Тайм-менеджмент: сущность, основные принципы

Тайм-менеджмент – междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности. Тайм-менеджмент - в переводе с английского означает "управление временем". Временем, понятно, управлять нельзя, и реальная задача тайм-менеджмента так упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела. Тайм-менеджмент - это учет и оперативное планирование времени.

Вильфредо Парето – известный итальянский экономист, сформулировал один из основных законов управления временем. Закон гласит: "Многочисленные второстепенные и легкие дела, требующие минимальных затрат времени, отнимают у нас в общей сложности 80% времени, а отдают нам лишь 20% полезных итогов".

В соответствии с этим законом день следует начинать с выполнения первоочередных вопросов и проблем, и только потом переходить ко второстепенным. Чтобы определить, какие задачи являются более важными, а какие можно решить потом, необходимо научиться расставлять приоритеты. Для этого можно воспользоваться матрицей одного из президентов США Д. Эйзенхауэра, которая распределяет все дела на четыре категории важности.

Так, задачи, требующие безотлагательного решения или находящиеся на пике критической ситуации, относятся к первой категории и должны выполняться в первую очередь.

Вопросы стратегического характера или личностного совершенствования важны, но их решение возможно в определенных временных границах и не предполагает немедленного выполнения, поэтому находятся по приоритету во второй категории.

Задачи, отнесенные к третьей категории, являются не очень важными, но срочными. Это, например, спонтанные поручения "выполнить какую-то работу сейчас и быстро", которая не относится к вашим прямым обязанностям. По возможности лучше от таких просьб отказаться или поручить кому-то еще.

Последняя категория – неважные и несрочные дела. От любых мелочей, отнимающих время (перекуры, разговоры ни о чем с коллегами или по телефону), нужно безжалостно избавляться.

Следующим шагом в расставлении приоритетов является установление очередности решения проблем и задач в каждой категории. При этом на первом месте должны оказаться самые трудные и важные задачи, что составляет около 15 % всех дел. Дела второй группы обычно составляют не более 20 % от суммы задач. Остальные 65 % вопросов должны находиться в третьей группе. По распределению времени на решение задач каждой категории должна получиться абсолютно противоположная картина: 65% имеющегося времени отдается на решение первоочередных задач, 20% времени – на выполнение задачам второй группы, а оставшееся время можно уделить решению остальных задач.

Причины дефицитов времени

Для выявления причины возникающих дефицитов времени следует проводить хронометраж личного времени за несколько рабочих дней, возможно, недель, чтобы проанализировать свой рабочий стиль. Тревожные симптомы близкого возникновения временных проблем можно определить по следующим признакам:

1. Отсутствие приоритетов при выполнении дел (решение второстепенных задач при регулярном переносе главных);

2. Спешка при выполнении объемных заданий (зачастую вызвана несвоевременностью начала работы над ними);

3. Большой поток всевозможных рутинных дел (риск утонуть в мелочах);

4. Несвоевременное изучение деловой переписки (текущей документации);

5. Работа по вечерам и выходным (в служебные часы не хватает времени);

6. Постоянное выполнение работы за своих коллег или подчиненных (кажется, что так будет быстрее или надежнее);

7. Работа не по своему профилю (неэффективное использование возможностей);

8. Непрерывные помехи в работе (бесконечные телефонные звонки и наплыв посетителей);

9. Уточнение сведений, постоянное переспрашивание (трудное восприятие информации, как следствие утомления).

После проведения хронометража необходимо проанализировать все виды деятельности, в которых участвовал человек. Для этого можно использовать таблицы по распределению областей работы относительно временных затрат - реальных и теоретически достижимых, составить листок помех.

Дальнейший анализ можно вести с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. определить сильные и слабые стороны для рационального использования первых и избегания вторых.

Постановка цели

Постановка цели подразумевает анализ и формирование ваших личных целей. Цель описывает конечный результат, дает ясность о том, в каком направлении будем двигаться. Постановка целей – процесс временный, т.к. при смене определенных параметров происходит необходимая корректировка. Но главное – прийти туда, куда мы хотим, а не куда получится.

Чтобы добиться успеха, необходимо выбирать правильные цели, промежуточные этапы помогут не свернуть с верного пути. Желательно заранее провести реестр личных ресурсов и средств для достижения целей, чтобы выяснить, какие свои сильные стороны надо поощрять, а над какими слабыми сторонами работать для дальнейшего развития своего потенциала. Цель должна быть ясной, четкой и понятной вам. Конкретное формулирование практических целей важно для последующего планирования. При установке долгосрочных целей не берите на себя слишком много, помните о физическом состоянии, здоровье, о самообразовании и о своём культурном просвещении.

Еще один важный момент. При постановке целей лучше ориентироваться не на процесс деятельности, а на его результаты. Это позволяет:

Не только правильно делать дела, но и делать правильные дела;

Не просто решать дела, но и создавать творческие перспективы;

Не столько сохранять средства, сколько оптимизировать их использование;

Не просто выполнять задолженности, но и добиваться результатов;

Не только уменьшать затраты, но и повышать прибыль.

Планирование

Классическая методика разработки планов и альтернативных вариантов деятельности, широко распространенная на Западе, означает подготовку к реализации целей и упорядочение времени. Как показывает практический опыт, минуты, затраченные на планирование, сокращают часы на непосредственную реализацию, приводя, в конечном счете, к экономии времени в целом.

Чтобы правильно выполнять свои функции и достигать намеченных целей, человек должен четко представлять свой бюджет времени. Существуют несколько основных правил планирования:

1. При составлении плана дня лучше оставить 40% рабочего времени свободными. Т.е. 60% - запланированное время, 20% - непредвиденное время, 20% - спонтанное время.

2. Документируйте потраченное время, с указанием, как и на что оно было потеряно, чтобы иметь представление о его расходе.

3. Чтобы сводить все задачи воедино, необходимо иметь представление о предстоящих делах, разделить их по степени срочности.

4. Создавайте реальные планы лишь с тем объемом задач, с которым сможете справиться.

5. Научитесь определять темп работы и количество нужной информации для ее выполнения.

6. Если в вашей работе регулярно возникают помехи в виде срочных, спонтанно возникающих дел – предусмотрите в плане время и на решение таких дел.

Попытка выполнения большого объёма работ и распыление сил на отдельные несущественные дела приводят к тому, что в конце дня главные проблемы остаются нерешенными. Установить приоритетность – значит разделить весь поток задач по степени важности, придать им первостепенное, второстепенное и т.д. значения.

Следует заметить, что при классическом подходе рекомендуется сосредотачиваться на одной выполняемой задаче. Однако существуют люди, которым удобнее работать с несколькими делами параллельно, с частыми переключениями между ними. Если такой способ вам подходит и позволяет меньше утомляться – используйте такой стиль работы.