Правила постановки целей и задач

Цель должна соответствовать определенным критериям:

Specific Конкретная

Measurable Измеримая

Achievable Достижимая/Согласованная

Relevant Релевантная/Актуальная

Timed Ограниченная во времени

Пошаговая модель постановки целей и задач с использованием ключевых вопросов

1. ЧТО?Начните с конца. Определите что будет результатом выполненной задачи и как мы поймем, что достигли именно того, чего хотели

2. ЗАЧЕМ? Подумайте и сформулируйте для подчиненного для чего нужно выполнить ту или иную задачу. Дайте подчиненным смысл их действий.

3. КТО?Назначьте ответственных (особенно, если задача групповая)

4. КОГДА?Задайте сроки выполнения задач

5. 2 КАК?Задайте ограничения выполнения задач или стандарты выполнения задачи

и отчетности по выполнению задачи (как вы будете контролировать)

6. ЧТО И КАК?Понял подчиненный

Грамотная постановка задач позволяет:

1. Структурировать деятельность, эффективно организовать рабочий процесс внутри подразделения, сконцентрировать внимание руководителя на решении приоритетных управленческих задач

2. Осуществлять текущий контроль, периодически анализировать движения к намеченной цели и, при необходимости, корректировать действия подчиненных

3. Распределять обязанности и ответственность между сотрудниками, что дает возможность эффективно использовать имеющиеся ресурсы, сотрудники при этом понимает свою роль в достижении целей подразделения и компании

4. Мотивировать подчиненных, укрепляя и развивая в них ощущение собственной значимости, полезности, причастности к общему делу.

Планирование.

Планирование — это процесс разработки того, что делать и как это делать, чтобы достичь некоторой цели.

Инструменты планирования

Диаграмма Ганта – перечень взаимосвязанных задач со сроками, необходимым для выполнения временем, и ответственными людьми. Люди приспосабливают подобную диаграмму к своим целям, поэтому ее внешний вид может быть различным. Например, некоторые люди показывают пунктирной линией продолжение полосы, чтобы обозначить, сколько еще может длиться выполнение задачи сверх положенной даты, не вызывая сложностей. Другой вариант — оставить достаточное место под каждой полоской, чтобы потом другим цветом обозначить здесь реальные результаты продвижения к цели на интересующую дату.

Этапы планирования

1. Провести анализ существующей ситуации

2. Предположить как будут развиваться события, если пустить их на самотек и ничего не предпринимать. Будет ли при этом достигнута цель?

3. Понять, что необходимо сделать для того чтобы цель все же была достигнута.

4. Перечислить все эти мероприятия в необходимой последовательности, сроки и стандарты их выполнения и оформить их в виде плана.

5. Определить ответственных и определить, как будет осуществляться контроль

Координация

Вы поставили цели, определили задачи, которые следует выполнить, составили план и обозначили различные контрольные точки, которые будут служить индикаторами. Теперь необходимо проверять, что происходит, и при необходимости вмешиваться в процесс для его коррекции. Поэтому очень важно обеспечить:

• наблюдение и личное участие: важно просто наблюдать, что происходит, и быть доступным как для персонала, так и для коллег;

• регулярная отчетность: например, подготовка письменных отчетов для руководства;

• опросы и обсуждения: возможно, во время собраний, возникновении проблем и т.п.

Правило координации - действуйте в соответствии с результатами мониторинга

После проведения мониторинга Вы можете выбрать одно из трех действий:

• Пересмотреть цели. Это весьма радикальная мера, но иногда случается, что по мере выполнения плана истинный характер первоначально заявленных целей становится очевидным и весьма разумным является внесение в них изменений.

• Внести изменения в задачи, которые все равно следует выполнить, чтобы избежать отклонений от плана (или компенсировать их). Это самый распространенный способ действий. Обычно если мониторинг показывает возникновение некоторой задержки, то в предстоящие недели должно быть выполнено больше задач, либо намеченные задачи должны быть выполнены быстрее, чтобы компенсировать такую потерю времени. При этом может понадобиться перераспределение ресурсов.

• Продолжить без изменений. Это может оказаться разумным в том случае, если отклонения от плана незначительны.

Функции контроля обеспечивают:

— выявление проблем;

— установление соответствия стандартам выполняемых работ;

— оказание помощи подчиненным (совет, обучение, подсказка);

— корректировку действий подчиненных;

— предоставление обратной связи подчиненным для закрепления нужных форм поведения.

Виды контроля:

· По результату

· Предварительный

· Периодический

· Внезапный