IV этап. Коллективная работа с сотрудниками отдела

Наверное, самый интересный этап в процессе создания должностной инструкции – это коллективная работа с сотрудниками отеля, которая проводится в виде деловой игры или тренинга. Мероприятие имеет смысл проводить в рабочее время, так как оно занимает 3–4 часа. В рамках коллективной работы обязательно оговариваются “правила игры”, обычные для тренинга, например: “проблему решаем здесь и сейчас”, “отмена критики во время мозгового штурма”, “не переходим на личности, обсуждаем процесс” и т. д.

Последовательно, на трех уровнях, рассматриваются рабочие процессы в отеле. Сначала вырабатывается общее видение целей и задач отдела, ведь каждый, еще отвечая на вопросы анкеты, выражал свою точку зрения, которую надо привести к общему знаменателю.

Получив целостную картину, приступаем к формулированию бизнес-процессов отдела. Всем участникам предлагается рассмотреть их по блокам. Например, процесс по проведению вводного инструктажа включает в себя:

1. Довести до сведения работников ресторана общие сведения ООО «Ресторан «Охотников»

2. Довести положения законодательства об охране труда:

3. Предоставить трудовой договор, рабочее время и время отдыха, охрана труда женщин и лиц моложе 18 лиц. Льготы и компенсации.

4. Предоставить информацию о правилах внутреннего распорядка ресторана, организации, ответственность за нарушение правил.

5. Организация работы по охране труда в ресторане.

6. Предоставить общие правила проведения работающих на территории ресторана.

1) Проинформировать об основных вредных производственных факторах, характерные для работы гостиницы и ресторана

2) Информировать о методах и средствах предупреждения несчастных случаев и профессиональных заболеваний;

3) Выдать средства и индивидуальной коллективной защиты работникам ресторана.

4) Выдать инструкции по охране труда для официантов, барменов, кухонных работников, уборщиков,.

5) Информировать о средствах пожарной безопасности и способах предотвращения пожаров, взрывов и аварий и действиях персонала в случаях их возникновения.

6) Информировать о первой помощи пострадавшим, действия работников ресторана.

Далее в процессе обсуждения обязательно рассматривается и вносится в должностную инструкцию алгоритм действий каждого сотрудника. Обсуждаются возможные последствия и ответственность, а также определяется уровень компетенции, необходимый для выполнения той или иной функции. Каждый сотрудник отбирает себе функции, которые он уже выполняет, и отмечает те, которые могли бы быть возложены на него в дальнейшем.

Рассматриваются также вопросы замещения сотрудников на период отпусков, больничных. Интересно, что именно в таком процессе участники сами с азартом берут на себя как можно больше функций, иногда даже соревнуясь друг с другом. Очень важно, чтобы в этом процессе не произошло дисбаланса, поэтому его необходимо тщательно координировать.

Самым сложным в обсуждении должностной инструкции всегда остается вопрос персональной ответственности, и для его решения всем участникам процесса предлагается самим продолжить фразу, например: “Официант несет ответственность за…”. Лучше, чтобы эта работа была индивидуальной.

Далее организуется процесс обсуждения последствий в случае ненадлежащего исполнения должностных обязанностей, нарушения сроков и т. д. В этот момент очень часто наблюдается “кризис группы” – повышенная утомляемость, поэтому очень важно использовать психологические инструменты снятия напряжения. Затем после небольшого перерыва рассматриваются вопросы, соответствующие разделу должностной инструкции “Права и полномочия сотрудника”. Полномочия распределяются при участии самих сотрудников на предварительно подготовленном материале.

В групповой работе очень важно учитывать фактор “положительного завершения”. Чтобы не заканчивать обсуждение должностной инструкции вопросами ответственности, сотрудникам можно предложить обсудить, что еще мог бы сделать для отдела каждый из них или директор предприятия. Любые рациональные предложения учитываются.

Логичным завершением групповой работы должно стать:

· оформление шаблона должностной инструкции для каждой позиции;

· описание должностной позиции;

· выработка целей и задач отдела, которые могут лечь в основу положения об отделе;

· распределение обязанностей.

По окончании работы сотрудникам предоставляется возможность в течение одного-двух рабочих дней внести дополнительные предложения, с обязательным условием, что вычеркиваться ничего не будет, поскольку проект уже принят коллективно. Как правило, группа это принимает, дополнений бывает немного.