Автоматизация труда торгового персонала
Компании DEC
Digital Equipment Corporation (DEC) была образована в 1957 г. С тех пор она вышла на второе место в мире по производству компьютеров вслед за своим главным конкурентом – фирмой IBM. Столкнувшись на рынке с новыми производителями компьютеров и программного обеспечения, а также с замедлением темпов развития отрасли, DEC теперь борется за то, чтобы остаться наверху. Только несколько лет назад прибыль компании возросла на 38%, однако в последнее время DEC испытывала снижение показателя рыночной доли и сократила свой рабочий персонал на 10 000 человек. Снижение объема продаж послужило катализатором для начала изменений. Присоединив персональные компьютеры к информационным сетям, DEC автоматизировала труд сотрудников своих сбытовых служб, подсоединила их к всемирным коммуникационным системам, подняв таким образом эффективность их работы.
Другие компании также последовали примеру DEC. Торговый персонал стал использовать ноутбуки при интервьюировании потребителей вместо обычных блокнотов. Также широко стали использоваться и другие средства типа модемов и специальных коммуникационных программ.
Программное обеспечение DEC, названное «Изинет», связывало сотрудников сбытовых, маркетинговых и сервисных служб, работавших в 500 офисах 33 стран, позволяя им общаться в любое время и из любого места. Торговый персонал имел возможность использовать три различные электронные системы осуществления заказов. Первая – обеспечивала потребителей описанием любых продуктов DEC с указанием их цен; свыше 100 000 потребителей использовали эту систему для осуществления заказов. Вторая система представляла из себя электронный каталог относительно дешевых продуктов с адресным списком 500 000 потребителей. Пользуясь этой системой, торговые агенты могли оказывать потребителям помощь в режиме «on-line». Третья система позволяла производить обмен информацией между компьютерами, например, по заказам на покупку, используя которую торговые агенты оформляли заказы и осуществляли отгрузку товаров.
На вопрос: «Что вы наиболее цените в режиме работы «on -line»?« торговый персонал компании DEC в своих ответах на первое место ставил доступ к информации, а также возможность связаться с другими сотрудниками компании. В целях удовлетворения потребностей торгового персонала в получении информации о заказах, об оплате счетов, услугах потребителям, использовании телемаркетинга было создано семнадцать баз данных. По оценке одного менеджера по сбыту, использование современных информационных технологий экономило каждому торговому агенту более одного часа времени на каждую продажу и около 60 телефонных звонков ежемесячно. Все это выливалось в экономию более 20 миллионов долларов.
Система «Изинет» обеспечивала коммуникации между торговым, маркетинговым, финансовым и инженерным персоналом через электронную почту, проведение групповых дискуссий, выпуск электронных бюллетеней по разным вопросам деятельности компании. Существенно упростились коммуникации между отдельными регионами. Так, менеджер по продажам, находящийся во Франкфурте, мог легко связаться с руководителем проекта, расквартированным в Лондоне, который быстро уточнял детали сделки с менеджерами, работающими в США. Благодаря «Изинет» DEC реорганизовала систему продаж с территориального принципа на отраслевой. Персонал, который ранее нес ответственность за сбыт в определенной географической зоне, например, в странах Бенилюкса, мог стать менеджером по продажам в определенной отрасли, например, в страховании или банковском бизнесе.
Почему автоматизировали труд торгового персонала? Критики предупреждали, что у многих людей могут возникнуть трудности с освоением компьютерных технологий, а огромное количество информации «переполнит» торговый персонал. Но в DEC считали, что компьтеризованные продажи освобождают персонал от бумажной работы, экономия времени при заключении сделок дает возможность торговому персоналу создавать спрос на продукты и разрабатывать решения по его удовлетворению. DEC экономила деньги и использовала более грамотный и лучше подготовленный торговый персонал. Цели президента DEC в данной области заключались в использовании электроники в непрерывных усилиях по удовлетворению любых запросов потребителей в любом из 100 000 продуктов и услуг компании во все более короткие сроки и при меньших затратах.
DEC не одинока в использовании новой философии. Маркетинговые исследования, прямые продажи, розничная торговля и продажи организациям различных отраслей во все большей степени опираются на современные информационные технологии. Выгоду от того имеют и потребители, и поставщики, и персонал компаний.
Вопросы
1. Какими путями автоматизация труда торгового персонала DEC помогает менеджерам по сбыту компании осуществлять свою работу более эффективно?
2. Какие конкурентные преимущества достигаются при использовании торговым персоналом DEC современных информационных технологий?
3. Какие проблемы могут возникнуть при использовании этих технологий?
Связи с общественностью
Связи с общественностью, или паблик рилейшнз (ПР), – создание хороших отношений с общественностью, имеющей контакты с организацией, путем формирования благоприятного имиджа организации и ее продуктов и путем нейтрализации неблагоприятных событий и слухов.
В данном случае под общественностью понимаются различные организации, общественные слои и любые группы населения, имеющие интерес К данной организации, а также влияющие на ее способности достигать своих целей. К их числу относятся финансовые органы, СМИ, правительственные учреждения, организации, представляющие интересы потребителей и определенных слоев населения, местные общественные организации, персонал самой организации.
Таким образом, создавая благоприятный имидж своей организации в целом, осуществляя ее продвижение, организация продвигает свои отдельные продукты. Связи с общественностью включают в свой состав также такие виды деятельности, как связь с прессой, распространение как внутри, так и вне организации информации о ее деятельности, лоббистская деятельность в законодательных и правительственных органах с целью принятия или отмены определенных решений, разъяснительная работа относительно положения компании и о ее продуктах, ее социальной роли.
Возникновение ПР связывают со следующим событием. В 1902 г. в одном из американских журналов появилась серия статей «История Стандарт-Ойл кампани». Статьи возбудили волну осуждения безжалостных методов конкурентной борьбы. Особое негодование вызвал глава компании Джон Рокфеллер, сказочно разбогатевший в результате монопольного хозяйничания в сфере нефтяного бизнеса. Компания контролировала 85% розничных продаж нефтепродуктов. Рокфеллер к тому же отличался феноменальной грубостью по отношению к сотрудникам. Негодование возмущенной общественности привело к принятию конгрессом США антитрестовских законов. Репутация Рокфеллера была основательно испорчена. Недавние его партнеры стали осторожнее сотрудничать с ним. Производственно-торговые операции замедлились, отношения с персоналом ухудшились. Солидарность с униженными и уволенными более не скрывалась.
В этой нервной обстановке Рокфеллер делает неожиданный ход, расцененный многими сначала как одна из причуд своенравного босса. Рокфеллер нанимает журналиста Айви Ли, признанного знатока делового мира, для исправления своей испорченной репутации.
Айви Ли успешно выполнил условия контракта. Он опубликовал ряд статей, в которых Рокфеллер был показан в кругу своей многочисленной семьи и родственников. И все качества его характера были описаны правдиво и без украшательства. В этом контексте старина Джон оказался добрейшим дедом, заботливым отцом, внимательным супругом, верным другом, щедрым и гостеприимным хозяином дома, авторитетным и рассудительным судьей семейных и клановых ссор и неурядиц. И восприятие Рокфеллера публикой изменилось. Его имидж был перестроен: из грубияна и осужденного законом нахрапистого дельца Айви Ли сделал симпатичного семьянина, энергичного предпринимателя, дающего стране тысячи рабочих мест, одного из столпов Америки, живого воплощения ее энергии и мощи.
В чем секрет метаморфозы? Айви Ли тонко использовал в формировании общественного мнения престиж семьи, приоритет семейных ценностей – вещи, уважаемые во всем мире, а в Америке особенно. Автор статей нашел таким образом, свою аудиторию, своего читателя, успешно использовал интерес публики к личности преуспевающего хозяина компании, возбужденный решениями властей на самом высоком уровне.
Была использована подчеркнуто правдивая информация. Деловых отношений автор вообще не касался. Айви Ли вел себя честно по отношению к публике; он говорил о том, что хорошо знал, и говорил правду. Новый имидж миллионера вытеснил из народного мнения прежний его образ, прежние дурные впечатления о нем.
Айви Ли начал дело, ставшее сегодня отраслью современной информационной индустрии, – ПР. Он понял первым, что организация продвигает на рынок не только и несколько свой товар, но и свой имидж, товарную марку и др. реквизиты фирменного стиля.
Главная цель ПР, по Ли, заключается в том, чтобы побудить людей верить в добропорядочные цели организации, показать, что организации ищут доверия и доверительных отношений с общественностью. Таким образом, ПР направлено на установление двустороннего общения для выявления общих представлений или общих интересов и достижения взаимопонимания, основанного на правдивой и полной информации. ПР – это организация общественного мнения в целях наиболее успешного функционирования предприятия, учреждения, фирмы и повышения их репутации.
Успех производственной, административной, коммерческой, научной или иной организации в существенной мере зависит от ее связей с общественностью, потребителями, с вышестоящими и нижестоящими инстанциями, с сотрудничающими и конкурирующими с ней организациями, от умения наладить с ними эффективные коммуникации.
Можно сформулировать следующие главные принципы ПР:
1. Предоставление правдивой и полной информации.
2. Сообщение должно быть простым и понятным.
3. Делайте обращение увлекательным, но не допускайте вульгарности.
4. Нельзя преувеличивать и набивать себе цену.
5. Необходимо следить за формой обращения, оно не должно быть слишком вычурным или экстравагантным.
6. Не жалейте времени для выявления общественного мнения.
7. Старайтесь быть убедительным и конструктивным на каждом этапе общения.
8. Помните, что половина вашей аудитории – женщины.
Из вышеизложенного вытекает, что невозможно использовать ПР для поддержки неправого дела. Использование ПР может подчеркнуть только недостатки и слабые стороны.
Выделяют внешнюю и внутреннюю функцииПР.
Внешняя функция направлена на создание и поддержание положительного имиджа организации среди слоев и групп общественности, являющихся внешними по отношению к организации, на информирование о деятельности организации и ее продуктах. Эта функция может быть направлена на общественность, которая отрицательно относится к деятельности организации. Такое отношение может быть вызвано выпуском продуктов низкого качества или их небезопасностью для здоровья, нарушением норм экологической безопасности, несчастными случаями, отдельными действиями руководителей и сотрудников организации. Обычно плохие новости в СМИ получают очень быстрое распространение, и их надо стремиться нейтрализовать.
Ниже приводятся возможные темы, на раскрытие содержания которых может быть направлена деятельность в области ПР.
Маркетинг: новые продукты, новое использование старых продуктов, кадровые изменения, получение больших заказов, успешные сделки, получение контрактов, особые события, новые гарантии: изменение условий кредита, изменение сбытовой политики, изменение цен, изменения в области сервиса, открытие новых рынков.
Новости общего характера: выборы руководства, заседания совета директоров, юбилеи организации, деятельность в период национальных праздников, конференции и специальные встречи, дни открытых дверей, награждение сотрудников, открытие выставок.
Освещение текущих событий: достижения в деятельности, статистические данные, новые открытия, уплата налогов, выступления руководителей, анализ экономических условий, финансовые отчеты.
Кадровые новости: новые назначения, визиты известных личностей, победители соревнований внутри организации, перемещения по службе руководителей и сотрудников, интервью с официальными лицами и сотрудниками.
Подтверждение статуса организации: история организации, история лозунга и эмблемы организации, торговая марка.
Внутренняя функция направлена на создание и поддержание корпоративной социальной ответственности внутри организации. Речь идет о высокой репутации организации среди ее персонала, формировании благожелательного климата внутри организации, поддержании чувства ответственности и заинтересованности в делах администрации.
К методам ПР относятся следующие:
· использование печати (статьи руководителей, проверяемые ответственным за связи с общественностью);
· выпуск пресс-релизов;
· проведение пресс-конференций и приемов;
· дача интервью;
· посещение самой организации деловыми партнерами, представителями СМИ и общественности;
· направление писем в редакцию (в колонку «Редакционная почта»);
· спонсорская деятельность;
· лоббистская деятельность.
Пресс-релиз, обычно размером в одну страницу, содержит информацию о деятельности организации, ее новых проектах и продуктах; приводятся реквизиты: адрес, контактные телефоны.
Пресс-конференции проводятся по случаю каких-то важных событий. На них приглашаются представители СМИ, раздаются различные печатные материалы.
Интервью не является обычной беседой, а направлено на формирование определенного положительного мнения об организации. Чаще всего представитель организации является адресатом вопроса. Но в отличие от беседы, когда задача состоит в простом ответе на вопросы, в интервью следует не только отвечать, но и направлять разговор. Отсюда – необходимость предварительной подготовки интервью. Самая лучшая импровизация – это подготовленная импровизиция.
Следует помнить, что ошибки и оговорки хорошо запоминаются аудиторией. Не стесняйтесь неоднократно возвращаться к главной идее. Избегайте комментариев «не для протокола», они вполне могут оказаться в конечном счете в печати. Не высказывайте предположений; если вы не знаете ответа, так и скажите. Следует помнить, что выражение «без комментариев» равнозначно признанию вины.
Спонсорская деятельность заключается в предоставлении финансовой или материальной поддержки каким-либо мероприятиям, отдельным лицам и организациям или продуктам, осуществляемой организацией или физическим лицом (спонсором) в целях продвижения спонсора или его продуктов. Спонсорство надо отличать от меценатства или благотворительной деятельности, осуществляемых на бескорыстной основе.
Популярность спонсорской деятельности отдельных корпораций за последние годы сильно выросла. Редко какие популярные спортивные мероприятия и мероприятия в сфере искусства не спонсируются какими-либо корпорациями. Спонсоры считают, что из своей деятельности они извлекают две главные выгоды. Во-первых, выход на большую целевую аудиторию. Корпорация «Вольво» оценивает, что спонсорская поддержка соревнований по теннису в 3 миллиона долларов эквивалентна вложениям в рекламу, равным 22,5 миллиона долларов. На соревнованиях рекламируются автомобили «Вольво», на этих автомобилях осуществляется перевозка известных спортсменов, афишируется символика корпорации, во время телетрансляций соревнований и их освещения в других СМИ демонстрируются модели «Вольво».
Во-вторых, улучшается моральный климат в организации, появляется возможность более глубоко, для улучшения эффективности работы сотрудников, использовать факторы корпоративной культуры. В частности, повышается авторитет руководства корпорации.
Компании-спонсоры США больше всего средств расходуют на спортивные мероприятия; далее следуют развлекательные и туристические мероприятия (табл. 14.11).
Таблица 14.11