Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Ростовский государственный технический университет»

КРАСНОДАРСКИЙ ФИЛИАЛ

Наименования организаций, расположенных в субъектах Российской Феде­рации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от на­именования на государственном языке Российской Федерации.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации и располагают ниже на­именования на русском языке или справа.

Например:

РОССИЙСКИЙ ДЕТСКИЙ ФОНД

RUSSIAN CHILDREN'S FUND

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавли­ваться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.

Реквизит «Наименование организации» является собирательным обозначе­нием автора документа. Автором документа могут быть организация, ее струк­турное подразделение, должностное лицо.

Справочные данные об организации (реквизит 9)включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" не лимитирует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете).

Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в соответствии со статьей 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа (области);

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

Справочные данные для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государст­венный язык субъекта Российской Федерации, печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При этом целесообразно использование продольного бланка.

Например:

Реквизит «Справочные данные об организации» используется для изготов­ления бланков писем. На общем бланке и на бланке конкретного документа (кроме письма) справочные данные не указывают.

Наименование вида документа (реквизит 10), составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000).

В письме наименование вида документа не указывают. Для писем указание вида документа используется только в сочетании ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.

Размещение: Этот реквизит располагают в заголовочной части документа после реквизита «наименование организации «и «справочные данные» и печатают прописными буквами от границы левого поля (АКТ, ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ) или центрировано.

Дата (реквизит 11).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для про­токолов - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой до­кумента является одна наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами например, 05.01.2005.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например, 5 января 2003 г., а также оформление даты в следующей по­следовательности: год.месяц.день.месяца.

Например, 2003.01.05. Такой способ оформления даты находит применение больших архивах, в целях удобства поиска документов.

Размещение:

- в заголовочной части;

- в тексте;

- в реквизитах «Резолюция», «Гриф утверждения», «Визы».

Для большинства документов дата проставляется при завершении оформления документа. Дата указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «Наименование документа» и пишется от границы левого поля.

Регистрационный номер документа (реквизит 12)состоит из порядкового номера, который можно дополнить по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер для писем дополняется индексом структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел.

Например, 1-26/90,

где 1 - индекс структурного подразделения,