Построение пояснительной записки. Требование к оформлению пояснительной записки

Требование к оформлению пояснительной записки

Построение пояснительной записки

Текст записки при необходимости разделяют на разделы и подразделы. Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всей записки, обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацного отступа (размер шрифта - 14пт). Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделённых точкой. В конце номера подраздела точки не ставят. Если записка не имеет подразделов, то нумерация пунктов в ней должна быть в пределах раздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделённых точками. Если записка имеет подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделённых точками. Если раздел или подраздел состоит из одного пункта, он также нумеруется. Если текст записки подразделяется только на пункты, они нумеруются порядковыми номерами в пределах документа.

Пункты, при необходимости, могут быть разбиты на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например: 4.2.1.1, 4.2.1.2, 4.2.1.3 и т.д.

Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления. Каждый пункт, подпункт перечисления записывают с абзаца. Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис, как показано в примере.

Пример:

Интерфейс программного продукта отвечает следующим требованиям:

- понятность для пользователей различной степени квалификации;

- система помощи для работы с продуктом;

Если в тексте записки есть ссылки на одно из перечислений, то они обозначаются строчной буквой со скобкой, как показано в примере.

Пример:

Выделяют следующие уровни усвоения учебного материала:

а) представление;

б) понимание;

в) применение;

г) творчество или перенос опыта.

Если необходима дальнейшая детализация перечислений, используются арабские цифры со скобкой, как показано в примере.

Пример:

Сущность характеризуется некоторыми свойствами:

а) она должна:

1) иметь уникальное имя, и к одному и тому же имени должна всегда применяться одна и та же интерпретация и она не может применяться к различным именам, если только они не являются псевдонимами;

2) обладать одним или несколькими атрибутами, которые либо принадлежат сущности, либо наследуется через связь

Каждый пункт, подпункт и перечисление записывают с абзацного отступа. Абзацный отступ у всего документа должен быть одинаковый.

Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки должны чётко и кратко отражать содержание разделов, подразделов. Заголовки следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не подчёркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

Расстояние между заголовком и текстом при выполнении пояснительной записки машинописным способом должно быть равно 3-4 интервалам. Расстояние между заголовками раздела и подраздела – 2 интервала.

Каждый раздел записки рекомендуется начинать с нового листа (страницы). Пример расположения текста дан в приложении А.

На первом листе пояснительной записки помещают содержание, включающее номера и наименование разделов и подразделов с указанием номеров листов (страниц). Слово «Содержание» записывают в виде заголовка (симметрично тексту) с прописной буквы. Наименования, включенные в содержание, записывают строчными буквами, начиная с прописной буквы. Пример помещён в приложении Б.

В конце пояснительной записки необходимо приводить список литературы, которая была использована при составлении записки. Пример дан в приложении В.

Общие правила оформления списка.

а) автор (фамилия, инициалы), точка. Если произведение написано двумя или тремя авторами, они перечисляются через запятую. Если произведение написано четырьмя авторами и более, то указывают лишь первого, а вместо фамилий остальных авторов ставят «и др.».

б) наименование произведения – без сокращений и без кавычек, двоеточие. Подзаглавие – также без кавычек, точка, тире.

в) выходные данные (место издания, издательство, год издания).

1) Место издания – с прописной буквы. Москва, Ленинград и Санкт-Петербург сокращенно (М., Л., СПб.), точка, двоеточие; а другие города полностью: (Волгоград, Саратов); двоеточие.

2) Наименование издательства без кавычек с прописной буквы, запятая.

3) Том, часть – пишут с прописной буквы сокращенно (Т., Ч.), точка, после цифры тома или части – точка, тире. Выпуск с прописной буквы, сокращенно (Вып.); точка, тире. Арабские цифры пишут без наращения.

4) Порядковый номер издания – с прописной буквы, сокращенно, точка, тире. Цифра с наращением, например: Изд. 2-е. –

5) Год издания (слово «год» не ставят ни полностью, ни сокращено), точка тире (если есть указание страниц).

Порядок размещения названия книги и других документов может быть алфавитным, хронологическим, тематическим. Внутри тематических рубрик нужно соблюдать или алфавитный, или хронологический принцип расположения названий.

Перечень литературы и других документов выполняют следующим образом: название пишут с красной строки, вторую и последующие строки пишут от края левого поля (от нулевого положения табулятора).

Перечень литературы и других документов печатается через два интервала.