Определение рабочего времени ресурсов
Проектный треугольник
Проект существует для достижения определенного конкретного результата в рамках временных и бюджетных ограничений. Какое влияние оказывают ограничения на планирование проекта? Временные ограничения могут затрагивать дату начала проекта или дату его окончания, могут существовать временные ограничения на выполнение отдельных задач или привязка задач к конкретным датам; ограничения влияют на выделяемые для проекта ресурсы, на затраты; ограничением являются требования к уровню качества.
Такие важные параметры проекта как содержание проекта, время и стоимость связаны между собой. Изменение значения одного из этих параметров вызывает изменение значений двух других. Например, при увеличении объема работ увеличивается стоимость и (или) длительность. Тройку «объем работ, время, стоимость» называют «тройным ограничением» или «проектным треугольником». Это одна из простых моделей, показывающая взаимозависимость характеристик проекта.
- Планирование проекта в MS Project
Процесс планирования в среде MS Project имеет свою специфику. После того как определены цели проекта, сформулированы основные этапы, определено содержание основных этапов, создается план проекта; далее необходимо ввести и структурировать список задач проекта, для каждой задачи ввести длительность, установить зависимости между задачами; затем, создать список ресурсов: сотрудников, оборудования и материалов, назначить ресурсы на задачи. На основе введенной информации MS Project создает расписание. Созданное таким образом расписание можно настраивать и оптимизировать.
Каждая задача характеризуется длительностью (duration). Длительность может быть представлена в различных единицах измерения. В таблице приведены единицы измерения длительности и принятые сокращения.
| единицы измерения | обозначение | сокращение |
| минута | мин (min) | м (m) |
| час | часов (hr) | ч (h) |
| день | дней (day) | д (d) |
| неделя | нед (wk) | н (wk) |
| месяц | месяц (mon) | мес (mo) |
Ввод вех. Вехой представляют задачу, результат которой особенно важен. Вехой можно обозначить завершение этапа. В MS Project задача становится вехой, если задать ей длительность 0. Задачу с ненулевой длительностью можно преобразовать в веху следующим образом: двойным щелчком по названию задачи вызвать диалоговое окно Task Information (Информация о задаче), на вкладке Advanced (Дополнительно) щелкнуть флажок Mark task as a milestone (Пометить задачу как веху)
Cуммарная задача проекта –специальная суммарная задача, объединяет все задачи проекта. Чтобы ее отобразить, необходимо в менюTools (Сервис)вызвать диалоговое окноOptions (Параметры),на вкладкеView (Вид)щелкнуть флажокShow project summary task (Показывать суммарную задачу проекта).Суммарная задача отображается на нулевом уровне проекта.
Задачи проекта взаимосвязаны.
В паре взаимосвязанных задач:
· задача, оказывающая влияние на другую задачу, называется предшествующей.
· задача, зависящая от другой задачи, называется последующей.
В MS Project существует четыре типа отношения зависимости:
· окончание – начало (Finish-to-Start),
· начало – окончание (Start -to-Finish),
· начало – начало (Start -to-Start) ,
· окончание – окончание (Finish-to- Finish).
По умолчанию, создается связь «Окончание-начало». Тип связи можно изменить.
В случае, когда активным является представление Диаграмма Ганта или Сетевой график, удобно использовать диалоговое окно Зависимость задач (Task Dependency) для изменения типа связи. Диалоговое окно вызывается двойным щелчком по линии связи. В выпадающем списке Тип (Type) выбрать нужный тип зависимости.
Окончание – начало (ОН) или Finish-to-Start (FS) – наиболее распространенный вид связи. Пусть существуют задача А и задача Б, задана связь «окончание-начало», при которой задача А – предшествующая, задача Б – последующая. Такая связь означает, что задача Б не может начаться, пока не закончена задача А. Пример такой связи: задача «Написание объявления» (предшествующая) и задача «Вывешивание объявления на доске объявлений» (последующая). Пока объявление не написано, его нельзя поместить на доске объявлений.
Начало – начало (НН) или Start – to - Start (SS). Такой вид связи устанавливается для пары работ, которые должны выполняться почти одновременно. В этом случае не требуется завершения предшествующей задачи для начала последующей задачи, но последующая задача должна начаться не раньше начала предшествующей. Если для задач А и Б задана связь «начало-начало», при которой задача А – предшествующая, задача Б – последующая, это означает, что задача Б не может начаться, пока не началась задача А, т.е. дата начала предшествующей задачи определяет дату начала последующей задачи.
Окончание – окончание (ОО) или Finish-to-Finish (FF). Окончание последующей задачи контролируется окончанием предшествующей задачи. Последующая задача не может закончиться раньше, чем заканчивается предшествующая задача. Пусть существуют задачи А и Б, задана связь «окончание – окончание», при которой задача А – предшествующая, задача Б – последующая. Обозначает, что задача Б не может закончиться, пока не закончилась задача А, т.е. дата окончания предшествующей задачи определяет дату окончания последующей задачи.
Начало–окончание (НО) или Start-to-Finish (SF). Окончание последующей задачи возможно только после начала предыдущей задачи. Пусть для задач А и Б задана связь «начало-окончание», при которой задача А – предшествующая, задача Б – последующая. Обозначает, что задача Б не может закончиться, пока не началась задача А.
- Работа с ресурсами проекта
Планирование ресурсов начинается с определения состава ресурсов. Ресурсы – это исполнители, оборудование и материалы, необходимые для выполнения задач проекта.
В MS Project для ресурсов определены свойства: доступность и стоимость. Доступность определяет, когда ресурс может работать над выполнением задач проекта, стоимость – затраты, связанные с использованием данного ресурса в проекте.
Для работы со списком ресурсов предназначено представление Resource Sheet (Лист ресурсов). Чтобы переключиться в это представление, можно в меню View (Вид) выбрать Resource Sheet (Лист ресурсов). Ввод ресурсов удобно производить, используя таблицу Entry (Ввод).
В поле Resource Name (Название ресурса)вводится название ресурса. Значение поля Type (Тип) необходимо выбрать из раскрывающегося списка. В MS Project представлено три типа ресурсов – Work (Трудовой), Material (Материальный), Cost (Затратный).
Трудовые ресурсы – это исполнители и оборудование, занятые в проекте.
Материальные ресурсы – материалы, потребляемые при выполнении задач проекта.
Затратные ресурсы – затраты, которые не связаны с использованием трудовых или материальных ресурсов, но должны быть учтены в плане проекта.
Тип ресурса определяет принцип учета данного ресурса в плане проекта. Участие в проекте трудовых ресурсов исчисляется во временных единицах, материальных ресурсов – в количественных, поэтому после выбора типа ресурса многие поля таблицы заполняются значениями, принятыми по умолчанию.
Поле Material Label (Единицы измерения материалов) доступно только для материальных ресурсов, оно содержит единицы измерения данного ресурса.
Поле Max. Units (Макс. единиц) определяет максимальную доступность ресурса для проекта. Значение 100% в этом поле означает, что данный ресурс будет занят на проекте все свое рабочее время.
В списке ресурсов трудовой ресурс может быть представлен не только конкретным человеком, но и названием профессии или специальности: например, «программист» или «редактор» - когда неважно, кто персонально будет назначен на данную задачу. Для такого ресурса поле Max. Units (Макс. единиц) может иметь значение, превышающее 100%, т.к. в качестве данного ресурса может быть задействовано сразу несколько исполнителей. Поле Max. Units (Макс. единиц) недоступно для материальных ресурсов, т.к. они являются потребляемыми.
Определение рабочего времени ресурсов.
По умолчанию, все сотрудники, добавленные в проект, считаются доступными для работы над проектом все свое рабочее время. Для каждого ресурса создается календарь, параметры которого совпадают с параметрами основного (базового) календаря проекта. Однако некоторые ресурсы могут иметь свой персональный график работы, кроме того, необходимо учесть периоды отпусков или неполную занятость ресурса на задачах данного проекта.
Для определения рабочего времени и выходных дней ресурса, может быть создан собственный календарь ресурса. Для работы с календарем необходимо из диалогового окна Resource Information (Информация о ресурсе), перейдя на вкладку Working Time (Рабочее время). Другой способ: в меню Tools (Сервис) выбрать команду Change Working Time (Изменить рабочее время), в появившемся диалоговом окне в раскрывающемся списке For (Для) выбрать название нужного ресурса. В календаре ресурса необходимо зафиксировать особенности рабочего графика ресурса.
- Назначения.
Назначение – это выделение задаче ресурсов, необходимых для ее выполнения.
Назначить ресурсы на задачи – это значит определить, какие задачи выполняют данные ресурсы, или какие ресурсы выделены для выполнения данных задач.
Для назначения ресурсов необходимо в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) щелкнуть по кнопке Assign Resources (Назначить ресурсы) на панели инструментов Standard (Стандартная). Появится диалоговое окно Assign Resources (Назначить ресурсы), в котором отображаются все созданные для проекта ресурсы. Далее, выделив название задачи, необходимо выбрать в представленном списке ресурсов нужное название и щелкнуть по кнопке Assign (Назначить) диалогового окна. Все назначенные ресурсы помечаются в списке галочкой.
Для удаления назначения необходимо выделить задачу, на которую назначен ресурс, в диалоговом окне Assign Resources (Назначить ресурсы) выделить ресурс и щелкнуть по кнопке Remove (Удалить) диалогового окна.
Ресурсы на задачу могут быть назначены и из диалогового окна Task Information (Информация о задаче). На вкладке Resources (Ресурсы) отображается таблица, состоящая из трех столбцов: Resource Name (Название ресурса), Units (Единицы), Cost (Затраты). Для трудовых ресурсов единицы измерения - проценты или десятичные числа (при этом 100% соответствует 1 и означает полную занятость исполнителя на данной задаче).
При назначении материальных ресурсов в поле Units (Единицы) вводится значение, обозначающее количество (объем) данного ресурса в единицах, указанных в поле Material Label (Единицы измерения материалов). Объем выделяемых ресурсов (или норма потребления ресурсов) может быть фиксированным или переменным. При фиксированном объеме (норме потребления) на решение задачи выделяется указанное количество ресурсов, и оно не зависит от длительности задачи. Формат ввода: число, например, число « 5 » в поле Units (Единицы) будет означать фиксированную норму потребления для данного ресурса – 5 единиц данного ресурса на все время выполнения задачи. Переменный объем (норма потребления) зависит от длительности задачи. При изменении длительности задачи объем потребленного ресурса пересчитывается автоматически. Формат ввода: число/единица измерения времени, например, « 5/day» соответствует переменной норме, 5 единиц ресурса в каждый день на протяжении времени выполнения задачи.