Разговорный стиль Официально-деловой стиль
1. Знаешь, ЗИЛ – самый лучший 1. Холодильный агрегат ЗИЛ
и прочный холодильник. Он рассчитан на многолетнюю
много лет у нас работает без работу без замены
ремонта. холодильного агента.
2. Друзья мои! Вы уж сами 2. Брак основывается на
решайте свою судьбу: добровольном согласии
женщины и мужчины.
хотите – женитесь, не хотите - Супруги полностью
не надо! равноправны в семейных
отношениях.
Необходимо различать лексику с окраской официально-делового стиля и канцелярит (канцеляризм). Если в официальном письме можно «поставить вопрос о браке», то в личном письме, адресованном любимой девушке, это сочетание слов не уместно. В первом случае это лексика официально-делового стиля, во втором - канцелярит. Канцелярит – это канцелярский штамп, который воспринимается негативно, поскольку он обедняет живую речь, не соответствует разговорному стилю речи, его употребление не оправданно. Например, нельзя сказать ребенку: «Ты по какому вопросу плачешь, малыш?»
Правописание названий организаций и учреждений:
1. С прописной буквы пишутся все слова, кроме служебных, в названиях высших правительственных, государственных организаций и учреждений страны, а также важнейших международных организаций (Верховный Совет Российской Федерации, Организация Объединенных Наций).
2. С прописной буквы пишется первое слово в названиях центральных учреждений, общественных организаций (Министерство промышленности Российской Федерации).
3. С прописной буквы пишется первое слово и собственные имена в названиях научных, учебных заведений, учреждений культуры, торговых и промышленных предприятий (Академия наук России, Первый московский часовой завод).
4. Если перед индивидуальным названием стоит определение, тоже индивидуальное, то оба слова пишутся с прописной буквы (Государственная Третьяковская галерея; Центральный Дом журналиста).
Языковые формулы официальных документов.Языковые формулы – это устойчивые (стандартизированные, шаблонные) языковые обороты, используемые в неизменном виде. Соединение языковых формул в определенной последовательности позволяет моделировать текст документа, его структуру, упрощает процедуру создания официальной бумаги.
Языковые формулы – это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Они нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой:
Гарантируем возврат кредита в сумме…
Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты…
Контроль за выполнением возлагается…
Акционерное общество подтверждает… и т.п. (См. приложение № 5)
Таким образом, процесс составления официально-деловых бумаг предполагает соединение в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей для определенных видов документов: служебных записок, информационных писем, приказов, распоряжений, договоров, справок и др.
Выбор языковых моделей
| Цель | Тип документа | Языковая модель |
| Информативная | Служебная записка Информационное письмо Сопроводительное письмо и т. д. | Извещаем Вас о том, что … Информируем Вас о том … Сообщаем … Уведомляем, что… |
| Побудительная | Приказ Распоряжение Указание Решение Постановление | В связи с … приказываю … Назначить исполняющим обязанности… Ужесточить контроль за сроками исполнения договора … Обязать всех сотрудников … |
| Правовая | Договор Доверенность | (Наименование сторон) заключили договор о нижеследующем … Банк обязуется осуществлять расчетно-кассовое обслуживание клиента Фирма … в лице … обязуется … |
| Я, нижеподписавшийся, доверяю … | ||
| Инициирующая поддержание отношений | Справка Гарантийное письмо Письмо-просьба | Дана в том, что … действительно работает в … (является студентом); (является членом кооператива …) Фирма…гарантирует… Гарантируем оплату счета… Прошу рассмотреть мое заявление…(вопрос о…) Просим сообщить… |
| Выражающая предупреждение, требование, отказ, приглашение | Письмо-напоминание Письмо-требование (рекламация) | Напоминаем, что… Вынуждены выразить несогласие с качеством поставляемого товара… Предъявляем претензию к… |
| Письмо-ответ | Ваши рекомендации приняты к сведению… Договор не может быть заключен в силу следующих причин… Ввиду отсутствия документов за…годы в архиве подтвердить стаж Вашей работы не представляется возможным… |
РЕЧЕВОЙ ЭТИКЕТ В ДОКУМЕНТЕ. Речевой этикет – это нормы речевого поведения, принятые в данном обществе; это национально специфичные правила речевого поведения, применяемые в ситуациях вступления собеседников в контакт и для поддержания общения, соответственно обстановке общения, социальным признакам коммуникантов и характеру их взаимоотношений.
В разных сферах общения существуют свои нормы и правила этикета.
Деловой этикет – это порядок поведения, принятый в сфере делового общения. В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов. Деловой этикет требует соблюдения регламентированности официально-деловых отношений.
Между адресатом и адресантом регламентированность официально-деловых отношений выражается с помощью формул речевого этикета и общей тональности учтивости и корректности.
Адресант не должен побуждать адресата к срочному принятию решения; навязывать решение вопроса; начинать ответ с отказа в тех случаях, когда не представляется возможным положительное решение вопроса.
Адресат, со своей стороны, обязан дать оперативный и четкий ответ.
Успех деловой коммуникации определяет и выбор языковых средств в общении.
1. Наименование адресата в документе может быть универсальным и профессиональным.
Наиболее общая формула обращения: Уважаемые господа! Уважаемый господин …(фамилия)!
К высокопоставленным чиновникам, заслуженным деятелям науки, депутатам принято обращаться со словами Глубокоуважаемый и многоуважаемый.
При обращении к должностным лицам органов государственной власти и управления, президентам компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии: Уважаемый господин председатель!
Нарушением правил речевого этикета является обращение по следующей формуле: Уважаемый + господин + (фамилия) + (имя, отчество)!
В официальных документах возможно наименование адресата по профессии, должности, воинскому званию и т.п. Например: Уважаемый профессор… При этом название профессий, должностей, званий сохраняет форму мужского рода и в тех случаях, когда они относятся к женщине. При апелляции к лицам одной профессии распространено обращение: Уважаемые коллеги! Уважаемый коллега!
Глаголы в деловых письмах употребляются в форме изъявительного наклонения, редко – повелительного наклонения (позвольте поблагодарить Вас…). Преобладают формы глаголов первого лица множественного числа: Сообщаем Вам, что …; Напоминаем…Направляем в Ваш адрес… Форма первого лица единственного числа используется в документах, оформленных на бланках должностных лиц: Прошу дать ответ… Предлагаю… Приглашаю…
В функции речевых этикетных средств могут выступать вводные слова, позволяющие не нарушать такие принципы этикета, как вежливость и корректность, особенно в письмах-отказах. Здесь целесообразно использовать вводные слова типа: На наш взгляд… К сожалению…, а также синтаксические конструкции типа: Несмотря на предпринятые нами усилия… Мы рассматриваем возможность предоставления Вам… Надеемся на долгосрочное сотрудничество… Желаем успехов!
С помощью формул речевого этикета можно снять чрезмерную официальность, придать высказыванию при необходимости экспрессивные оттенки. Например: Нам приятно сообщить, что… Мы обеспокоены отсутствием… Мы полагаем, что оптимальное решение…
Итак, выбор той или иной формулы речевого этикета зависит от конкретной коммуникативной ситуации (благодарность, просьба, извинение и т.д.). От того, как отражается в деловой переписке та или иная речевая ситуация, зависит не только понимание партнерами друг друга, но и дальнейшее развитие их отношений.
2. Текстовое употребление слов: товарищ (т.), господин (г-н), гражданин (гр.) имеет свою специфику. Слово гражданин применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений.
3. В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения я. Например, вместо я прошу пишут прошу. Вместо я выполнил пишут мною выполнено. Однако нельзя сказать мною решено. Правильно: я решил. В целом местоимение я употребляется только в докладных и объяснительный записках.
4. Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением он. Оно может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому требует особой осторожности, даже ограниченности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы.
В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое она составляется.
ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ.Документ выполняет информационную, организационную, коммуникативную, юридическую, воспитательную функции. Важнейшей среди названных функций является информационнаяфункция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека. Документ создается для сохранения информации. Организационная функция документов отражается в их воздействии на группы людей при организации и координации их деятельности. Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи предприятий и организаций. Документ выступает в качестве средства связи между учреждениями либо учреждениями и частными лицами. При возникновении спорных вопросов между сторонами деловых отношений в качестве доказательства могут быть использованы документы, несущие юридическиефункции. В данном случае документ закрепляет правовые нормы.
Документ требует исполнения, достаточного уровня образовательной подготовки, чем дисциплинирует, воспитывает чувство ответственности, т.е. выполняет воспитательную функцию.
КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ.Все документы можно классифицировать по следующим признакам: вид деятельности, способ фиксации информации, место составления, степень сложности, степень гласности (секретности), срок исполнения, юридическая сила, стадии создания, происхождение, срок хранения, степень обязательности, степень унификации и характер содержания.
По отражаемым в них видам деятельности документы подразделяются на две группы: 1) служебная документация – это документы, регламентирующие деятельность учреждений и их работников, органов управления и граждан, им подвластных; 2) официально-деловая переписка, включающая документы, фиксирующие отношения между различными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью.
Основные виды служебной документации:
1.Организационно-правоваядокументация: учредительный договор, уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания.
2.Распорядительная документация(приказы, распоряжения, постановления, решения, указания).
3.Информационно-справочная документация, которая в свою очередь условно подразделена наоперативно-информационную – письма, телеграммы, факсы, докладные и служебные записки и т.п. и справочно-информационную – акты, протоколы, отчеты и др.).
4.Документация по личномусоставу: автобиография, анкета, доверенность, заявление, личные дела, резюме, трудовые договоры, характеристики, личные карточки, учетные формы и др.