Внимание! Перед выполнением любой команды Microsoft Excel следует завершить работу с ячейкой, т. е. выйти из режима ввода или редактирования.

Для отмены последней операции над данными необходимо в меню Правкавыбрать команду Отменить… или щелкнуть кнопку . Если щелкнуть на стрелке 6 рядом с этой кнопкой, то откроется список операций, выполненных в текущем сеансе. Щелкнув на имени одной операции, можно отменить ее и все операции, выполненные после нее.

Чтобы вернуть последнюю отмененную операцию, следует в меню Правкавыбрать команду Повторить…или щелкнуть кнопку . Для просмотра списка отмененных операций следует щелкнуть на стрелке 6 рядом с этой кнопкой.

Для создания новой рабочей книги следует в меню Файлвыбрать команду Создать. В открывшемся диалоговом окне выбрать вкладыш, а затем шаблон, на основе которого будет создана рабочая книга; после чего щелкнуть кнопку OK. Обычные рабочие книги создаются на основе шаблона Книга. Для создания рабочей книги на основе шаблона Книга можно щелкнуть кнопку .

Для открытия существующей рабочей книги необходимо в меню Файл выбрать команду Открытьили щелкнуть кнопку , после чего откроется диалоговое окно Открытиедокумента. В поле списка Папка следует выбрать диск, на котором находится нужная рабочая книга. В списке, расположенном ниже, выбрать (двойным щелчком) папку с книгой и саму книгу.

По умолчанию в списке выводятся только файлы с книгами Microsoft Excel, которые имеют расширение xls. Для вывода других типов файлов или всех файлов необходимо выбрать соответствующий тип в поле списка Типфайлов.

Для сохранения рабочей книги необходимо вызвать команду Сохранитьменю Файлили щелкнуть кнопку . При первом сохранении появляется диалоговое окно Сохранениедокумента. В поле списка Папкаследует выбрать диск, а в списке, расположенном ниже – папку, в которой необходимо сохранить книгу; в поле списка Типфайла – формат, в котором будет сохранена книга. В поле Имяфайлаввести имя книги и щелкнуть кнопку Сохранить.

При повторном сохранении диалоговое окно Сохранениедокумента не выводится, книга автоматически сохраняется в том же файле. Чтобы сохранить книгу под другим именем или в другой папке, следует в меню Файл выбрать команду Сохранитькак, после чего появляется окно Сохранениедокумента.

Для закрытия рабочей книги необходимо выбрать в меню Файлкоманду Закрытьили щелкнуть кнопку r окна книги.

Для завершения работы с Microsoft Excel необходимо закрыть окно программы.

РАБОТА С ФОРМУЛАМИ

Вычисления в таблицах выполняются с помощью формул. Формула может состоять из математических операторов, значений, ссылок на ячейку и имена функций. Результат выполнения формулы есть некоторое новое значение, содержащееся в ячейке, где находится формула. Формула начинается со знака равенства "=". В формуле могут использоваться арифметические операторы +, -, *, /. Порядок вычислений определяется обычными математическими законами.

Примеры формул: =(А4+В8)*С6, =F7*С14+B12.

Константы – текстовые или числовые значения, которые вводятся в ячейку и не могут изменяться во время вычислений.

Ссылка на ячейку или группу ячеек – способ, которым указывается конкретная ячейка или несколько ячеек. Ссылка на отдельную ячейку – ее координаты. Значение пустой ячейки равно нулю.

Ссылки на ячейки бывают двух типов:

–относительные – когда ячейки обозначаются относительным смещением от ячейки с формулой (например: F7).

–абсолютные – когда ячейки обозначаются координатами ячеек в сочетании со знаком $(например: $F$7).

Комбинация предыдущих типов (например: F$7).

При копировании формул относительные ссылки изменяются на размер перемещения.

Для обращения к группе ячеек используются специальные символы:

: (двоеточие) – формирует обращение к блоку ячеек. Через двоеточие указывается левая верхняя и правая нижняя ячейки блока. Например: С4:D6 – обращение к ячейкам С4, С5, С6, D4, D5, D6.

; (точка с запятой) – обозначает объединение ячеек. Например, D2:D4;D6:D8 – обращение к ячейкам D2, D3, D4, D6, D7, D8.

Для ввода формулы в ячейку следует ввести знак '=' и формулу для вычисления. После нажатия клавиши Enter в ячейке появится результат вычисления. При выделении ячейки, содержащей формулу, формула появляется в строке редактирования.

Функции

Функциямив Microsoft Excel называют объединения нескольких вычислительных операций для решения определенной задачи. Функции в Microsoft Excel представляют собой формулы, которые имеют один или несколько аргументов. В качестве аргументов указываются числовые значения или адреса ячеек.

Например:

=СУММ(А5:А9)–сумма ячеекА5, А6, А7, А8, А9;

=СРЗНАЧ(G4:G6)–среднее значение ячеекG4, G5, G6.

Функции могут входить одна в другую, например:

=СУММ(F1:F20)ОКРУГЛ(СРЗНАЧ(H4:H8);2);

Для введения функции в ячейку необходимо:

· выделить ячейку для формулы;

· вызвать Мастер функций с помощью команды Функция меню Вставка или кнопки ;

· в диалоговом окне Мастер функций (рис. 3), выбрать тип функции в поле Категория, затем функцию в списке Функция;

· щелкнуть кнопку ОК;

· в полях Число1, Число2 и др. следующего окна ввести аргументы функции (числовые значения или ссылки на ячейки);

· чтобы указать аргументы, можно щелкнуть кнопку , находящуюся справа от поля, и выделить мышью ячейки, содержащие аргументы функции; для выхода из этого режима следует щелкнуть кнопку , которая находится под строкой формул;

· щелкнуть ОК.

Вставить в ячейку функцию суммы СУММ можно с помощью кнопки .

Рис. 3

Массивы формул удобно использовать для введения однотипных формул и обработки данных в виде таблиц. Например, для вычисления модуля от чисел, размещенных в ячейках B1, C1, D1, E1, вместо ввода формул в каждую ячейку можно ввести одну формулу – массив для всех ячеек. Microsoft Excel добавляет вокруг массива формул фигурные скобки { }, по которым его можно отличить.

Для создания массива формул необходимо:

· выделить ячейки, в которых должен находиться массив формул (рис. 4);

· ввести формулу обычным способом, указав в качестве аргументов группу ячеек-аргументов;

· в последнем окне вместо кнопки ОК нажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+Enter.

Для редактирования массива формул необходимо:

· выделить ячейки, в которых находится массив;

· щелкнуть мышью внутри строки редактирования и отредактировать формулу;

· нажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+Enter.

Рис. 4

Если формула в ячейке не может быть правильно вычислена, Microsoft Excel выводит в ячейку сообщение об ошибке. Если формула содержит ссылку на ячейку, которая содержит значения ошибки, то вместо этой формулы также будет выводиться сообщение об ошибке. Значение сообщений об ошибках следующее:

#### – ширина ячейки не позволяет отобразить число в заданном формате;

#ИМЯ? – Microsoft Excel не смог распознать имя, использованное в формуле;

#ДЕЛ/0! – в формуле делается попытка деления на нуль;

#ЧИСЛО! – нарушены правила задания операторов, принятые в математике;

#Н/Д – такое сообщение может появиться, если в качестве аргумента задана ссылка на пустую ячейку;

#ПУСТО! – неверно указано пересечение двух областей, которые не имеют общих ячеек;

#ССЫЛКА! – в формуле задана ссылка на несуществующую ячейку;

#ЗНАЧ! – использован недопустимый тип аргумента.