Деловое письмо как жанр официально-делового стиля

На производстве человек нередко сталкивается с необходимостью быстро и грамотно составить простое деловое письмо.

К простым деловым письмам относятся несложные по содержанию и небольшие по объему документы, рассылаемые в коммерческих целях. Обычно в них содержится просьба, сообщение, благодарность, приглашение, сопроводительная информация или подтверждение получения какой-либо информации или продукции. В них может отсутствовать заголовок к тексту, обращение, но широко используются стереотипные выражения.

В соответствии с преследуемой при написании письма целью различают несколько видов простых деловых писем, каждый из которых обладает своими особенностями.

1. Письмо-просьба[3] содержит просьбу о предоставлении образцов товара, каталогов, прайс-листов, какой-либо другой информации. При этом употребляются определенные стандартные выражения, например:

— Обращаемся (к Вам) с просьбой… — Прошу (просим) Вас… — Мы просили бы (Вас)… — Не могли бы Вы… — Мы будем благодарны, если Вы сможете… — Мы хотели бы… — Желательно было бы… — Сообщите (нам), пожалуйста, ...

прислать… выслать… направить (нам)… сообщить… подтвердить… получить... ознакомиться с ...

Если документ направляется в организацию в ответ на ее письмо или имевшие место предварительные разговоры, в письме-просьбе может быть соответствующая отсылка:

– Ссылаясь на Ваше письмо (Ваш факс, Ваш запрос) от…

– В соответствии с нашей договоренностью...

– На основании нашего телефонного разговора… просим…

2. Письмо-сообщение содержит извещение, уведомление, информацию о предмете, представляющем взаимный интерес, и использует стандартные выражения. К последним относятся:

– Извещаем, уведомляем, информируем, сообщаем,…

– Ставим Вас в известность, доводим до Вашего сведения, что...

– Нам приятно сообщить…

Письмо-сообщение может быть реакцией на полученное письмо, содержать согласие или отказ от чего-либо. В этом случае уместна будет ссылка на предшествующую переписку или имевший место телефонный разговор:

— В ответ на Ваше письмо (на Ваш факс) — В дополнение к нашему письму — В продолжение телефонного разговора

извещаем, сообщаем, информируем, уведомляем,

что...

Если письмо заключает отказ в просьбе, то оно имеет три части: в первой повторяется просьба, на которую дается ответ; во второй части дается обоснование отказа; в третьей части приводится формулировка отказа.

Например:

Мы получили Ваше письмо с просьбой о включении Вашей рукописи в тематический план нашего издательства.

По оценке рецензента, с которой редакция согласна, рукопись написана не в соответствии с заявленной темой и содержит большое количество фактических ошибок.

В таком виде рукопись не может быть принята к изданию. Мы возвращаем ее Вам вместе с рецензией и заключением редактора.

3. Письмо-приглашение содержит приглашение на какое-либо мероприятие (выставку, ярмарку, предварительные переговоры и т.п.). При этом используются некоторые стереотипные выражения:

– Приглашаем (Вас) посетить..., принять участие в ...

– Имеем честь пригласить Вас на …

– Мы будем (Вам) благодарны, признательны (обязаны), если Вы сможете посетить..., принять участие в ...

При официальном приглашении могут использоваться письма, отпечатанные офсетным (типографским) способом, а также трафареты. Трафарет – это вид формализованного текста, в котором заранее предусмотрена типовая ситуация, используются типовые языковые формы ее выражения и в то же время имеются пробелы, которые заполняются переменной информацией – конкретными данными (фамилия приглашаемого, дата и т.п.) на пишущей машинке или от руки.

4. Письмо-благодарность содержит благодарность за что-либо (за полученные образцы товара, каталог, информацию, приглашение, оказанное гостеприимство и т.д.). Здесь употребляются определенные стандартные выражения, например:

– Благодарим (Вас) – Мы признательны Вам – Выражаем благодарность

за… за то, что...

– Заранее благодарим (Вас)

– Выражая благодарность за Ваше письмо (Ваше приглашение) от..., сообщаем, что...

– Мы получили Ваш факс (сообщение по электронной почте...) от ...

- за который (Вас) благодарим.

- за который (Вам) очень благодарны.

- за который (Вам) очень признательны.

5. Письмо-подтверждение содержит подтверждение получения грузов, запрашивавшихся материалов (каталогов, прайс-листов, образцов изделий), в необходимых случаях – важной корреспонденции. В таких документах используются следующие стандартные выражения:

– (С благодарностью) подтверждаем получение...

– Благодарим за письмо № ... от ... (за факс, за присланные экземпляры рекламы)…

– Образцы товаров Вашего производства нами получены. Благодарим за оперативность и благожелательность.

При необходимости подтвердить действие каких-либо договоренностей, ранее отправленных документов употребляются такие стереотипные выражения:

– Мы подтверждаем действие…

– В подтверждение ранее принятых нами обязательств по договору №... от ...

Научная речь

Для написания докладов, рефератов, курсовых и дипломных работ студентам необходимо также знание научного стиля.

Письменная научная речь (научный стиль) – это язык монографий, статей, учебников, справочников, рефератов, лекций, курсовых и дипломных работ.

Для научной речи характерны следующие качества:

q объективность, которая проявляется 1) – в изложении разных точек зрения на проблему; 2) – в отсутствии субъективизма при передаче содержания; 3) – в безличности языкового выражения, в сосредоточенности на предмете высказывания;

q логичность, которая проявляется в последовательности и непротиворечивости изложения и создается с помощью особых синтаксических конструкций (сложные предложения с вводными словами: во-первых, наконец, следовательно, итак и др.) и типичных средств межфразовой связи (повторы, синонимы);

q доказательность – научная речь состоит из цепочки рассуждений, аргументации определенных положений и гипотез;

q точность, которая достигается использованием терминов, однозначных слов;

q обобщенность и отвлеченность (абстрагирование), которые проявляются в отборе слов (преобладание имен существительных над глаголом, общенаучные слова: вопрос, проблема, имена существительные с абстрактным значением), в употреблении форм слов (глаголы настоящего времени во вневременном значении: используются, относятся –и безличные глаголы: следует считать), в использовании синтаксических конструкций (неопределенно-личные предложения часто указывают на страдательные обороты);

q насыщенность фактической информацией.

Одно из важнейших качеств научной речи – стремление к объективности – связано с умением использовать в своем исследовании научные наработки своих предшественников. Поэтому для студента очень важным умением является правильное оформление (в сносках или в списке) выходных данных использованной литературы.

Оформление выходных данных научных работ

МОДЕЛЬ 1

Выходные данные книги

Фамилия И.О. Название книги. – М.: Феникс, 1999.– 356 с.

– СПб.: Изд-во СпбГУ, 1996. – 34 с.

– Саратов, 2003. – 203 с.

Образцы:

1. Толстая Т.Н. День. – М.: Подкова, 2002. – 416 с.

2. Трессидер, Дж. Словарь символов. – М.: ФАИР–ПРЕСС, 2001. – 448 с.

3. Анисимова Т.В., Гимпельсон Е.Г. Современная деловая риторика. – М.; Воронеж, 2002. – 432 с.

МОДЕЛЬ 2

Выходные данные статьи из сборника научных трудов

Фамилия И.О. Название статьи // Название сборника / Под ред. проф. В.Ф. Черных. – Саратов: СГТУ, 1999.– С. 35-39.

Образцы:

1. Ланцова А.С. Функции невербальных компонентов в речевом общении // Стратегии и практики коммуникации в современном обществе. – В 2 ч. – Саратов: Научная книга, 2004. – Ч.2. – С. 81-85.

2. Плюснина Т.Д. Ораторское искусство и риторика в системе гуманитарной подготовки магистров технических вузов // Проблемы формирования современной языковой личности в образовательной системе вузов негуманитарного профиля: Тезисы докладов Всероссийской научно-практической конференции. – СПб., 2001. – С. 12-13.

МОДЕЛЬ 3