по себе, поэтому мебель должна быть как можно более комфортной. По мнению компании «Аптренд» – поставщика мебели и оборудования в гостиницы и конференц-залы, такая мебель должна быть эргономичной: складные конференц-столы и стулья, штабелируемые стулья, разборные сцены, мобильные складные перегородки.

Основное требование к мебели в гостиничных конгресс - центрах – это мобильность и легкое складирование (она должна быстро и легко собираться и в сложенном виде и занимать мало места). Как правило, при производстве складных стульев с мягкой спинкой и сиденьем, используется негорючая ткань типа Trevira.

Кроме залов заседаний для обеспечения успешной работы конференции необходим целый ряд вспомогательных помещений – для регистрации участников, работы оргкомитета и его служб, размещения сопровождающей конференцию выставки и т.д.

Определять размеры необходимых вспомогательных помещений рекомендуется следующим образом:

• площадь помещения для регистрации участников рассчитывается из расчета 0,7 кв. м на каждого участника. В данном случае ее величина составит 210 кв. м (0,7х300);

• минимум 5 офисов, каждый площадью не менее 10 кв. м для размещения оргкомитета, секретариата, программного комитета, пресс-службы и др. Если в работе конференции предусмотрен синхронный перевод, то необходимо предусмотреть комнату для отдыха синхронистов, расположенную неподалеку от кабин синхронного перевода;

• фойе, где во время перерывов подается кофе, должно одномоментно вмещать не менее 60% всех участников мероприятия, а его необходимая площадь определяется из расчета 1 кв. м на человека, т.е. в данном случае – 180 кв.м.

В последнее время все больше конференций сопровождается выставками. Для того, чтобы определить чистую площадь стендов (т.н. площадь-нетто), которые можно установить в том или ином помещении, рекомендуется воспользоваться простым правилом: разделить площадь пополам.

Например, в зале площадью 500 кв. м можно смонтировать стенды, суммарная площадь которых составит 250 кв. м, остальная площадь предназначена для проходов, входной зоны, аварийных выходов, размещения вспомогательного оборудования (например, противопожарного). Потолки выставочного зала не должны быть ниже 3,0 м.

Чтобы работа заседания проходила успешно, его участникам необходимо обеспечить звуковой и световой комфорт. Чрезвычайно важное значение имеет акустика помещения. Внешние звуки раздражают и отвлекают. Значит, необходимо обеспечить достаточную звукоизоляцию помещения. Нормы по звукоизоляции: 70 дб для окон и дверей, 40 дб для перегородок между залами.

Если в помещении находится свыше 60 человек, рекомендуется использовать звукоусиление, т.к. если людям необходимо напрягаться, чтобы услышать докладчика, очень велика вероятность, что они будут отвлекаться и даже перестанут слушать вообще.

Освещенность в любой точке зала не должна быть ниже 400 люменов. Для иллюстрации докладов и при проведении презентаций широко используется различное проекционное оборудование. При использовании устаревшего проекционного оборудования (слайд– и оверхед-проекторов) необходимо предусмотреть наличие свето - изолирующих штор для помещений с дневным освещением. Современные мультимедийные проекторы обладают высокой яркостью и менее чувствительны к освещенности, однако и в этом случаю при их установке надо избегать попадания на экран прямого света.

Особое внимание должно быть уделено средствам оповещения и связи. Обязательно наличие средств радиотрансляции – для передачи объявлений различного характера, особенно в экстренных случаях.

Что касается средств связи, то, по-прежнему, сохраняется требование установки в фойе телефонов – как городских, так и дальней связи. Все чаще организаторы мероприятий требуют обеспечить беспроводной доступ в интернет во всех помещениях отеля – не только в конференц-центре, но и в гостевых номерах и в лобби.