Краткий словарь терминов, используемых в официально-деловом стиле

А

АДРЕСАНТ — отправитель.

АДРЕСАТ – получатель.

АКТ — документ, составленный несколькими лицами и подтверждаю­щий установленные факты или события.

АКЦЕПТ — согласие на предложение вступить в сделку, заключить до­говор на условиях, указанных в предложении.

АНКЕТА — документ, представляющий собой трафаретный текст, со­держащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.

АННОТАЦИЯ — краткое изложение первоисточника.

АРХИВНАЯ ВЫПИСКА — дословное воспроизведение части текста доку­мента, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.

АРХИВНАЯ СПРАВКА — справка об имеющихся в документальных ма­териалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предме­ту или биографических сведениях, заверенная в установленном по­рядке.

АСПЕКТ — точка зрения, в соответствии с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.

Б

БЛАНК — белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией (например, анкет­ный бланк).

В

ВЕДОМОСТЬ — перечень каких-либо данных (сведений), расположен­ных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т.п.).

ВИЗА — подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

ВНУТРЕННИЙ АДРЕС ПИСЬМА — наименование и адрес организа­ции или фамилия и адрес лица, которым направлено письмо.

ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ — документ, предназначенный для исполь­зования тем учреждением, в котором он создан.

ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ — документ, поступивший в учреждение.

ВЫПИСКА — копия части текстового документа.

Г

ГРАФИК — текстовой документ, отражающий, как правило, план рабо­ты с точными показателями норм и времени выполнения.

ГРИФ — пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не под­лежит оглашению», «лично»).

Д

ДАТА — число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.

ДЕЛО — единица хранения письменных документов в архиве, помещен­ных в отдельную папку.

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО — документ, предназначенный для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которы­ми могут быть и юридические, и физические лица.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — ведение канцелярских дел, совокупность ра­бот по документированию деятельности учреждений и по организа­ции документов в них.

ДИРЕКТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

ДОВЕРЕННОСТЬ — документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

ДОГОВОР — документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - адресованный руководству документ, в ко­тором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

ДОКУМЕНТ — информация на материальном носителе, имеющая юри­дическую силу.

ДОКУМЕНТООБОРОТ — 1) движение документов в учреждении с мо­мента их получения или создания до завершения исполнения или от­правки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих докумен­тов учреждения за определенный период времени.

ДОСЬЕ — документы, относящиеся к какому-либо делу.

ДУБЛИКАТ — экземпляр документа, составленный взамен отсутствую­щего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.

З

ЗАЯВЛЕНИЕ — документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, заявление о приеме на работу, о предоставлении отпуска и т.д.).

И

ИЗВЕЩЕНИЕ — документ, информирующий о предстоящем мероприя­тии (заседание, собрание, конференция) и содержащий предложе­ние принять в нем участие.

ИНДЕКС — условное обозначение, присваиваемое документу в процес­се учета (регистрации) и исполнения.

ИНДЕКСАЦИЯ — проставление индекса.

ИНДЕКС ДЕЛА — порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставляемые на об­ложке дела.

ИНИЦИАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ — документ, отправленный из учреждения.

К

КЛАССИФИКАЦИОННЫЙ ИНДЕКС - условное обозначение (циф­ровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках систе­матического и других каталогов. Может проставляться и на докумен­тах, и на делах.

КОНСЕРВАЦИЯ ДОКУМЕНТА — предохранение документа от разру­шающего действия внешней среды.

КОНТРАКТ — договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ — талон для индивидуальной регистрации до­кументов, включающий резолюцию и тему письма.

КОРРЕСПОНДЕНТ — учреждение или отдельное лицо, с которым ве­дется переписка.

КРЕДИТ — включенная в смету сумма, в пределах которой разрешен расход на определенную потребность.

Л

ЛИМИТ — документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных фондов.

ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ — бухгалтерский документ, отражающий передачу ка­кого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, про­дукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содер­жащий денежные расчеты с ним.

ЛИЧНОЕ ДЕЛО — дело, включающее документы о каком-либо лице (его биографии, образовании, трудовой или общественной деятель­ности).

М

МАШИНОЧИТАЕМЫЙ ТЕКСТ — документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.

Н

НАРЯД — документ, содержащий сведения о распределении работ меж­ду рабочими-сдельщиками, учет выработки и расчет причитающейся им зарплаты.

НАРЯД-ЗАКАЗ — плановое задание руководителя учреждения подчи­ненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выпол­нении определенной работы.

НОМЕНКЛАТУРА — перечень наименований.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ — систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.

НОМЕР ВХОДЯЩЕГО ПИСЬМА — регистрационный номер докумен­та, проставляемый адресатом.

НОМЕР ИСХОДЯЩЕГО ДЕЛА — регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — документы, в которых устанавлива­ются какие-либо правила, нормы.

НОРМАТИВЫ — документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой про­дукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).

НОРМЫ — документ, содержащий сведения об установленных величи­нах чего-либо (нормы выработки, выдачи чего-либо).

О

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА — 1) документ, поясняющий содержа­ние отдельных положений основного документа (плана, отчета, про­екта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо дей­ствие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должно­стному лицу.

ОПИСЬ — юридически оформленный перечень документов.

ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА — 1) первоначальный экземпляр докумен­та; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

ОСОБЫЕ ОТМЕТКИ — отметки о степени секретности и срочности ис­полнения документов.

ОТЧЕТ — документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и дру­гих мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению как дол­жностному лицу.

ОФЕРТА— см. Предложение.

ОФИЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — документы, составленные учрежде­нием или должностным лицом и оформленные в установленном по­рядке.

П

ПИСЬМО — обобщенное наименование различных по содержанию до­кументов, служащих средством общения между учреждениями, част­ными лицами.

ПОВЕСТКА — официальное сообщение частному лицу с предложением куда-либо явиться или учреждению — выслать своего представителя.

ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА — 1) документ официального происхож­дения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; 2) рукопись.

ПОДПИСЬ НА ДОКУМЕНТЕ — подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяющая копию документа.

ПОЛОЖЕНИЕ — 1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организа­ций и предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни.

ПРЕДЛОЖЕНИЕ — письменное заявление от имени предприятия, ад­ресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним до­говор на определенных условиях; оферта.

ПРЕДМЕТНЫЙ КАТАЛОГ — каталог документальных материалов, со­держащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, рас­положенных в алфавитном порядке.

ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ — указатель основных предметных (тема­тических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ — документ, содержащий предложение о назначе­нии, перемещении или поощрении личного состава, а также реко­мендацию определенных действий и мероприятий по вопросам дея­тельности учреждения.

ПРЕЙСКУРАНТ — перечень видов работ, услуг, продукции, товаров и т.д. с указанием цен и расценок.

ПРЕТЕНЗИОННОЕ ПИСЬМО — письмо, отправленное виновной сто­роной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств.

ПРИКАЗ — 1) правовой акт, издаваемый руководителем органа госу­дарственного управления (его структурного подразделения), действу­ющий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и опе­ративных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц не­зависимо от подчиненности; 2) документ, выдаваемый органами го­сударственного и ведомственного арбитража на обязательное испол­нение его решения.

ПРОГРАММА — документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (про­изводственная программа) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.

ПРОЕКТ ДОКУМЕНТА — предварительный вариант документа, пред­назначенный для рассмотрения.

ПРОТОКОЛ — документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещани­ях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Р

РАСПИСАНИЕ — объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо.

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - документы, в которых фик­сируется решение административных и организационных вопросов.

РАСПОРЯЖЕНИЕ — правовой акт, издаваемый единолично руководи­телем, главным образом коллегиального органа государственного уп­равления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должнос­тных лиц и граждан.

РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА - карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения,

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА - порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его реги­страции, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП — штамп, содержащий название уч­реждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ — запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.

РЕЕСТР — перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (например, реестр описей).

РЕЗОЛЮЦИЯ — решение, принятое совещанием, съездом, конферен­цией и т.п. по обсуждаемому вопросу.

РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ - письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА — обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа.

РЕКЛАМАЦИОННОЕ ПИСЬМО — заявление об обнаружении недоста­чи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.

РЕФЕРАТ — краткое письменное изложение первоисточника.

РЕШЕНИЕ — 1) правовой акт, принимаемый в коллегиальном порядке в целях разрешения наи­более важных вопросов их компетенции. Решениями именуются так­же совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными орга­нами — коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т.д.; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по резуль­татам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в ар­битраже; 3) резолюция собрания, совещания и т.д.

С

СВОБОДНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ — предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, сделка считается заключенной.

СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ (разг.) — опись документальных материалов, со­ставленная учреждением при передаче дел в архив.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ — принятый в учреждении поря­док создания, оформления и исполнения документов.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

СОСТАВ УДОСТОВЕРЕНИЯ - подпись и печать.

СПЕЦИФИКАЦИЯ — документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа.

СПИСОК — перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.

СПРАВКА — 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЙ ФОНД - совокупность система­тизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого ин­формационного обслуживания.

СТАНДАРТ — нормативно-технический документ, устанавливающий тре­бования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ. Стан­дартизация документов, применяемых в организационном и эконо­мическом управлении, проводится на основе специальных постанов­лений Правительства РФ.

СТЕНОГРАММА — дословная запись докладов, речей и других выступ­лений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных орга­нов, осуществляемая методом стенографии.

СЧЕТ — документ, в котором указана причитающаяся за что-либо де­нежная сумма.

Т

ТАБЕЛЬ — перечень каких-либо показателей, составленный в опреде­ленном порядке (например, табель отчетности, успеваемости).

ТАБЛИЦА — документ, содержащий текстовые или цифровые сведе­ния, размещенные по графам.

ТАБУЛЯГРАММА — таблица, составленная табулятором на основе ав­томатического восприятия данных с перфокарт, перфолент и т.д.

ТАЛОН ОБРАТНОЙ СВЯЗИ — документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).

ТВЕРДОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ — предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением.

ТЕЗАУРУС — словарь-справочник, в котором перечисляются все лекси­ческие единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка.

ТЕЗИСЫ — краткое изложение текста документа или выступления.

ТЕЛЕГРАММА — обобщенное название различных по содержанию до­кументов, переданных по телеграфу.

ТЕЛЕКС — телеграмма, посланная по телетайпу.

ТЕЛЕТАЙП — телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей ма­шинки.

ТЕКСТОВЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, содержание которого изложе­но посредством любого вида письма.

ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ — обобщающее название докумен­тов, отражающих результат строительного и технологического проек­тирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий про­мышленного производства.

ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ - обобщающее название доку­ментов (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), предназ­наченных для описания и оформления технологических процессов.

ТИПОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ (тексты-аналоги) — 1) документы, отража­ющие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образ­цам; 2) нормативные и распорядительные документы, определяю­щие порядок работы учреждений (типовой устав, типовая структура) или отдель­ных ее сторон (типовой договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их дея­тельности.

ТРАФАРЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, имеющий заранее отпеча­танный стандартный текст (часть текста).

У

УКАЗАНИЕ — 1) правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методи­ческого характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления; 2) документ, содержащий требо­вания и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проекти­рования и строительства.

УКАЗАТЕЛЬ — систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.

Ф

ФАКСИМИЛЕ — 1) воспроизведение техническими средствами точно­го изображения подписи, текста, сделанного от руки; копия доку­ментов, получаемых по факсу; 2) клише, печатка, позволяющая мно­гократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом до­кументе.

ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО — гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).

ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА — совокупность расположенных в установ­ленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).

Ц

ЦИРКУЛЯРНОЕ ПИСЬМО – письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.

Э

ЭКСПЕДИЦИЯ - специальный аппарат учреждения по приему документов.

ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО — учреждение, предприятие или организация, выступающие в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.

ЯЗЫКОВАЯ ФОРМУЛА (ДОКУМЕНТА) - слово, словосочетание, пред­ложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Языко­вой формулой гарантийного письма служит конструкция: «Оплата га­рантируется. Наш расчетный счет №... в ... отделении... банка»; сопро­водительного — «Направляю...», «Высылаю...» и т.д.

Литература к курсу

1. Александров Д.Н. Риторика: Учеб. пособие для вузов. М., 2000.

2. Аванесов Р.И. Русское литературное произношение. М., 1972.

3. Бельчиков Ю.А. Стилистика и культура речи. М., 2000.

4. Бельчиков Ю.А. Говорите ясно и просто. М., 1980.

5. Валгина Н.С. Активные процессы в современном русском языке. М., 2001. - 303 с.

6. Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи: Учебное пособие для вузов. Ростов-н/Дону, 2000.

7. Вербицкая Л.А. Давайте говорить правильно. М., 2001. 239 с.

8. Головин Б.Н. Основы культуры речи. М., 1988.

9. Гольдин В.Е. Речь и этикет. М., 1983.

10. Голуб И.Б., Розенталь Д.Э. Секреты хорошей речи. М., 1993.

11. Горбачевич Н.С. Нормы современного русского литературного языка. М., 1989.

12. Казарцева О.И. Культура речевого общения: теория и практика обучения. М., 1999.

13. Карнеги Д. Как вырабатывать уверенность в себе и влиять на людей, выступая публично. М., 1994.

14. Кожин А.Н. Стилистика русского языка. М., 1977.

15. Костомаров В.Г. Языковой вкус эпохи. Санкт-Петербург, 1999. 319 с.

16. Пустовалов П.Е., Сенкевич М.П. Пособие по развитию речи. М., 1976.

17. Розенталь Д.Э. Практическая стилистика русского языка. М., 1987.

18. Русский язык и культура речи: Учебник / Под ред. В.И.Максимова. М., 2000.

19. Скворцов Л.И. Теоретические основы культуры речи. М., 1980.

20. Снелл Ф. Искусство делового общения. М., 1990.

21. Сопер П. Основы искусства речи. М., 1992.

22. Формановская Н.И. Речевой этикет и культура общения. М., 1989.

Словари

1. Агеенко Ф.Л., Зарва М.В. Словарь ударений для работников радио и телевидения. М., 1984.

2. Александрова З.Е. Словарь синонимов русского языка. М., 1968.

3. Ахманова О.С. Словарь омонимов русского языка. М., 1974.

4. Горбачевич К.С., Хабло Е.П. Словарь эпитетов русского литературного языка. Л., 1979.

5. Жуков В.П. Школьный фразеологический словарь русского языка. М., 1980.

6. Львов М.Р. Школьный словарь антонимов русского языка. М., 1980.

7. Одинцов В.В. и др. Школьный словарь иностранных слов. М., 1983.

8. Ожегов С.И., Шведова Н.Ю. Толковый словарь русского языка. М., 1992.

9. Орфоэпический словарь русского языка: Произношение, ударение, грамматические формы / Под ред. Р.И. Аванесова. М., 1985.

10. Розенталь Д.Э., Теленкова М.А. Словарь трудностей русского языка. М., 1985.

11. Толковый словарь современного русского языка. Языковые изменения конца XX столетия / Под ред. Г.Н. Скляревской. М., 2001. - 944 с.

Учебное издание

Кононенко Лидия Алексеевна

Южакова Юлия Александровна

Русский язык

и

культура речи

Учебное пособие

Редактор Т.Н. Свитнева

Компьютерная верстка

Корректор

Подписано в печать__________ . Поз. №

Бумага___________________Формат 60 х 84 / 16

Гарнитура _____________. Печать физиографическая.

Усл. п. л._________. Уч.-изд. л______ Тираж_______ экз.

Заказ №_________.

Рязанский государственный педагогический университет

им. С.А. Есенина

390000, г. Рязань, ул. Свободы, 46

Отпечатано в редакционно-издательском центре РГПУ

390023, ул. Урицкого, 22