Свойства полей таблицы

Создание таблиц

В MS Access используются два основных способа создания таблиц:

§ путем ввода данных;

§ с помощью Конструктора таблиц (этот способ рассматривался в лабораторной работе 4).

Существуют также и другие варианты, создания таблиц. Можно, например, создать таблицу с помощью запроса на создание таблицы, путем импорта из других баз данных или создавая связи с такими внешними таблицами. Эти способы будут рассмотрены в других лабораторных работах.

Создание таблицы путем ввода данных

Если вы затрудняетесь сразу определить структуру таблицы, MS Access позволяет создать таблицу путем ввода данных в окно с традиционной табличной формой.

2. Используя способ Ввод данных (вкладка Создание, группа Таблицы, кнопка Таблица) создайте новую таблицу, состоящую из полей: Код статуса, Название налогового статуса. Имя таблицы Налоговый статус заказов. Для этого:

§ в окне базы данных перейдите на список таблиц;

§ во вкладке Создание, в группе Таблицы щелкните по кнопке Таблица. Откроется пустая таблица;

§ в поля этой таблицы введите данные следующим образом:

§ в первое поле (имеющее имя Код) данные вводить не следует, т.к. поле имеет Тип данных – Счетчик, который нумерует записи автоматически;

§ во второе поле (Поле1) введите два значения: Освобождение от налога и Облагается налогом;

§ задайте полям таблицы новые имена: Код статуса и Название налогового статуса. Для чего щелкните правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выберите из контекстного меню команду Переименовать столбец. После этого вместо выделенного стандартного названия столбца введите нужное имя;

§ нажмите кнопку Закрыть(в верхнем правом углу окна таблицы);

§ в ответ на вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы нажмите кнопку Да;

§ в окне Сохранениев поле Имя таблицы введите имя новой таблицы Налоговый статус заказов и нажмите кнопку <Ok>. В результате в списке таблиц появится новая таблица, которая будет содержать введенные данные. Поля ее будут иметь, названия, которые ввели Вы (либо стандартные названия), а их типы будут определяться по введенным данным. В случае если в один столбец были введены данные разных типов, например числа, даты и текст, тип поля определяется как Текстовый.

Определение полей

Имена полей

При создании таблиц в режиме Конструктора приходится задавать имена таблиц и полей в таблицах. При этом необходимо соблюдать следующие требования:

§ имена полей в таблице не должны повторяться, т. е. должны быть уникальными;

§ имена полей могут содержать не более 64 символов, включая пробелы;

§ желательно избегать употребления имен полей, совпадающих с именами встроенных функций или свойств Microsoft Access;

§ имя поля не должно начинаться с пробела или управляющего символа (коды ASCII 00-31);

§ имена полей могут содержать любые символы, включая буквы, цифры, пробелы, специальные символы, за исключением точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (') и квадратных скобок ([), (]).

Эти же правила действительны и для имен таблиц, а также других объектов MS Access.

Типы данных

В Microsoft Access имеются следующие типы данных:

§ текстовый – символьные или числовые данные, не требующие вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов;

§ поле MEMO – предназначено для ввода текстовой информации, по объему превышающей 255 символов. Такое поле может содержать до 65 535 символов. Поле типа MEMO не может быть ключевым или проиндексированным, также невозможно выполнить сортировку записей по этому полю;

§ числовой – применяется для хранения данных, используемых в математических расчетах. Имеет много подтипов:

§ длинное целое(по умолчанию) занимает 4 байта (число от -2 147 483 648 до +2 147 483 647);

§ байт – 1 байт;

§ целое – 2 байта;

§ одинарное с плавающей точкой –4 байта;

§ двойное с плавающей точкой – 8 байтов;

§ десятичное – 12 байтов;

§ код репликации – 16 байтов.

От выбора подтипа (размера) данных числового типа зависит точность вычислений.

§ дата/время – для представления даты и времени. Позволяет вводить даты с 100 по 9999 год. Размер поля – 8 байтов. MS Access предоставляет большой выбор форматов отображения даты и времени;

§ денежный – предназначен для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 десятичных знаков. Целая часть данного типа может содержать до 15 десятичных знаков;

§ счетчик – содержит 4-байтный уникальный номер, определяемый MS Access автоматически для каждой новой записи либо случайным образом, либо путем увеличения предыдущего значения на 1. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя. Максимальное число записей в таблице с полем счетчика не должно превышать двух миллиардов;

§ логический –может содержать только два значения, интерпретируемых как Да/Нет, Истина/Ложь или Включено/Выключено (причем величина -1 представляет значение Истина, а 0 – значение Ложь). Поля логического типа не могут быть ключевыми, но их можно индексировать;

§ поле объекта OLE – содержит ссылку на OLE-объект (лист MS Excel, документ MS Word, звук, рисунок и т. п.). Объем объекта ограничивается имеющимся в наличии дисковым пространством;

§ гиперссылка – дает позможность хранить в поле ссылку, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри файла или Web-страницы на том же компьютере, в интранет или в Интернет. Это поле не может быть ключевым или индексированным;

§ мастер подстановок – запускает Мастер, создающий поле подстановок. Поле подстановок позволяет выбирать значение поля из списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.

Свойства полей таблицы

Для большинства типов данных характерны следующие свойства:

§ подпись, с помощью которой можно задать названия полей таблицы, которые выводятся в различных режимах (в надписях, присоединенных к элементам управления формы; в заголовке столбца в режиме Таблицы; в строке заголовка в режиме Формы; в заголовке отчета, выводящемся в режиме Предварительного просмотра; текст, который выводится в элементе управления). Поле может содержать до 2048 символов;

§ обязательное поле, которое определяет необходимость ввода данных в это поле. Следует устанавливать значение этого свойства равным Да для тех полей таблицы, которые не должны быть пустыми. Это обеспечивает автоматический контроль ввода данных в такие поля;

§ формат поля – указывает формат отображения данных из поля в режиме Таблицы;

§ маска ввода – позволяет автоматизировать проверку ввода символов в поле. Она применяется к таким полям, как номер телефона, дата и т. д. Задавать маску ввода можно вручную или с помощью Мастера;

§ индексированное поле –определяет, является ли данное поле индексированным, и если является, то в каком режиме. Существуют два режима индексирования: Совпадения допускаются и Совпадения не допускаются. В первом случае поле может содержать повторяющиеся значения, во втором – нет;

§ значение по умолчанию. В этом свойстве указывается значение, автоматически добавляемое в поле для каждой новой записи, если это значение не введено пользователем.

§ условие на значение – свойство определяет условие (ограничение), накладываемое на вводимые в это поле данные. При несоответствии вводимых данных указанному условию выдается сообщение об ошибке;

§ сообщение об ошибке – определяет то сообщение, которое будет выдаваться пользователю, если при вводе данных не соблюдается условие, указанное в свойстве Условие на значение.

Кроме перечисленных свойств полей существуют и другие, относящиеся к полям определенного типа.

Создание подписи поля

3. В таблице Заказы для поля Подарочный вариант создайте подпись Подарок. Для этого:

§ откройте таблицу в режиме Конструктор, щелкните на поле Подарочный вариант;

§ в области Свойства поля(нижняя часть конструктора таблицы) на вкладке Общие, в пустую ячейку строки Подпись, введите текст Подарок;

§ перейдите в режим таблицы, сохранив изменения. В результате имя поля Подарочный вариант не изменится, а название столбца в таблице поменяется на Подарок;

§ закройте таблицу Заказы, сохранив изменения.