Тема 12. Психотехнология эффективных презентаций

/. Организационно-психологические аспекты планирова­ния и постановки презентации

2. Психотехнология устного выступления на презента­ции

3. Психология визуальных вспомогательных средств

4. Эффективные презентации: учет психологии аудито­рии

Ключевые понятия темы:

— психологические цели презентации;

— психотехнология поведения ведущего презентацию;

—психотехнологии визуальных средств презентации;

—психологические особенности аудитории презентации.

1. Организационно-психологические аспекты планирования и постановки презентации

Презентации, так же как и торговые ярмарки, выставки и пока­зы дают возможность устанавливать контакты с людьми, мысля­щими с точки зрения вероятной покупки, размышляющими об основной теме презентации. Способность дойти до людей с таким складом ума — огромное преимущество.

От уровня презентации товаров зависит результат сделки — по­ложительный или отрицательный. Опытные бизнесмены знают, как серьезно нужно подходить к встрече с потенциальным покупате­лем. Они заранее готовятся к презентации, контролируют беседу и постепенно подготавливают успешный финал — совершение сдел­ки.

Есть общий закон, применимый к любым проектам, в том чис­ле и в психологии общения: чем раньше произошла ошибка, тем сильнее она влияет на весь проект и тем труднее возместить вред от нее. Презентация не является исключением.

В данном разделе освещаются ключевые в презентации товара или услуги проблемы, которые регулируются законами психоло­гии.

Презентация опирается на вербальное, аудиальное и визуальное обеспечение или сопровождение и должна соответствовать сцена­рию. Перед написанием сценария необходимо тщательно проана­лизировать аудиторию, ожидаемую на презентации. Ведущий пре­зентацию должен собрать аудиторию вместе, объединить людей одной идеей и не упускать их из виду.

Очень важно начать с определения приоритетов и первое, что необходимо сделать, —это точно сформулировать цель презента­ции.

Не будет преувеличением сказать, что самой главной целью пре­зентации является убеждение человека или группы людей:

— принять или пересмотреть свою позицию;

— принять или изменить мнение;

— предпринять или воздержаться от какого-либо действия или решения.

Одна из определяющих подцелей презентации — оказать необ­ходимое воздействие на аудиторию. Понятие "воздействие" вклю­чает в себя приемы и способы , призванные разбудить аудиторию, удивить ее и сделать более восприимчивой.

Дело только в том, относительно какого предмета требуется обес­печить убеждение и воздействие на аудиторию. Это значит, что са­мая общая цель, которую мы назвали главной, должна быть пре­дельно конкретизирована.

Конкретизация цели предполагает нахождение ответа на воп­рос: "Что мы стремимся сообщить аудитории?"

Цели — это то, что предполагается объяснить, предложить или продемонстрировать на презентации. Это должно быть обязательно связано с тем, какую выгоду или прибыль могут рассчитывать по­лучить гости презентации. Все должно быть адресовано непосред­ственно их интересам.

Далее очень важно грамотно определиться с аудиторией. Это на­хождение ответа на вопрос: "Кому мы стремимся это сообщить?". Для этого необходимо правильно понять свою аудиторию, а имен­но постараться выяснить у них степень интереса, информирован­ности, понимания, опыта, сопротивления и предрассудков, с ко­торыми могут столкнуться устроители презентации.

Когда первые два этапа отработаны должным образом, необхо­димо решить, как это все построить, то есть определиться со струк­турой. Первое, чему необходимо уделить пристальное внимание, — это вступление. Оно имеет двоякое значение:

— расставляет важные акценты в целях презентации;

— помогает ведущему упростить отношения с аудиторией с помощью "нейтрального" материала, который каждый может при­нять и согласиться с ним.

Здесь чем больше ведущий побуждает присутствующих кивать головами, тем лучше, если только все кивают одобрительно.

Далее ведущий произносит приветственные любезности, то есть просто благодарит людей -за то, что они нашли время прийти на презентацию, и выражает надежду на то, что они не пожалеют о том, как его провели.

Затем — представление ведущего и других выступающих.

Очень важно в конце каждого этапа презентации поддерживать обратную связь с аудиторией. Всякий раз, как поставлена точка в каком-то сообщении и ведущий дошел до паузы, полезно еще раз подумать о мышлении аудитории — какие вопросы возникли у нее в данный момент, как там у нее все отражается. Здесь полезны реп­лики типа: "Все хорошо, и все же нет ответа на мой вопрос...". Это помогает уберечь презентацию от превращения ее в непрерывный поток фактов, которые спустя какое-то время становится очень сложно воспринимать.

Окончание презентации так же важно, как и ее открытие. В про­цессе работы над завершением презентации необходимо возвра­титься к первоначальному предложению. Цель презентации обяза­тельно диктует ее окончание, которое обычно включает в себя сле­дующие моменты:

— краткое резюме важнейших фактов и аргументов и повтор ключевых видеофактов;

— рекомендации по стратегии поведения участников презента­ции;

— предложения относительно ближайших шагов, если рекомен­дации приняты, с конкретными сроками;

— описание вспомогательной литературы по данной проблеме, если таковая имеется;

— благодарность за внимание;

— предложение задавать вопросы.

Организаторы презентации должны продумать массу "мелочей" и иметь четкое представление о следующем:

— как долго продлится презентация;

— будет ли она разбита на части;

— будет ли полностью проходить в одном помещении или по­требуются перемещения в другие места;

— будут ли перерывы на кофе;

— какие разделы необходимо включить в презентацию и каково назначение каждого раздела;

— размечены ли разделы презентации по степени важности, чтобы в случае необходимости можно было быстро отсеять ненужную информацию: А — обязательно включить, Б — включить, если есть возможность, В — стоит упомянуть, если на это останется вре­мя;

— размещены ли разделы в логическом порядке с учетом времени;

— сделаны ли разделы достаточно короткими, чтобы увеличить период повышенного внимания аудитории;

— заканчивается ли каждый раздел важным сообщением;

— составлен ли порядок работы, о котором в общих чертах луч­ше договориться с аудиторией заранее, сохраняя возможность про­являть гибкость и мобильность в ходе презентации;

— продумано ли вступление, которое сразу бы завоевало ауди­торию;

— проработан ли весь проект презентации в поисках моментов, где интерес понижается;

— выявлены ли объяснения или аргументы, которые слишком длинны или сложны;

— определено ли, что присутствующие должны будут запом­нить, и продумано ли, что будет конкретно сделано, чтобы они действительно это не забыли;

— отмечены ли в программе те моменты, когда аудитория дол­жна быть вовлечена в процесс выступления;

— все ли ведущие сделали наброски выступлений;

— решено ли, кого необходимо приглашать на презентацию и в каком количестве;

— какие решения приняты о месте проведения презентации. Устроителям презентации полезно иметь в виду, что кто-то дол­жен все время обдумывать, улучшать и критиковать презентацию

исключительно с позиции зрителя.