I этап. Анализ деятельности подразделения

Мероприятия, проводимые на этом этапе составления должностных инструкций, для наглядности представлены в виде таблицы:

Таблица 3.6

Анализ деятельности

Мероприятие	Сроки	Ответственное лицо
1. Анализ существующих документов по отделу (положения об отделе, ДИ)	Два дня	Менеджер отдела персонала
2. Описание рабочего дня сотрудников отдела	Три дня (в зависимости от кол-ва сотрудников отдела)	Менеджер отдела персонала
3. Анкетирование сотрудников	Два дня	Руководитель отдела

Работу на этом этапе можно организовать таким образом, чтобы сотрудники отдела персонала выполняли роль координаторов проекта изменений внутреннего документа, а сотрудники отдела стали заказчиками этого проекта. Тогда в дальнейшей работе не будет происходить столкновения интересов, отговорок о недостатке времени и т. п.

Мероприятия по анализу деятельности подразделения в целом дали огромное количество предварительной информации для следующих этапов. Например, анализ документов, используемых в торговом отделе, выявил дублируемые отчеты, выполнение которых занимает дополнительное рабочее время и соответственно снижает эффективность и целесообразность рабочей деятельности сотрудников.

Описание рабочего дня проходило по известной технологии, когда фиксируются все рабочие действия каждого сотрудника, выполняемые в определенные интервалы времени, например каждые 15 минут. При этом менеджер службы персонала находится в отделе весь день, координируя действия сотрудников.

В рамках анкетирования была предложена анкета “Цели и задачи отдела”. Анализ проведенного опроса показал, что большинство сотрудников очень хорошо знают стоящие перед ними задачи, а вот общую цель отдела каждый трактует со своей позиции, не имея целостного восприятия.

Многие сотрудники наиболее охотно перечисляли функции, которые они считают не свойственными их должности, а также те, которые они выполняют с удовольствием и качественно, по их мнению. Это говорит о том, что сотрудники действительно сознательно могут определить и отобрать для себя тот ряд обязанностей, которые составляют их рабочую деятельность.

Наибольшую сложность вызвал вопрос о персональной ответственности каждого сотрудника. Являющийся одним из ключевых, поскольку именно он предопределяет то, что сотруднику не насаждаются его обязанности в приказном порядке, а он старается самостоятельно осознать и определить долю и степень своей ответственности в общем рабочем процессе.Продолжительность этого этапа – от семи дней.

II этап. Подготовка материалов

По результатам анализа деятельности подразделения подготавливаются материалы для следующего этапа:

· кратко описываются все бизнес-функции отдела в виде схем (с указанием количества человек, задействованных в процессе);

· задачи и цели отдела;

· готовятся формы отчетов, с указанием периодичности и отчетных лиц, а также перечисляются формы первичных документов, с которыми работают сотрудники отдела, с указанием среднего количества отработки документов в день.

Менеджерами службы персонала в каждый пункт сознательно были добавлены несвойственные для торгового отдела бизнес-функции, задачи, цели, формы отчетов и документов. Сделано было это для того, чтобы на этапе коллективной работы с сотрудниками набор функций еще раз подвергся оценке каждого работника и отобран безошибочно, лишние функции были отброшены сотрудниками сознательно.Этап длится два-три дня.

III этап. Работа с руководителем отдела

На этом этапе как раз разделяется ответственность между заказчиком (руководителем) и координатором (сотрудником отдела персонала). Проводится структурированное интервью с руководителем о том, как он видит кадровую расстановку в отделе, о целях, задачах, планах отдела, о том, на какие функции надо обратить особенное внимание. Вся полученная от руководителя информация в отношении ожиданий от процесса изменения и внедрения новых должностных инструкций фиксируется на бумаге, а также обязательно оговаривается, что происходящие изменения не меняют систему управления в отделе, а помогают ее оптимизировать.Продолжительность этого этапа – один-два дня.