Глава 2. Официально-деловой стиль
Общее понятие об официально-деловом стиле речи
Официально-деловой стиль – один из функциональных стилей литературного языка, обслуживающий сферу письменных официально-деловых отношений. Таким образом, официально-деловой – это стиль документов: государственных актов, юридических норм, постановлений, инструкций, уставов, служебной переписки, частных деловых бумаг и т.п.
Характер деловых текстов обусловливает высокий уровень стандартизации языковых средств. Наличие в них многочисленных речевых стандартов – клише – в большинстве своем воспринимается как вполне естественная необходимость, хотя в других стилях шаблонизированные обороты нередко выступают как стилистический недостаток.
Многие виды деловых документов имеют общепринятые формы изложения и расположения материала, что, несомненно, облегчает и упрощает пользование ими. Не случайно в тех или иных видах деловой практики используются готовые бланки, которые только нужно заполнять. Даже конверты принято подписывать в определенном порядке (различным в разных странах). И это имеет свое преимущество для пишущих, и для почтовых работников. Поэтому все те речевые клише, которые ускоряют и упрощают деловую коммуникацию, вполне в ней уместны. Однако неуместное, неоправданное применение их вне рамок делового стиля рассматривается как нарушение стилистических норм, шире – как порча литературного языка, его болезнь, «канцелярит», по выражению К.Чуковского. Другое дело, если это сознательный стилистический прием, к примеру, средство характеризации персонажа в художественной литературе.
Разновидности официально-делового стиля
Официально-деловой стиль подразделяется на две разновидности, два подстиля – официально-документальный и обиходно-деловой. Схематически это можно представить следующим образом:
| Официально-деловой стиль | |||
| Официально-документальный | Обиходно-деловой | ||
| Язык дипломатии | Язык законов | Служебная переписка | Деловые бумаги |
Каждый из подвидов официально-делового стиля своеобразен. Так, например, язык дипломатии имеет свою систему терминов, насыщенную международными терминами (коммюнике, атташе,
дуайен); в нем употребляются этикетные слова (король, королева, принц, шахиншах, Его Высочество, Его Превосходительство и т.п.); синтаксис языка дипломатии характеризуется длинными предложениями, развернутыми периодами с разветвленной союзной связью, с причастными, деепричастными оборотами. Инфинитивными конструкциями, вводными и обособленными выражениями.
Язык законов – это официальный язык, язык государственной власти, на котором она говорит с населением. Он требует точности выражения мысли. Обобщенности выражения. Полного отсутствия индивидуализации речи, стандартности изложения.
Служебная переписка характеризуется в первую очередь высокой стандартизированностью. Существования моделей и их речевых вариантов, т.е. стандартов, значительно облегчает составление деловых писем.
Деловые письма именно составляются, а не пишутся. Краткость и точность - также необходимые атрибуты деловых писем.
Коротко и ясно следует писать и деловые бумаги (заявления, автобиографию, расписку и т.п.) они составляются по определенной форме.
Языковые особенности официально-делового стиля речи
Язык служебных документов имеет следующие особенности:
1) включает готовые языковые формулы-клише типа:
В связи с началом ...
Согласно вашему распоряжению ...
В порядке оказания помощи...;
2) не допускает использования просторечных и диалектных
слов, эмоционально-оценочных слов;
3) может включать:
· распространенные предложения с повествовательным подчинением однотипных форм (обычно родительного падежа), например: избрание на должность доцента кафедры русского языка Казахского национального университета;
- предложения с однородными членами;
4) широко использует отыменные предлоги: в целях, в отношении, в счет;
5) активно применяет страдательные конструкции типа: представляется возможность…, комиссией было обнаружено…; и т п.
6) активно использует отглагольные существительные: заключение, подписание, предоставление, назначение и т.
Основные жанры документации
Документы – это письменные тексты, имеющие юридическую (правовую) значимость. Слово «документ» вошло в русский язык в Петровскую эпоху и в современном русском языке имеет несколько значений: 1) деловая бумага, служащая доказательством чего-либо подтверждающая право на что-либо, 2) письменный акт, грамота, рисунок, какое-либо произведение, имеющее значение исторического свидетельства.
Под основными жанрами документации понимаются формы официально-делового письма, сюда относятся следующие виды документов:
| Организационно-распорядительные | Информационно- справочные | Частные деловые бумаги |
| закон | план | автобиография |
| постановление | отчет | резюме |
| приказ | акт | заявление |
| положение | протокол | доверенность |
| устав | справка | расписка |
| деловое письмо | отчет | |
| докладная записка | характеристика |
Частные деловые бумаги
Автобиографияможет быть написана как служебный документ и как литературное произведение. В первом случае она представляет собой деловое сочинение повествовательного характера. В J сочинениях- повествованиях сообщается о событиях, фактах в той хронологической последовательности, в которой они происходили. Задача составителя деловой бумаги- выделить наиболее важные, существенные, значимые факты и события и изложить их однозначно, понятно и по возможности кратко. Таким образом, форма деловой автобиографии включает обычно следующие элементы: наименование документа (располагается посередине), текст автобиографии, подпись составителя (помещается в поле справа), дату написания (помещается внизу слева).
В тексте автобиографии указываются: фамилия, имя, отчества; время (число, месяц, год) рождения; место рождения и сведения: об образовании (где и когда учился); о прохождении службы в армии (для военнообязанных); о трудовой деятельности (где, кем и когда работал и занимаемая должность в настоящее время); об общественной работе (какую общественную работу выполнял и выполняет в настоящее время); о составе семьи.
Во втором случае в автобиографии автор может включать любые сведения о своей жизни (литературная автобиография).
Образец деловой автобиографии:
Автобиография
Я, Асанов Серик Болатович, родился 21 августа 1990 года, в с Белоусовка, Глубоковского района Восточно-Казахстанской области.
Мой отец, Асанов Болат Асанович, работает инженером на металлургическом комбинате в с.Белоусовка.
Моя мать, Асанова Айгуль Идрисовна, преподаватель английского языка в школе № 12.
С 1997 по 2007 г. учился в средней школе № 12 с.Белоусовка. В школе был редактором стенгазеты, увлекался лыжным спортом, неоднократно участвовал в соревнованиях, имею 2-ой разряд.
После окончания школы в 2007 году поступил в Казахский государственный национальный университет им. аль-Фараби. В настоящее время являюсь студентом 1-го курса факультета востоковедения.
Число Подпись
Резюме – это не анкета и не автобиография. В резюме указывается только то, что характеризует человека с наилучшей стороны.
В резюме обычно включаются следующие сведения:
1) фамилия, имя, отчество;
2) домашний адрес и телефон;
3) языки, которыми владеют;
4) опыт работы;
5) образование и профессиональную подготовку;
6) умения и навыки;
7) достижения: награды.
Стиль резюме более свободный, чем в служебной автобиографии, но при написании резюме нужно стремиться в лаконичной форме отразить конкретные факты, могущие заинтересовать работодателя, т.е. резюме – это в какой-то мере реклама самого себя с целью получить определенное место работы.
Образец резюме:
Резюме
Мусабеков Айдос Абенович
г.Алматы, ул. А.Байтурсынова, д.68, кв. 10, _
р.т. 44-64-12, д.т. 67-20-08 Свободно владею казахским, русским, английским; турецким разговорным. Имею опыт практической работы в сфере банковского бизнеса: гола — специалист по общественным связям, 2 года — специалист валютным операциям.
Образование высшее. Закончил КазГУ им.аль-Фараби, факультет экономики и социологии в 1994 году. Специальность: «Экономика и менеджмент».
Профессионально владею компьютером. Имею водительские права
Заявленияпо форме и по содержанию могут быть самыми разнообразными, но имеют постоянные реквизиты;
1)наименование адресата-получателя (в форме дательного падежа);
2) указание на лицо, от которого исходит заявление (в форме родительного падежа);
3) наименование документа;
4) текст заявления;
5) перечень приложений;
6) дата и подпись лица, подающего заявление
Образец заявления
Декану биологического факультета
профессору
студента 2 курса биологического
факультета
Заявление
Прошу Вас предоставить мне место в общежитии биологического факультета в связи с тем, что я иногородний.
(Дата) (Подпись)
Доверенность– это документ, дающий полномочие его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя. Реквизитами доверенности являются:
1) вид документа (доверенность);
2) текст с указанием лица, доверяющего (доверитель) и лица, которому выдается доверенность (доверенный);
3) причитающаяся сумма или предмет получения;
4) дата подписания;
5) подпись доверяющего;
6) наименование должности удостоверяющего подпись;
7) дата удостоверения;
8) срок действия.
Образец доверенности;
Доверенность
Я, Семенов Сергей Владимирович, доверяю Газизову Серику Ильясовичу получить причитающуюся мне стипендию за октябрь 2007 года.
(Дата) (Подпись)
Подпись студента Семенова С.В. удостоверяю:
Декан химического факультета
(Дата) (Печать) (Подпись)
Отчет – это информация о своих или о чьих-либо действиях, работе. Форма отчета включает в себя следующее:
1) название документа;
2) название учреждения, организации, предприятия или должности (с указанием фамилии лица или группы лиц, отчитывающихся о своей работе);
3) указание периода, за который пишется отчет;
4) текст отчета;
5) подпись лица, ответственного за составление и содержание
отчета;
6)дату составления отчета.
Образец отчета
Отчет
о производственной практике
студента 2 курса юридического факультета
казахского государственного национального
Университета им.аль-Фараби
Производственная практика была пройдена мною с 15 апреля по 15 июня 1998 года.
С 15 апреля по 2 мая я проходил практику в Алмалинском районном суде города Алматы.
В течение данного периода присутствовал на открытых судебных заседаниях. Где наблюдал процесс судебного разбирательства, вел протокол судебного заседания, знакомился с судебно-юридической документацией: приговорами, постановлениями, решениями; оказывал помощь судебным исполнителям в оформлении документации.
Со 2 мая по 15 июня работал в канцелярии с исходящей и входящей почтой, занимался регистрацией судебных дел.
(Дата) (Подпись)
Характеристика является документом с официальной оценкой трудовой и общественной деятельности кого-нибудь. В ней преобладают элементы описания. В деловых описаниях важно точно указать и раскрыть главные, характерные для данного лица, предмета, явления, признаки, свойства, особенности, которые следует расположить в определенной последовательности по степени их важности. Такое описание дает возможность быстро составить более точное и правильное представление о том или ином предмете, лице, явлении.
Структура деловой характеристики такова:
1) указание вида документа;
2) заголовок (чья характеристика, кому дается);
3) изложение основных сведений о работнике;
4) мнение администрации о деловых качествах;
5) дата составления характеристики;
6) подписи членов администрации, дающих характеристику;
7) печать.
Образец деловой характеристики:
Характеристика
студента 4 курса филологического факультета
Казахского государственного национального университета им.аль-Фараби Смаилова Ермека, 1978 года рождения, казаха
Смаилов Ермек является студентом 4-го курса филологического факультета.
За время учебы зарекомендовал себя с хорошей стороны. Смаилов Е. отличается трудолюбием, любознательностью, вдумчивостью, большой силой воли, выдержкой. Серьезно относится к учебным занятиям и общественным поручениям, проявляет склонности к научной деятельности, является старостой группы. Принимает активное участие в спортивной жизни факультета.
Смаилов Ермек – хороший товарищ, пользуется уважением сокурсников.
Декан филологического факультета,
профессор
(Дата) (Печать)
Расписка – официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.д.).
Расписка состоит из следующих элементов:
фамилия, имя, отчество, должность лица, дающего расписку;
именование учреждения, предприятия или имени лица, от которого получено что-либо;
наименование полученного с указанием количества и суммы, которое пишется сначала цифрами, потом в скобках прописью;
подпись получателя;
дата составления.
Образец расписки:
Расписка
Я, студентка 3 курса биологического факультета Казахского государственного национального университета им.аль-Фараби, Кузнецова Ирина Владимировна, подучила от лаборанта кафедры микробиологии микроскоп для использования его в учебной практике.
(Дата) (Подпись)
Контрольные вопросы и задания
Задание 1. Укажите слова и словосочетания, которым свойственна официально-деловая окрашенность.
Воздать должное, нетрудоспособность, жилищный фонд, извлекать квадратный корень, принять к исполнению, страховой полис, быстро, надлежащий, предписывать, чудесный случай, проводить исследование, ходатайствовать, обвинительный приговор, поставить на вид, социология, установленный порядок, единовременное пособие, посоветовать, прямые обязанности, прогулка, соглашение, несоблюдение, дипломная работа, просрочка, ответчик.
Задание 2.
В приведенных предложениях найдите отглагольные существительные, характерные для официально-делового стиля речи.
1)В выделении дополнительных фондов тресту отказано. 2) Резкое торможение автомобиля на скользких участках дороги может привести к заносу и опрокидыванию. 3) Оплата заказа гарантируется. 4) В результате расследования установлено, что пожар возник вследствие неисправностей в системе электропроводки. 5) Ржавлению подвержено большинство материалов, непокрытых каким-либо защитным слоем.
Задание 3. Составьте предложения, характерные для официально-делового стиля, используя следующие отыменные предлоги:
В целях, в отношении, в силу, в связи, в соответствии с течение, во избежание, на основании.
Задание 4. Укажите наиболее вероятные варианты сочетаемости данных глаголов с существительными.
Образец: разрешить спор, вопрос, проблему.
Вынести, высказать, достичь, заслушать, затребовать, избежать, наладить, обеспечить, объявить, предоставить, признать, реализовать, составить, уделить, проявить.
Задание 5. Укажите глаголы, с которыми сочетаются данные существительные. Образец: акт - составить, предъявить; апелляция - написать, подать.
Анкета, благодарность, виза, выговор, дело, договор, доклад, документ, заявка, иск, письмо, повестка, расписка, рекомендация, решение, характеристика.
Задание 6.Напишите заявления, используя форму и необходимые языковые клише:
а) с просьбой разрешить вам академический отпуск;
б) с просьбой принять вас на работу;
в) с просьбой разрешить вам досрочную сдачу сессии.
Задание7. Напишите доверенность, употребляя слова официально-делового стиля:
Податель, настоящий, удостоверяется, причитающаяся сумма, по истечении и др.
Задание 8. Найдите ошибки, допущенные автором заявления. Отредактируйте текст.
Декану исторического факультета
от Кумпеисовой А.
Заявление
К Вам обращается студентка первого курса Кумпеисова А. такой просьбой.
Очень прошу Вас освободить меня от занятии, т.к. я сейчас
прохожу лечение в поликлинике, справку могу представить.
Очень прошу в просьбе не отказать и подписываюсь.
Кумпеисова 2 марта 1998 г.
Задание 9. Прочитайте доверенность, написанную К.И.Чуковским в юмористическом ключе. На чем основан юмористический эффект? Напишите доверенность в официально-деловом стиле.
Доверенность
Пусть Воронину Сергею отдадут мою зарплату. Он, как будто человек честный и, надеюсь, денег моих не растратит.
Задание 10. Напишите доверенность на получение денежного пособия или заработной платы.
Задание 11.Найдите и исправьте ошибки в данной автобиографии.
Автобиография
Я, Ибраев Достан, родился в 1978 году, 7 июня. Я родился и живу в городе Атматы. С 1985 по 1994 г. я учился в школе. Я окончил только 9 классов. В этом же году я поступил в экономический колледж в городе Алматы. В 1996 году я его окончил и решил поступать в КазГУ на экономический факультет. Итак, в 1996 году я поступил в ИЭП при КазГУ им. аль-Фараби на экономический факультет. Сейчас я уже на 2 курсе нашего университета.
Ибраев Достан 20 января 1998 г.
Задание 12. Найдите и исправьте ошибки в данной расписке.
Расписка
2 марта 1998 года я получил деньги в размере 10000 тенге от моего хорошего знакомого Тарасова Сергея. Я обещаю эти деньги вернуть с процентами (10% в месяц).
Сейдаханов АС. 2/III-2008.г.
Задание 13. Напишите резюме, включив в него все необходимые автобиографические данные.
Задание 14.Напишите отчет о выполнении производственного задания или работе, проделанной за определенный период.