Интернациональные свойства русской официально-деловой письменной речи

Официально-деловая письменная речь в любой языковой культуре, в том числе и русской, призвана служить осуществлению основных функций права. Право регулирует отношения между государствами (международное право), между организациями, между юридическими и частными лицами. Правовые отношения требуют документального закрепления, ибо только записанная (на бумаге или ином носителе) регламентированная информация приобретает юридическую силу. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства.

Интернациональные свойства делового письма — следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно — служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации [17, с. 308].

Единые, интернациональные требования, предъявляемые к служебной информации — это объективность, актуальность, аргументированность, полнота. Эти требования должны соблюдаться в официальных документах.

В социальном плане любой официальный документ одновременно выполняет несколько функций — как общих, так и частных.

Изучению функций документов, а также требований к их оформлению посвящены специальные работы: (Организация работы с документами: Учебник для вузов. — М., 1998; Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003).

Общие функции документов:

1. Информативная (документ создается для сохранения информации);

2. социальная (документ определяется той или иной социальной потребностью и, следовательно, является социально значимым);

3. коммуникативная (документ выступает в качестве средства связи между учреждениями либо учреждениями и частными лицами);

4. культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции).

Специальные функции документа:

1. управленческая (документ представляет собой инструмент управления);

2. правовая (документ закрепляет правовые нормы);

3. функция исторического источника (документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества) [79, 66].

Эти функции документа — интернациональные, они определяют общие для разных языковых культур требования к документу:

(1) соблюдение норм официально-деловогоэтикета;

(2) лаконичность и информативность содержания;

(3) объективность информации;

(4) структурированность изложения;

(5) стандартизация и унификация языковых и текстовых средств.

Нормы официально-делового этикета будут рассмотрены далее.

Адресант и адресат документов выступают в роли субъектов правоотношений. Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль. Официальным автором и получателем документов является обычно «коллективный субъект», т.е. организация, хотя письмо, как правило, подписывается одним лицом. В деловой переписке используются языковые формулы — стандартные языковые обороты, в большинстве случаев выступающие как юридически значимые компоненты текста (Оплату гарантируем; Наши реквизиты; Наш расчетный счет...).

Лаконичность в деловом документе проявляется в том, что оптимально письмо не должно превышать объема одной–двух страниц. Одновременно документ должен быть достаточно информативен. Недостаточность информации может вынуждать к дополнительным запросам, избыточность — привести к затруднению восприятия сути документа.

Объективность информации предполагает, что деловое письмо отражает реальное состояние дел и дает непредвзятую оценку событий.

Структурированность изложения, или композиция, — это последовательность расположения его составных частей — аспектов. В самостоятельный аспект выделяется каждое речевое действие: просьба, сообщение, жалоба и т.п., так как по каждому аспекту принимается самостоятельное решение. Структура аспекта (ситуативно-оценочной модели) состоит из двух частей: первая часть содержит информацию об имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет предполагаемые, желательные события (просьбы, предложения, требования).

Стандартизация и унификация — одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, характеризующее все типы деловых бумаг, определяющее строгую закрепленность частей делового письма, его композицию!

Точность и стандартизация официально-делового стиля влекут за собой употребление специальных языковых средств, языковых формул, образующих относительно замкнутую систему официально-деловой речи.