Акт приема памятников истории и культуры
Факты приема памятников истории и культуры в собрания школьных музеев от их владельцев в соответствии с существующим законодательством принято оформлять специальными актами. Акт приема памятников истории и культуры является первичным юридическим документом государственного учета памятников истории и культуры.
Формуляр акта приема памятников истории и культуры
| Наименование учреждения образования, при котором работает школьный музей Название музея Адрес музея | «Утверждаю» Подпись директора учреждения образовани«___»_____20__г. |
Акт №___ приема памятников истории и культуры
Настоящий акт составлен « _ »______20__г. представителем школьного музея _________________________________________ (Ф.И.О., должность), с одной стороны, и ___________________________________ (Ф.И.О., должность, название учреждения, дарителя и т.п.), с другой стороны, в том, что первый принял, а второй сдал на постоянное (временное) хранение следующие предметы:
| № | Наименование и краткое описание (материал, техника, размер, датировка и т.п.) | Учетные обозначения | Сохранность | Кол-во экземпляров (листов) | Примечания |
Всего по акту принято ...............
Основание .....................
Акт составлен в .......... экз. и вручен подписавшим его лицам.
Принял (цифрами и прописью)
Сдал: ................. предметов
При получении памятников истории и культуры акт приема заполняется в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются дарителем (частным лицом или представителем учреждения, передавшим памятник) и руководителем школьного музея (руководителем экспедиции). Один экземпляр акта передается дарителю, второй поступает вместе с краеведческими материалами в фонды музея. Если памятники истории и культуры поступают от государственного учреждения, то в графе акта «Основание» указывается номер и дата приказа руководителя этого учреждения, на основании которого осуществляется передача этих материалов.
В первой графе проставляются порядковые номера передаваемых памятников истории и культуры. Если одновременно передается большое количество материалов, то в каждом следующем бланке акта продолжается валовая нумерация.
В следующей графе указываются наименования памятников истории и культуры и их краткое описание, например: «Письмо И.И.Иванова матери М.П.Ивановой из госпиталя «Хлебниково» от 19.01.42 г., бумага, рукопись химическим карандашом, 20 см х 15 см , сложено в форме треугольника».
В графе «Учетные обозначения» простым карандашом проставляется временный номер, под которым памятник истории и культуры зарегистрирован в «Полевой описи». После регистрации памятника в «Инвентарной книге» в этой графе проставляется чернилами постоянный номер.
В графе «Сохранность» отмечается степень сохранности памятника истории и культуры: «Сохранился полностью», «Бумага пожелтела, текст местами выцвел», «Нижний правый угол второго листа оторван» и т.п.
В графе «Количество экземпляров (листов)» указывается количество переданных данным дарителем идентичных предметов, а для документальных памятников в скобках указывается и количество листов.
Графа «Примечания» служит для внесения в акт дополнительных сведений о памятнике истории и культуры, ссылок на другие учетные документы, отметок о передаче памятника из фондов школьного музея в собрания государственных музеев и архивов.
При приеме памятников истории и культуры желательно получить от лица, передающего их, письменные сведения о происхождении памятников, прежней принадлежности, связях с определенными историческими событиями и лицами, о времени изготовления, условиях бытования и использования и т.д. Эти сведения называются «легенды» и хранятся при соответствующем акте на принятые в фонд экспедиции памятники.
Акты вместе с «легендами» и собранными краеведческими материалами поступают в собрание школьного музея.
Акты приема не составляются только в тех случаях, когда памятники истории и культуры не имеют конкретного владельца, найдены школьниками в поле, в старых заброшенных зданиях и т.п. В подобном случае в полевом дневнике делается подробная запись о месте обнаружения находки, о привязке этой точки к стационарным объектам с указанием расстояний и азимутных направлений. Еще лучше, если составляется и схематический план расположения находок на местности или в заброшенном помещении.
Дальше
Ведение полевых документов. Полевая опись]
Полевая опись
Основным документом учета и научного описания памятников истории и культуры, поступивших в фонд экспедиции, является полевая опись.
В заголовочных данных, кроме названия документа, необходимо отразить:
1. Название экспедиционного отряда и его принадлежность к конкретной школе или внешкольному учреждению.
2. Наименование темы поисково-собирательской работы и по чьему заданию она выполняется.
3. Руководитель экспедиции.
4. Ответственный за ведение полевой описи.
5. Даты начала и окончания ведения полевой описи.
Учет и научное описание памятников истории и культуры в полевой описи — процесс весьма ответственный, требующий применения специальных музееведческих приемов учета и описания. Поэтому его должны осуществлять специально подготовленные участники экспедиции.
Формуляр полевой описи играет роль своеобразных методических рекомендаций, подсказывающих участникам экспедиции какую информацию необходимо собрать для более точного и полного научного описания предметов музейного значения.
| № | Дата и место выявления, поступления | Наименование памятииков истории и культуры | Количество | Материал и способ изготовления | Назначение памятника |
| Способ использования | Краткое описание | Владелец или источник | Историческая справка | Примечания |
Всего в полевую опись внесено________ предметов музейного значения (цифрами и прописью).
В графе 1 проставляются номера памятников истории и культуры в порядке поступления,
В графе 2 записывается точная дата и место (адрес) выявления и получения памятника.
В графе 3 необходимо записать название памятника истории и культуры, сообщенное лицом, передавшим памятник, или определенное участниками экспедиции.
В графе 4 проставляется количество экземпляров одинаковых памятников, а при получении рукописей, дневников, книг, альбомов и т.п. — количество листов.
В графе 5 описывается материал, из которого изготовлен памятник (бумага, береста, ткань, металл и т.п.) и способ его изготовления (рукопись, гравировка, оттиск, фото, литье и т.п.).
В графе 6 указывается, для чего предназначался памятник в момент его создания.
В графе 7 необходимо зафиксировать, как использовался памятник истории и культуры в момент его выявления (украшал стену квартиры, хранился в личном архиве и т.п.). Если памятник найден в поле или ином месте, то это тоже необходимо зафиксировать («находился на чердаке заброшенного деревянного одноэтажного дома, принадлежавшего до такого-то года тому-то, по адресу такому-то»).
При заполнении графы 8 нужно обратить серьезное внимание на подробное описание внешних признаков памятника и всех его индивидуальных особенностей: форма, цвет, отдельные повреждения, надписи, автографы, пометки, исправления и т.п. В этой же графе отмечается степень сохранности памятника (хорошо сохранившийся, ветхий, рваный, выцветший и т. п.).
В графе 9 записываются данные о владельце памятника: фамилия, имя, отчество, год и место рождения, профессия, должность и место работы, адрес места жительства. Если памятник передан учреждением, то необходимо дать полное название учреждения и должность лица, ответственного за передачу памятника.
Историческая справка (графа 10) составляется на основании данных об истории памятника от времени и места его создания до места и времени его выявления и поступления в фонд экспедиции. При заполнении этой графы используются данные, зафиксированные в «легенде», «Тетради для записи воспоминаний и рассказов», «Полевом дневнике».
В графу 11 «Примечания» вносятся все дополнительные данные, выявленные после включения памятника истории и культуры в полевую опись, вопросы, требующие дополнительных исследований, ссылки на другие, связанные с данным памятником, источники и на записи в других полевых документах, относящиеся к данному памятнику.
Записи в полевой описи необходимо делать в день поступления памятников истории и культуры в фонд экспедиции, чтобы была возможность уточнить или дополнить недостающие сведения.
По окончании работы экспедиции под последней записью полевой описи цифрами и прописью проставляются итоговые данные о количестве внесенных в опись предметов музейного значения.
Опись подписывается руководителем экспедиции и лицом, ответственным за учет, описание и хранение собранных экспедицией краеведческих материалов.
Полевая опись вместе с собранными краеведческими материалами и другими полевыми документами поступает в музейное собрание, регистрируется в инвентарной книге школьного музея и получает по ней свой инвентарный номер.
Практика показывает, что при заполнении полевой описи участники экспедиции не всегда придают серьезное значение полноте записей, графы описи заполняются подчас формально и не дают достаточно полного представления о памятниках истории и культуры по исследуемой теме. Часто это происходит оттого, что поступившие в фонд экспедиции памятники регистрируются и описываются в полевой описи не сразу, в день поступления, а по истечении какого-то времени. Отдельные данные за это время стираются из памяти, обнаруживается, что какие-то сведения забыли выявить. В результате в опись включается сравнительно небольшой объем информации о конкретном памятнике, и если памятник сам по себе недостаточно информативен, то резко снижается информационный потенциал памятника истории и культуры в целом, а это значит, что снижается и диапазон его научного использования. Поэтому рекомендуется учитывать и описывать памятники истории и культуры в день их поступления в фонд экспедиции, находясь вблизи объекта комплектования, чтобы можно было попытаться выявить дополнительные сведения о памятнике в том объеме, который необходим для качественного описания его в полевой описи. Информацию, которую не удалось выявить в процессе изучения памятника в среде бытования, позже, как правило, получить уже невозможно.
В тех случаях, когда в фонд экспедиции поступают не все выявленные памятники истории и культуры, а определенная часть их остается у владельцев, целесообразно собрать возможную информацию о них, включив ее в полевой дневник или в особую опись на выявленные, но оставшиеся в среде бытования памятники. Такая опись может составляться по образцу «Полевой описи», в графе «Примечания» необходимо указать возможные сроки и условия получения этих памятников.
О наиболее ценных исторических памятниках, оставшихся в среде бытования, необходимо сообщать в ближайшие государственный музей или архив.
Дальше
[Ведение полевых документов. Тетради для записи воспоминаний и рассказв и фотофиксаций]