Управленческие структуры

1. Понятие управленческой структуры

Эффективное функционирование организации и ее подразделений невозможно без постоянной их координации, которая входит в задачу системы управления. Система управления имеет свою структуру, которая представляетсобой упорядоченный набор образующих ее элементов, тем или иным способом связанных друг с другом.

Управление производственными и технологическими процессами, протекающими в рамках подразделений, осуществляется ими самими, но для того, чтобы организация успешно функционировала в целом, деятельность самих подразделений должна также координироваться, для чего создаются специальные управленческие подразделения или должности.

Таким образом, управленческая структура состоит двух элементов: органов управления непосредственно производственными процессами и органов общего управления, т.е. деятельностью организации в целом и ее управленческих звеньев.

В теории и практике управления очень важное значение имеет так называемый диапазон контроля, т.е. определенное число объектов, которыми можно эффективно управлять. Средняя величина диапазона контроля составляет 7-10. На высших этажах управления он равен 4-5, а на низших, при выполнении простых работ, может достигать 20-30 и даже значительно больше.

На практике величина диапазона контроля в основном зависит от характера деятельности - чем она сложнее, тем диапазон контроля уже и наоборот; а также от уровня знаний руководителя, наличия у него времени, присущей ему оперативности; наконец, от способностей и квалификации подчиненных, их заинтересованности в своей работе. При неизменной численности работников диапазон контроля непосредственно определяет количество подразделений в организации, уровень управления ею, а следовательно, и сложность управленческой структуры.

Уже для координации двух объектов нужен вышестоящий управляющий орган, что делает структуру управления двухуровневой. Если координируемых объектов более десятка, что превышает средний диапазон контроля, то их приходится объединять в две группы, в каждой из которых будет самостоятельный орган управления и помимо этого - еще один для общего руководства ими, имеющий более высокий ранг.

Таким образом, структура управления становится трехуровневой и продолжает расти в соответствии с увеличением числа подразделений в организации, превращаясь из так называемой «плоской» в «высокую».

На структуру управления немалое влияние оказывают экономические факторы. В ряде случаев структура управления может находиться под воздействием естественных факторов – географических, природно-климатических. Например, территориальная разбросанность подразделений, оторванность от центрального руководства, экстремальный характер условий работы и пр.

Эффективным структурам управления свойственны:

· взаимосвязанность, взаимовлияние отдельных звеньев, при котором воздействие на одно вызывает соответствующие изменения в другом;

· динамичность и гибкость, способность быстро изменяться, приспосабливаться к новым внешним и внутренним условиям, т.е. управленческая структура минимально инерционная;

· стабильность, т.е. способность сохранять равновесие при возмущающих действиях внутренних и внешних факторов.

2. Виды управленческих структур

Исторически первой (в начале ХХ века) сложилась функциональная структура управления крупными предприятиями, основу которых составляли выполняемые ими функции - производство, сбыт, научные исследования и т.п., и органы управления создавались для обеспечения реализации этих функций.

Функциональная структура выросла из так называемой простой бесцеховой, на основе которой управляются мастерские и малые предприятия с числом работников, не превышающим диапазона контроля. Здесь функции организации еще слабо расчленены, управление ими сосредоточено в руках руководителя (хозяина), который непосредственно направляет всю деятельность исполнителей на рабочих местах, поэтому подобная структура является одноуровневой.

Наконец свое завершение функциональная управленческая структура получила в так называемой корпусной. Корпуса объединяют несколько родственных или связанных между собой цехов, представляя таким образом как бы укрупненные функции. Корпусная структура управления является уже четырехуровневой (руководитель предприятия - руководитель корпуса - руководитель цеха - руководитель участка).

Преимущества функционального подхода к построению управленческой структуры:

· обеспечивается стратегическая направленность управленческого процесса за счет централизации на высшем уровне принятия важнейших решений по реализации соответствующих функций, что создает наиболее благоприятные условия для разработки и осуществления единой технической, производственной, сбытовой политики;

· создаются нужные условия для централизации текущего управления и контроля за реализацией стратегических установок и интеграции таким образом текущих и перспективных задач;

· на основе предельной рационализации структуры управления обеспечивается его высокая экономичность, надежность коммуникаций, исключается дублирование отдельных функций;

· создается возможность поддерживать высокие стандарты деятельности за счет концентрации в консультативных подразделениях специалистов.

Дивизиональная структура представляет собой совокупность функциональных структур, стратегические функции в ней централизованы на организационном уровне в штаб-квартире и офисе главного руководителя. Именно здесь вырабатывается политика фирмы в различных сферах деятельности, например, в области капитальных вложений, финансов, научных исследований и проч. Реализация же текущих управленческих функций переместилась в низовые структуры - отделения и суботделения.

Отделение крупной западной фирмы, производящей лекарственные средства в РК, представляет собой группу взаимосвязанных предприятий, сбытовых организаций, исследовательских центров, характеризующихся, как правило, территориальной обособленностью. Будучи основным звеном управления многими фирмами, отделение обладает большой свободой распоряжения ресурсами, планирования сбыта, закупок.

Во главе управленческой структуры крупных фирм находится штаб-квартира и офис главного руководителя. Штаб-квартира состоит из нескольких функциональных узлов, в которых сосредоточены службы, осуществляющие такие функции, как прогнозирование, планирование, сбыт, маркетинг. Офис главного руководителя является организационной формой, в которой функционирует коллективный орган управления фирмой - совет директоров или ее правление.

Однако такая структура управления имеет немалые недостатки. Так, в каждом отделении осуществляются функции, во многом дублирующие общефирменные, что приводит к дополнительному росту управленческого персонала, а соответственно и расходов на его содержание.

Необходимость усиления стратегической направленности научно-исследовательской, маркетинговой и других важнейших видов деятельности привела к возникновению двойной структуры управления фирмой. Ее суть заключается в том, что в рамках последней формируются так называемые стратегические зоны хозяйствования (СЗХ), связанные с разработкой и освоением новых технологий, видов продукции, рынков, ресурсов, ответственность за развитие которых несут стратегические хозяйственные центры.

Подобная управленческая структура, как считается, имеет немало достоинств. Она обеспечивает высокую целевую ориентацию работы, ее быструю адаптацию к меняющейся ситуации, создает возможность руководителю проекта сосредоточиться на решении поставленных задач, не отвлекаясь на административные и хозяйственные дела, позволяет более оперативно маневрировать ресурсами. Но едва ли не самое главное достоинство матричной управленческой структуры заключается в том, что руководители подразделения и проекта, подчиняющиеся одновременно общему высшему руководителю, как бы уравновешивают притязания друг друга, что придает управлению большую стабильность и ослабляет его бюрократизацию.

В то же время матричная управленческая структура обладает рядом недостатков. В частности, двойное подчинение работников делает ее внутренне весьма конфликтной, поскольку каждому исполнителю приходится одновременно подчиняться требованиям двух руководителей, далеко не всегда имеющих одинаковую направленность.

Управленческие структуры и принадлежащие им должности связаны между собой коммуникационными каналами.

3. Коммуникационная структура управления организацией

Основу процесса управления составляет взаимодействие между элементами управленческой структуры - подразделениями, должностями, отдельными лицами, осуществляемое с помощью соединяющих их коммуникационных каналов, создаваемых в процессе личных контактов, обмена документами, функционирования электронных средств связи и т.п. По содержанию такое взаимодействие может быть информационным, административным или техническим.

В рамках информационного взаимодействия субъекты управленческой деятельности обмениваются сведениями, необходимыми для принятия решений.

В процессе административного взаимодействия вышестоящие звенья управленческой структуры передают нижестоящим управленческие полномочия и ответственность, распоряжения, инструкции и рекомендации, получают от них отчеты, осуществляют процесс контроля.

Коммуникационные каналы внутри организации могут быть формальными и неформальными. Первые связывают между собой должности или подразделения, а вторые - частных лиц. По формальным каналам осуществляется передача только официальной информации; по неформальным - как официальной, так и личной.

Если коммуникационные каналы связывают элементы управленческой структуры, которые принадлежат к различным ее уровням, то они являются вертикальными, а если к одному - то горизонтальными.

По вертикальным каналам сверху вниз передаются команды и инструкции, а в обратном направлении - отчеты о проделанной работе и, если позволяет сложившийся стиль управления, советы и рекомендации руководству. Поскольку работники разных уровней не всегда хорошо понимают и представляют себе работу друг друга, при обмене информацией между ними имеют место ее значительные потери. Исследования показывают, что в крупных организациях при переходе от одного уровня к другому теряется до 30% информации, а в целом по цепочке при движении сверху вниз ее потери достигают 80%, а снизу вверх - 90%.

Горизонтальные каналы непосредственно связывают разные по положению или статусу элементы организации, обеспечивают наиболее эффективное решение общих проблем за счет повышения оперативности этого процесса, возможности действовать инициативно и самостоятельно с учетом конкретной ситуации. Поскольку сотрудники одного уровня, даже работающие в разных подразделениях, лучше знают и понимают проблемы друг друга (не в последнюю очередь благодаря неформальным контактам), потери информации здесь не столь велики - обычно не более 10%.

4. Коммуникационные сети и их разновидности

В организациях, где занято более двух человек, коммуникационные каналы объединяются в так называемые сети, связывающие элементы управленческой структуры в единое целое и столь же многоуровневые, как она сама. Они объединяют в себе формальные и неформальные коммуникационные каналы, как дублирующие, так и дополняющие друг друга.

Наиболее простой вид открытой коммуникационной сети - линейная, называемая «змеей». Она характеризуется тем, что элементы структуры управления А и Б, которые она соединяет, находятся в тупиках, а В выполняет роль не только посредника, но может контролировать их. Такая сеть соединяет работников одного уровня управления, имея чаще всего неформальный характер, или является элементом более сложной сети.

Схема 1. Сеть типа «Змея»

Если число звеньев, которые принадлежат к нижнему уровню иерархии управленческой структуры, не выходит за пределы диапазона контроля, то наиболее подходящей для нее является коммуникационная сеть, которая носит название «звезда». Она позволяет оперативно получать информацию, концентрировать ее в центральном звене А и в кратчайшие сроки направлять исполнителям Б, В, Г. Звену А легко поддерживать порядок в управлении, поскольку при коммуникациях отсутствуют посредники и неформальные каналы, что делает невозможным появление различного рода «возмущений».

Схема 2. Сеть типа «Звезда»

Однако для крупных управленческих структур такая коммуникационная сеть непригодна. Центральное звено А уже не в состоянии вырабатывать самостоятельно все решения и доводить их до исполнителей. У него появляется помощник (посредник) Б, конкретизирующий команды, распределяющий информацию между исполнителями В, Г, Д. Такая сеть называется «шпора»:

Схема 3. Сеть типа «Шпора»

Для крупных многопрофильных функциональных структур подходят иные коммуникационные сети, например «тент» (схема 4) и его модификации. Суть этих модификаций, получивших название «палатка» и «дом» (схемы 5 и 6), состоит в официальном допущении, наряду с вертикальными, горизонтальных коммуникационных каналов, посредством которых подчиненные могут напрямую самостоятельно решать многие второстепенные проблемы, что позволяет руководству не отвлекаться на них и сосредоточиться на главном.

Схема 4. Сеть типа «Тент»

Схема 5. Сеть типа «Палатка» Схема 6. Сеть типа «Дом»

Практика показывает, однако, что вследствие относительно свободного пользования коммуникационными каналами могут возникать определенные целенаправленные деформации, с помощью которых отдельные субъекты управленческой структуры могут быть сначала выключены из системы коммуникаций, а затем удалены из нее.

Основой замкнутых сетей является сеть типа «круг» (схема 7). В крупной организации он может быть сложным, включающим дополнительные коммуникационные каналы, связывающие всех со всеми. «Круг» характерен для структур с благоприятным морально-психологическим климатом, он помогает объединять людей, облегчать обмен информацией и идеями, стимулирует творческие процессы.

Схема 7. Сеть типа «Круг»

Творчеством, конечно, нельзя командовать. В условиях отсутствия координации оно развивается все же недостаточно эффективно. Такая координация обеспечивается с помощью коммуникационной сети типа «колесо» (схема 8), в которой имеется центральный субъект, облегчающий и ускоряющий процесс коммуникации. Однако это не отдающий распоряжения администратор, а общепризнанный лидер, ведущий за собой остальных.

Схема 8. Сеть типа «Колесо»

В крупных организациях группы могут быть связаны друг с другом, и тогда коммуникационная структура принимает вид «сот» (схема 9). Это сеть комбинированная, представляющая собой единство открытой «змеи» и замкнутого «колеса» или «круга». Процесс коммуникаций имеет уже здесь свои тупики, а связники легко превращаются в контролеров. Тупики можно преодолевать замыканием самой «змеи» с использование принципа «соединительного звена».

Схема 9. Сеть типа «Соты»